事业单位档案数字化现状及路径研究

孟祥峰

摘 要：新形势下，档案数字化管理已成为当前档案管理的必然趋势。作为事业单位，必须要把握时代的脉搏，充分利用数字化技术以实现事业单位档案的现代化管理。本文首先分析了事业单位档案数字化实施的必要性，其次事业单位档案数字化实施存在的现实问题，最后提出了新形势下，事业单位档案数字化实现的路径选择。

关键词：事业单位档案；数字化；路径

新形势下，随着云计算、移动互联网、物联网等信息技术的成熟和发展，各行各业都面临着对庞大而复杂的数据进行有效管理的巨大挑战，人们越来越认识到对自身产生和拥有的大数据进行有效管理的重要性和迫切性，档案行业也不例外。2017年12月28日，国家档案局李明华局长在部署2018年全国档案工作时强调，“要切实加快各类档案的整理著录、数字化及联网共享等工作进度，适应日益增长的查档用档需要”。由此，在大数据的新形势下，档案部门要打破原来的思维方式，整体规划，要用发展的眼光制定事业单位档案的数字化战略势在必行。

1 事业单位档案数字化实施的必要性

1.1 网络技术的快速发展

随着计算机技术，尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，而传统的纸制档案存储空间大，查閱不便，并且维护成本高，难以适应数字化时代的飞速发展。档案本身具有大数据的特征，大数据时代的到来，给档案数据资源赋予了新的特征。“由于档案也是信息资源大家族中的一员，它也具有一般信息所具备的属性。”因此，网络技术的快速发展，使得档案大数据需要快速适应互联网大数据的变革。

1.2 数字化档案保存寿命延长

事业单位档案作为事业单位工作人员工作中直接形成的真实记录，包含着丰富的信息资源，涉及个人家庭关系、学习经历、工作经历、组织关系等，作为事业单位人员档案的存储介质，载体形式主要有磁盘、光盘及录音、录像、文字、图纸、图表、照片等。我国大多数事业单位人员档案的载体是纸制档案和录音、录像带等。而录音、录像带作为声像档案的重要组成部分，如何保管和有效利用也是一个值得研究的问题。磁性物质容易受外界环境如空气、温度等的影响而改变，从而影响其寿命。因此，将录音、录像带通过计算机技术转化为数字化电子文件，延长其寿命是声像档案保管利用的最佳途径和必然趋势。

1.3 数字化便于挖掘有价值的档案

随着全国各级各类档案馆馆藏档案数字化的快速推进以及每年大量新增的电子文件，可供分析与利用的电子档案数据正在汇聚成数量宏大的海量信息。 档案的数字化技术的应用，更利于从海量档案资源中挖掘出蕴藏的巨大知识宝藏，为真正实现资源共享提供了条件，数字化技术可以将各个档案馆之间可以共享的数据资源进行整合，共同构筑信息共享空间，这样各地的档案馆就可以分享由大量系统连接在一起而形成的信息。

2 事业单位档案数字化现实问题

2.1 数字化档案意识淡薄

首先领导数字化档案意识不强。由于数字化档案工作没有列在市考核目标里，不是一线工作，领导重视程度不够，下级部门落实不到位，造成档案事业数字化发展缓慢。很多单位领导对与档案相关的法律法规和业务知识了解甚少，对档案工作不闻不问，不研究不安排，档案工作没有列入年度工作计划之中，档案的经费投入、人员安排等没有后勤保障，有的领导一年也不到档案室检查工作，档案工作自然做不好。其次是社会档案意识淡薄，档案往往“养在深闺人未识”，档案工作对社会缺乏吸引力。一般公众对档案的认识仅限于工作查考、借史资政，没有认识到它在历史记忆、文明传承等方面的独特价值。

2.2 设备配置不够完善

事业单位档案数字化是一项复杂且技术含量较高的复杂工作，需要完备的软硬件设备和严格技术支撑，这是实现档案数字化的基础和前提。现阶段，虽然事业单位高度重视档案数字化工作，但部分部门相关的数字化设备和软件十分缺乏，例如计算机等附属设施配置、网络设施建设等问题，有些是虽然拥有了相应的数字化设备和软件，但设备老化、软件未及时升级更新，档案数据库系统不稳定等等，还有些部门未建立计算机档案检索目录，这些因素的存在都在一定程度上制约了事业单位档案数字化工作的全面推进，尤其是数据安全问题缺少相应的技术保障，存在网络漏洞和信息丢失等档案安全问题，影响了事业单位档案数字化应用。

2.3 档案管理人员变动频繁

根据我市每年年初各单位报送的档案年度统计表，就能反映出档案人员的变动情况，除了银行、税务、国土、公、检、法等单位有专职档案员，人员比较稳定外，其他单位大多是兼职档案员，由于档案管理是一项烦琐、单调又不出成绩的工作，部分领导不重视档案工作，投入不足，使档案人员的健康得不到保障；其次，由于体制原因，档案工作大多是办公室的工作人员兼职，更换频繁，档案部门普遍存在着人员结构老化、专业人员缺乏的情况，在一定程度上制约了档案资源的开发利用，种种问题给档案管理数字化的实施造成了很大的阻碍。

3 新形势下，事业单位档案数字化实现的路径选择

3.1 提高认识，加强领导

要确保事业单位档案数字化的实施并实现可持续发展，各单位的领导就要高度重视档案工作，要切实加强对档案工作的领导，从对历史负责、对各项事业负责的高度认识并做好档案业务建设，把档案数字化工作纳入本单位工作计划和规划，纳入领导议事日程，定期听取档案工作汇报，及时研究解决档案数字化工作中存在的实际问题，为档案数字化工作的开展提供人力、物力、财力保障。

3.2 完善信息技术系统化

事业单位档案数字化始终离不开过硬的技术支持，也是一项系统性工程，包括数字化总体规划设计、数字化设备选型、软件开发、查询管理、安全保障等。为此，应结合事业单位自身的业务内容和职能设置，建立完善的数字化信息技术支撑体系。要保障该系统具有良好的升级能力，事业单位的职能是不断发展变化的，要确保数字化档案系统的持续推进，就要保证所开发的数字化系统具有较强的可扩展性和可在线扩容。要具有较高的可靠性，例如，采用磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全冗余设计，不会出现单点故障，从而保证数字化应用系统的安全运行；拥有良好应用性能，采用光纤磁盘阵列产品，使档案软件系统实现在线实时升级，采用基于Web Browser图形管理界面，维护简便。

3.3 打造高素质的数字化档案管理队伍

当今管理部门的团队建设以及人才培养，必须遵循以人为本的原则，把培养人才、锻炼队伍放在工作的首要位置。按照分工和定位的不同进行分类，档案管理数字化团队可以分为管理型人才和技术型人才两大类。而由于人员配置和编制紧缺等特点，通常档案管理人员需要同时满足管理型人才和技术型人才的双方面要求。所以事业单位档案管理复合型人才的培养就成了必然趋势，既要加大对既熟悉档案业务又掌握一定数字化业务知识的复合型人才的引进力度，也要做好单位现有档案人员的数字技术以及档案业务的知识培训，不断提升单位档案管理人员的综合素能。此外，还要加大职业精神的培育，档案数字化工作需要广大档案管理人员具备优秀的道德素养、较高的奉献精神，为事业单位发展守好史、建好档，甘于在平凡岗位中执着坚守。

参考文献

[1]谢佳辰.现代企业档案管理工作的信息化建设探析[J].财会学习，2018（05）：127-128.

[2]李晓辉.信息化背景下档案管理改革初探[J].信息记录材料，2018，19（03）：199-201.

[3]周文泓.社交媒体环境中的参与式档案管理模式探析[J].图书情报工作，2014，58（15）：116-122.

[4]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材，2014（03）：292.

[5]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报（自然科学版），2014，30（03）：164-165.