关于建设项目工程档案管理的思考

徐睿辰

摘 要：现代建筑管理思想要求建筑工程档案管理要向着科学化、规范化、细致化方向发展，良好的建筑工程档案管理措施不仅能提升企业工作效率，节约企业资源，还能从侧面提高企业竞争力。本文从现阶段建筑工程档案管理情况出发，探讨现阶段我国建筑企业档案管理中存在的问题，并提出具体、可操作的解决措施。

关键词：建设项目；工程；档案管理

1 建筑工程档案管理工作的重要性

在城市建设的过程中，不仅仅需要通过实体建筑对其成果进行反映，同时还需要通过工程档案的记录进行反映，因此，做好建筑工程的档案管理作用具有重要的作用和意义。建筑工程档案能够对建筑工程建设中的理念、技术以及施工等各方面情况进行真实、全面、详细的记录，能够为后期的维护和管理工作的开展提供可靠的依据和参考，同时也是建筑防灾、减灾和灾后重建的重要依据。城市化建设是一项复杂的、庞大的建设工程，加强建筑工程的档案管理工作，能够对各种建设的经验和技术进行总结和积累，促进城市化建设的顺利开展。同时，城市化建设的过程中，需要对城市以及各项要素进行全面的管理、规划，促使其更加的科学合理，更加适合人们的工作和生活以及发展的需求。建筑工程档案管理工作的开展，有利于城市的规划，同时也是城市建设和管理的基础，促进城市建设效率和质量的提高。

2 建筑工程档案管理中存在的问题

建筑工程档案管理具有上述的重要意义，但在管理模式、管理人才、规范化建设等方面还存在着诸多问题。

2.1 档案管理人员素质参差不齐

项目工程组中的档案人员多数没有受到专门的业务培训，临时抽调其他人员兼职管理，缺乏既懂技术又懂档案管理的复合型人才；对档案日常管理通常都是用到才去动、没有用就搁置不理，更谈不上档案的维护；特别是互联网技术的普及应用催生档案管理技术的创新，多数企业没有设立档案管理人员，档案管理技能和方法比较陈旧、落后。

2.2 工程档案收录不完整、质量不高

当前工程档案完整性不足80%。在工程建设过程中由于没有及时归档，没有与工程工期同步，容易导致文件缺失、遗漏，经常出现材料档案“回补”的现象，档案中诸如部分签章、合格证、会议记录等文件的“回补”难度大，容易夹杂着档案资料的虚造，导致工程档案真实性的缺失，降低了其利用的根本价值；竣工验收档案把关不严，档案的收录、立卷、索引、标引未按标准规范操作，为后期建筑工程维护的查阅造成了很大的不便。

2.3 电子化归档后的两级化

当前，随着电子信息技术取得飞速发展，办公自动化、网络化渐趋完善，同时，随着档案管理工作的不断发展，数字化、网络化技术被广泛地应用，进一步加快了档案电子化建设的步伐。一方面有了电子化档案后对传统纸质保存忽略了，另一方面对电子文档的误删除及保存介质也忽略了，导致有时传统纸质档案找不到，电子文档也找不到的现象。

2.4 电子档案信息存在网络安全问题

电子档案采取的是无纸化办公，所有的信息都是以计算机语言进行储存归档的。电子档案信息对网络环境的依赖，安全问题更为突出。网络环境的广域性、密集信息资源的共享性、通信信道的公用性等，电子档案在传输和访问过程中容易有信息数据破坏、非法使用、泄露和丢失的可能性发生，档案的保密性和保真性就大打折扣。一旦用于存储档案的媒介被损坏后，档案信息就无法复原。电子文件建立在高科技的基础上，其内容和形式是相对独立的，也容易受计算机系统、网络“病毒”感染、“黑客”攻击，导致内容易被删改变化。所以电子档案的法律效率也很难明确，甚至在有的案例中，司法不予以采纳。

3 加强建筑工程档案管理工作的有效建议

3.1 加强对档案的规范化管理

要进一步强化档案资料收录、整理与工程建设同步化，确保工程建设各阶段档案资料的有序管理。在项目竣工验收时，要严格按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的所有文件进行检查、审核，及时补缺补漏，确保材料真实、完整、及时。在后期档案管理过程中，建筑企业各部门对档案的查阅、传递、变更情况要及时作出相关记录，防止档案材料的丢失、损毁。

3.2 加强对档案管理人员的培养

更加注重档案信息处理复合型人才的培养和档案管理技术人才的引进，创新教育培训方式，通过培训班、讲座等方式，强化对档案工作人员网络化、各种软件技术的培训，促使工作人员不断转变管理思路，创新管理方法，以更专业的态度和技能去面对档案管理工作。同时，加强计算机基础应用操作的能力，能够熟练地使用搜索引擎对所需资源进行查找，对档案数据库的相关信息进行及时的更新和修改，提高建筑工程档案管理人员的知识结构和整体水平。

3.3 强化电子文件归档

随着办公自动化系统（各个单位的OA办公网）、平时往来书函（E-Mail）、设计施工图纸电子文件（CAD文件）、建筑工程预结算软件（晨曦、广联达等）、建筑工程施工组织（安全）资料编制软件（华软、一洲等）等等的广泛应用，文书档案的归档载体发生了变化，增加了电子载体。如光盘、缩微胶片、磁盘、网络服务器。

（1）充分认识电子档案安全管理工作的重要性和必要性。从思想上把关，转变观念，落实各级责任制，层层把关，层层负责，以完善的机制，推动内部人员的严格管理，提高电子档案安全防护能力，防止非授权访问，力争做到无授权用户进不来、拿不走、看不见、改不了，保证电子档案的原始性和真实性。（2）必须以国家及地方或行业的相关标准、规范来指导工作。特别是针对应长期保管的招投标、建筑结构等等重要文件，必须严格操作程序，严禁越权办理，在存储时要做好技术处理。（3）要在电子档案管理系统中建立有效的操作权限管理体系，适当选用加密技术，保证电子档案传输过程中的安全。（4）加强用户口令管理，合理设置口令和更换周期，防止别人盗用，非法上网和越权访问，对文件密级进行严格管理，同时要单机操作，专机专用。定期进行软件检测，做好防火墙及杀毒软件的安装等工作。（5）认真做好电子档案数据的备份工作，可根据单位实际情况选择多套备份、异地存储。这样就要求电子化档案应保存在不同的电子介质上，建议“三备份”，一是本地物理介质备份，就是要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等，在条件允许下，配备防磁柜等专用设施对保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。检测应采用等距抽样或随机抽样的方式进行，宜半年进行一次，抽样频率不宜少于总数的10%。拷贝应每四年拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少于四年。另外两份存放于不同的网络远端服务器上。

3.4 加强电子化档案的同时，也不能忽略传统纸质档案的管理

由原来单一的纸质载体改变为目前的纸质载体和电子载体并存。由于电子档案与传统档案具有各自的优缺点，同时两者之间既有区别又存在一定的联系，因此，在实际工作中，仍然要重视纸质文件的及时归档。传统的纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式不会再发生变化，只要抓好保管，就能确保档案的原始性和真实性，也是档案在法律层面的唯一凭证。

4 结束语

总之，在建筑工程档案管理工作开展的过程中，应当加强对档案管理工作重要性的认识，重视档案管理工作的开展，同时对档案管理工作的机制进行不断的健全和完善，促使档案管理工作更加的科学完善，更加具有规范化。

参考文献

[1]柴軍艳.探究关于建设项目工程档案管理的思考[J].东方企业文化，2015（01）：98+102.

[2]王俐俐，柳燕.试论建设项目工程档案管理方面的思考[J].科技与企业，2013（17）：102.