论大数据时代背景下档案管理的思考

陈晓

摘 要：我国的社会经济发展速率在不断提高，由此给档案管理工作带来的影响也越来越大。大数据时代的档案管理工作不再是传统的纸质档案管理方式，更多的是数据资料的收集、整合、筛选、分析和处理，从而为各项工作提供信息和资料，为良好的决策打好基础。本文首先对大数据技术进行简要的概述，在此基础上阐述档案管理工作中大数据运用的必要性和重要性，最后提出大数据时代档案管理工作的策略和建议，希望能为现代化档案管理工作起到一定的促进作用。

关键词：大数据时代；档案管理；现代化。

档案管理工作一直是一项十分重要的工作，其在社会生活和生产中的各个行业都具有不可或缺的地位，是市场信息快速收集的基础，是工作经验不断积累的基础，也是经济技术快速进步的基础。随着大数据时代的不断推进，档案管理工作的方式和方法也在发生翻天覆地的变化，数据收集和存储的方式也得到了很大程度的转变，工作效率和工作水平也在不断提高。只有充分认识到大数据的概念和其在档案管理中运用的必要性，才能不断探索档案管理新策略，促进此类工作的进步和发展。

1 大数据阐述

随着社会的进步和经济方式的多元化发展，各行各业的数据规模都在不断扩大，数据的种类在不断增多，数据的数量也在成倍增长。随之进步和发展的，是数据的处理技术。现代化数据处理的速度在不断加快，数据处理的效率也在不断提高，传统的档案管理模式和数据存储方式早已不能适应现代化科技发展的步伐。我国在大数据方面也取得了良好的成就，其技术水平在不断提高，工作方式也不断得到创新。以数据云为代表的现代化大数据技术得到越来越广泛的应用，其发展机制也取得越来越多元化的发展。

2 在档案管理工作中运用大数据技术的必要性和重要性

随着我国数据处理技术水平的不断提高，档案管理工作也取得了很大程度的进步和发展，取得了良好的成绩。档案管理工作中融入云计算技术的工作方式逐步得到运用，传统工作模式的局限性得到突破，档案管理的数字化和数据化趋势越来越明显，这也在一定程度上提升了管理工作的水平和决策工作的效率。

2.1 大数据技术可以促进电子文件的管理及其运用

随着计算机和网络技术的不断普及，电子文件的数量也在不断增多，给人们的工作和生活提供了众多便利，但是却对数据的筛选带来很多困难。海量的电子文件带来巨大的工作量，严重影响数据的二次整合和存储。而大数据技术可以建立宏观的数据筛选方法，对有价值的文件进行快速的检索，并在此基础上进行文件的收集和整理，形成一定的文件链接，将电子文件的价值发挥到最大化程度。

2.2 大数据技术可以协调知识和实体之间的管理关系

将大数据技术运用于档案管理，有利于转变传统的管理模式，增强数据信息的运用价值，发现并运用数据信息带来的巨大管理职能。在新型档案管理模式的运用过程中，工作人员的核心工作就是信息服务，档案管理的水平在不断提高，将大数据进行整合，提高实体之间的管理水平，促进社会经济的发展和进步，如市场数据信息的处理促进各企业的经济决策，市场发展趋势的数据知识促进企业的发展方向等等。

2.3 大数据技术可以推动政府工作的开展

随着现代化生活方式的转变和人们生活水平的提高，政府部门也在不断改革，以求逐渐趋向于服务型政府发展。要想更好地为人民群众服务，政府部门必须和档案管理部门建立有效的沟通交流，运用大数据技术获取现代化社会信息和数据，使得政府部门和档案信息平台无缝结合，从而实现政府资料和信息平台资料的快速整合，促进政府部门发布更符合人民群众需求的新政策和新法规，促进政府工作的高效开展。

2.4 大数据技术可以加快智慧城市的建设

对于城市的建设和经济的发展来说，档案的管理工作是一项必不可少的工作。大量的数据记录和资料需要永久保存并随时提供参考和查阅。也因此，城市的档案馆就是一个十分重要的科学文化技术机构，也是众多社会资源的存储场所。但是很多的档案馆都不能配备高技术水平的人才去管理，档案管理的方式方法相对比较落后，效率也相对较低。对于新时代的社会建设来说，智慧城市的建设需要高效地利用档案资料中的信息和资源，需要高效地对数据进行整合汇总，需要快速准确性地查找到数据并进行数据的激活和运用。而这一切的实现都需要大数据技术的积极运用，传统人力档案管理的方法必须被不断改进以适应新时代的要求。

3 大数据时代背景下档案管理工作的特点和趋势

3.1 数据资源种类和形式更加丰富，服务对象更加多元化

传统的档案管理载体主要以纸质档案为主，占用的存储空间较大，信息的查找和筛选效率也较低，给档案信息的汇总和查找工作带来诸多不便。但是随着大数据技术的运用，数据的存储方式变得更加多元和丰富，除了影像、声音等等，还包括计算机网络、软件及程序等，存储空间被不断扩展，数字化的方式也得到更加广泛的普及。

随着社会和经济的多元化发展，档案管理工作不再局限于党政机关、事业单位、国企等公有单位人员的需要，其他企业、自由职业者、流动人员和学生群体等都成为档案管理工作的服务对象。他们对档案的需求内容不同，但是理念却都是安全准确和高效，而大数据技术可以在一定程度上满足档案的加密要求，实现信息的安全传播。

3.2 管理人员更加专业，管理手段更加科学和高效

大数据时代的档案管理需要更专业的技术人员参与，需要工作人员熟悉操作办公和管理软件，从而提高档案的管理效率。管理的手段也逐步依托于计算机和云计算技术的发展，根据不同群体的信息需求，提高档案管理的科学化和合理化程度，满足档案资料的专业化和高效化管理。

4 大数据时代背景下档案管理工作的策略和建议

4.1 转变传统的档案管理方式和理念，学习和运用大数据技术进行档案管理工作的开展

对于各企事业单位来说，从领导阶层到普通职工都需要认识到大数据技术给档案管理工作带来的巨大变化和影响，从管理理念上改变传统的想法，跟随时代的步伐，认识到新时代档案管理的需求变化和工作方式变化，在长期档案管理经验的基础上与时俱进，改变工作的理念和工作的方式，让档案管理真正发挥其巨大的信息职能，促进社会的进步和发展。

4.2 研究先进的档案管理技术，促进大数据技术在档案管理工作方面的创新

大数据技术对档案管理工作的运用要求档案管理的技术不断更新和发展，不管是档案存储工作的更新还是档案数据库的扩展，都需要运用新型稳定的技术去加工和处理。因此，档案管理有关技术人员需要不断加强创新，提高档案管理的效率，推动档案管理新技术的运用。

4.3 做好大数据时代档案管理人员的培训，提高其工作技能和工作能力

为了适应新时期的档案管理工作需求，档案管理部门需要加强档案管理工作人员的技能培训，提高其管理水平和专业知识，让其学会运用现代化软件，提升整个档案管理部门的工作绩效。

5 結束语

大数据时代给档案管理工作带来了巨大的挑战，也提供了巨大的便利。新时代的档案管理不再是传统方式的纸质档案保管，更多的是趋向于多元化和先进化发展，以计算机和网络软件技术为代表的新型的档案管理方式方法大大运用于各行业的信息收集和处理工作之中。因此，需要在充分认识大数据背景下引入档案管理的必要性的基础上，认识到其新型特点，做好档案的收集、筛选、处理和查找工作，促进现代化经济的发展和社会的进步。

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