国有资产档案的科学化管理和需要完善的环节

刘悦

在当今世界进入信息化的时代背景下，国有资产管理软件更新周期很快，软件的科技含量高，这根本不同于以往年代的手写帐本，帐本的年代久远，要查多年前的资产帐，得抱出厚厚的一摞帐本，还得几个人手写笔算大半天才查到账，现在只须往电脑里输入一些相关数据，几秒钟后要找的资料就出来了。国有资产档案的科学化管理可以为当今企业发展的前景做科学分析并当好参谋；对科学技术的发展、高新技术的创新以及取得的成果和新产品的开发方面给予技术上的鼎力支持。让企业在未来的发展中领先一步，做的更好。

1 在我国行政事业单位的国有资产的档案的管理较为薄弱，国有资产档案的管理是管理国有资产的基础，在国有资产档案的管理中单位内部人员有一些错误看法

1）在国有资产档案管理工作中，为了保证国有资产的保值、增值，遏止其流失，各部门要建立健全各项管理制度，规范国有资产档案并对其强化管理，合理配备并节约、有效的使用国有资产，提高国有资产使用效率，保障国有资产的安全和完整，就显得十分的重要。

2）国有资产档案是无形资产，合理的对国有资产的档案进行有效的管理，才能增加资产的利用率，有效的对固定资产设备档案和投资项目的情况进行有效的掌控；各部门对国有资产的管理和使用应坚持统一政策、统一领导、分级管理、责任到人，物尽其用；配置合理、家底清楚、管理有序、讲求效益的原则。

3）国有资产的购建、配置、调剂、对外出借出租、大型维护维修、监督检查、处置和核销以及在拟定国有资产管理规章制度和实施办法等方面要加强管理工作。

2 随着我国经济的迅猛发展，行政事业单位国有资产数量、规模越来越大，也更多的暴露出行政事业单位在国有资产管理中存在的问题

1）国有资产档案管理在很多行政事业单位只是一个抽象的概念，国有资产的家底不清，要申请财政拨款时，它是挂在嘴边朗朗上口的一个台词，“什么单位要发展，并开展科研项目的研究要购买必要的技术设备-—请尽快给本单位拨款用以购买国有资产”一旦申请的拨款到手后，什么时候买就难说了，应在当年买的拖到年末，又以年末无货拖到第二年，造成重款轻物；还有很多单位对资产的使用和管理缺发责任感，只重视流动资产的管理，不重视固定资产管理，重购轻管，把固定资产管理得一塌糊涂。

2）合理的进行国有资产档案的管理，能确保其档案价值能够得到完整的体现并得到合理的利用，增加资产的利用效率，实现国有资产管理的目的和意义，目前对于固定资产的管理仍然停留在传统的管理模式阶段，即记录下资产名称、规格，以及购买、使用日期和存放地等情况的记录内容和贴在资产上的记录标签来对资产进行分类管理。当需要对所有资产进行借、还、转移以及对所有资产进行资产评估和逐件核查时，对资产的查找就会带来很大的不便。针对传统管理方式存在的诸多不足，国有资产档案管理的规范化和简单快捷的国有资产档案管理软件系统已经成为档案管理中一个非常迫切的需要。

3）要对国有资产档案进行合理有效的管理，使用适合的行之有效的国有资产档案管理软件系统工具能有事半功倍的效果。虽然各个档案的管理模式都不同，但是旧的传统的管理方式都是按照年份或者资产的所属科室来进行划分。随着科学化应用计算机管理软件系统逐渐替代手工帐本的管理，如果还是套用老的漏洞百出的方法来管理国有资产档案是非常失误和不可取的。新型的管理模式应该将档案各自编号，这样不仅能够迅速准确的查询到所需档案和资产，并且每个资产或档案只对应唯一的档案编码，能充分的利用计算机的存储空间，合理的进行资产档案管理。国有资产档案是一个具有多种定义的复杂的档案集合，对国有资产档案可以进行分卷组织，进行馆藏时可以从档案的卷标、题目、目录等对档案进行建档，形成档案目录索引，以方便日后对档案进行检索查询，也可以使档案保持相互联系而又相互独立的特点，保证在日常对国有资产档案管理和统计鉴定工作中的有效控制。

3 做好国有资产档案的管理工作能够提高国有资产使用价值，也是国有资产档案管理工作重要价值的体现和主要目标

在国有资产管理中，凡是财政投入、上级补助、事业收入、经营收入、附属单位上缴收入以及其他收入或各种基金，购置、建设、以及通过捐赠、调拨等形式取的固定资产，都是国有资产档案管理的范围。

1）固定资产是指一般设备单位价值在500元以上，专用设备单位价值在800元以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的物质。均作为固定资产管理。

2）按有关规定固定资产划分为以下几类：

⑴、土地

⑵、房屋建筑物指房屋、建筑物及其附属设施。房屋包括办公用房、生产经营用房、仓库、职工生活用房、食堂和锅炉用房；建筑物包括道路、围墙、水塔等。

⑶、专用设备。指各种具有专门性能和专门用途的设备，包括各种仪器和机械设备、医疗器械、文体事业单位的文体设备等。

⑷、一般设备。指办公和事务用的通用性设备、交通工具、通讯工具、家具等。

⑸、文物和陈列品。指古玩、字画、纪念品、装饰品、展品、藏品等。

⑹、图书。指图书馆（室）、阅览室的图书、资料等。

⑺、其它固定资产。指未能包括在上述各項内的固定资产。

3）在国有资产的购置环节上，行政事业单位的资产购置，一般是单位的业务部门缺什么设备，其部门负责人想方设法也要争取到领导批准后拨款购买，否则就以当年的任务完不成，领导不支持工作闹情绪。消极工作，完成任务质量差，每年购置国有资产的经费是有限的，多个部门的负责人都到领导面前去诉苦，争着本部门应该优先购置固定资产，使得单位的固定资产购置分配杂乱无章，缺乏系统有效的规划，不进行统筹安排，购置了大批无效、无用的闲置资产，或建造质差价高的工程项目，造成国有资产的流失。

4）行政事业单位国有资产档案的管理制度几乎是空喊口号，做做样子，走走行式而已。

⑴、如果一套固定资产被领用时是新购买的，正常情况下的使用折旧最低年限是3年，被人领用后出差的来回途中将精密仪器放车上，并未按要求放上达标的硬塑料泡沫做好保护设施，只是在仪器周围放了汽车坐垫，山路十八弯高低坑洼不平，多处转急弯过程中，造成仪器与车内壁的间距不能固定住位置不动，在车内缓慢的自由旋转。仪器内部的小零件松动，几次路上颠簸后引起脱落，使用不到半年就要送修，这种精密仪器的修复、效对一次费用都是上千。

⑵、又如有人领用了常用的电脑，一台电脑的使用期限不低于6年，使用不到三年的电脑使用人因为工作调动要离开单位，办手续时还回来的电脑键盘有两处按不动，鼠标已不见踪影，显示屏打开时亮时不亮。还有退休人员办手续还回使用不到五年电脑，没有鼠标，主机的硬盘更是不翼而飞，据使用人说因为损坏已经私自拆卸拿走了，主机内部损坏严重，只还回了一个空壳子。

行政事业单位要加强监督管理，明确工作职责、程序及责任人，制定资产购置、保管、使用、处置等相关制度，建立健全国有资产管理体制，必须根据单位的实际情况建立完善监督和问责机制，严惩损坏国有资产和造成国有资产流失的责任人，强化行政事业单位对国有资产的管理；财政部门对国有资产的采购审批程序要严格把关，实行公平、公开、公正的政府采购原则，对其进行定期和不定期的审计，加强监督管理力度，避免管理上出现的漏洞，实现国有资产档案科学化、规范化管理，更好地保障国有资产合理使用和有效分配，最大限度发挥行政事业单位国有资产的使用价值。