档案管理对促进卫生监督的重要性

赵朝红

摘 要：卫生监督档案的生成时间和环境都比较特殊，作为一种原始的记录方式，主要是将卫生监督档案内部的信息收集、概括和整理，保证卫生监督档案具有较高的利用价值。卫生监督档案不仅是日常卫生监督工作的重要依据，也是卫生监督档案管理立项牧宝和规范化发展的必要前提。本文主要对档案管理对卫生监督工作的重要性进行了详细的阐述。

关键词：档案管理；卫生监督；重要性

随着我国市场经济的不断发展，公共卫生体制改革的日益深化，我国的卫生监督档案管理工作也进入到了新的时期，并且其工作重要性也越来越被重视。档案管理的内容形成不是一两天就行的，需要经过长期的监测和反复的检验才能够得出最终的数据。而且档案管理内容具有较强的政策性、科学性和延展性，不受任何单位和个人的限制。如何让卫生监督档案发挥最佳的效果，让其服务于人民，是卫生监督机构档案管理人员目前最应该注重的问题。

1 卫生监督档案工作建设的现状

卫生监督档案是卫生监督档案管理的重要组成部分，也是单位的主要职能的表现形式。因此加强档案管理的规范化、标准化、科学化进行管理，并能够深入发展卫生监督事业的重要依据和必要条件，卫生监督档案信息化建设的步伐明显落后与卫生监督信息化的整体建设过程，随着行业监管标准的提高和执法力度的增加，不论是从事事务性的业务档案管理模式，繁琐的程度越来越大，涉及的面更加的广泛，队伍建设越来越庞大，因此档案管理工作成为完善卫生监管部门管理的重要保障。卫生监督档案所涵盖的信息是多方面的，不仅有卫生医疗业务的，还有卫生机构职工人员、财务、政策变动等方面的信息，如果在档案管理过程中不具备完善的管理机制，那么就无法保证各方面的信息得到准确的收集，因此也就谈不上有序整理和科学分类了，甚至还会导致档案文件出现缺失现象。因此，针对卫生档案管理工作这一特点，管理部门则应该根据我国《档案法》中的相关法律法规，建立科学合理、切实可行、符合当前工作现状的卫生档案管理制度。所创建的管理制度应该是能涵盖所有工作内容的，例如：档案借阅和归档、档案管理和利用、档案登记等，通过制定多方面的制度，有效提升卫生监督档案的管理水平，让卫生监督档案的管理工作能够有理可循，从而推动卫生机构的全面发展。

2 卫生监督档案管理中存在的问题

2.1 人员的业务素质低

档案管理人员的业务水平和素质对卫生监督档案管理工作有着很大的影响。根据有关部门的调查得知，卫生监督机构的档案管理人员大部分都是办公室的文员担任，没有足够的档案管理技巧，并且缺乏一定的档案管理专业知识素养，因此造成了卫生监督档案管理人员档案管理的技术和经验停留在兼职管理的阶段，若是遇到复杂的档案管理工作，兼职管理人员难以胜任。

2.2 卫生监督档案管理人员的意识薄弱

从目前的的档案管理情况来说，一些卫生监督部门的主要领导对档案的收集、归档及保管不够重视，认为档案管理工作无关紧要，尤其是在卫生体制改革的过程中，随意丢弃、遗失，甚至把档案堆放在角落里，导致后期档案材料丢失或者损坏，再加上档案利用率低，一些档案资料整理过，由于没有及时归档，再查找档案的时候却找不到了，严重影响了档案管理存储的完整性和时效性。

2.3 档案管理制度不完善

部分的卫生监督部门在对卫生监督档案进行管理，若是没有完善的档案管理制度，并且档案管理制度缺乏一定的严格考核制度和审查标准。一些卫生监督部門制定了对卫生监督档案进行管理的制度控制措施，这些制度若是没有落实到日常的档案管理工作中，没有对卫生监督档案进行严格的审查工作，一些档案管理人员在资料收集上速度过慢，效率低下，部分信息进行深层次的编研的时候容易出现资料不完整的现象，而且卫生监督档案的管理制度不健全，严重制约了卫生监督档案向规范化制度发展。

3 解决卫生监督档案管理问题的策略

卫生监督档案管理是一项涉及多方面因素的工作，其中具有较多的变数。因此，我国卫生监督档案管理工作应该紧跟时代发展的脚步，工作方式和内容要贴近实际，管理人员要不断的学习和勇敢的创新。

3.1 加强、完善、修订档案管理制度

依据国家有关档案工作的法律、法规，在工程监督管理工作实施中，结合工作实际，修订了原有的档案管理规章制度，完善各项的管理制度，增强档案管理制度的可操作性，职责也会更加明确。另外加强对档案管理人员的培训、学习以及技能培训工作。

3.2 不断提高档案管理人员的综合水平

卫生监督档案事业的发展离不开精通业务和善于管理的高素质人员，因此要提高卫生监督档案管理工作，不断增强档案管理人员的综合素质水平，卫生监督档案管理建设人员应具备较高的思想素质、文化修养以及强烈的事业心和工作责任感，勇于用创新的精神做好服务工作。近年来，由于卫生监督管理干工作的快速发展和变化，卫生监督的业务知识不断的更新，档案管理人员必须学习档案管理新知识，新技能，实施信息化档案管理模式，同时加强法律、法规知识学习，通过对卫生监督业务的培训与学习，掌握卫生监督档案管理的理论知识和业务，提高了档案管理人员的综合素质和水平，积极与先进的单位加强联系，了解档案发展新动向，积极为档案工作服务。

3.3 加强卫生监督档案规范化建设

卫生监督档案管理规范化管理是一项基础业务性工作，也是档案管理工作由传统的手写录入到现代化信息管理的阶段性提升，档案管理的规范化不仅要配备的设备现代化，还要对所收集、整理以及装订资料的流程规范化，加强管理技术以及管理思想的标准化适应新形势下的发展要求。加大对档案室管理的投入，增加档案管理办公用房，配置一些先进的计算机装备，并按要求对档案室进行改造和布置。针对档案资料的管理，使计算机辅助立卷，将档案的各个内容信息的存档以及检索功能得以实现，从而人提高档案管理工作的效率和质量。单位主要运用多媒体技术将静态的图像、手稿、文字、照片、录音等各种不同载体的档案以数字的形式存入到计算机中，对信息资料进行综合处理，改变传统的档案记录形式，分类存放不同载体信息，避免档案信息保管的混乱，促进档案管理存档的处理效率。

3.4 增强档案管理的服务意识

卫生监督档案管理离不开服务，改善原有的档案管理只是存档保存的管理理念，改变传统的保管模式，提升档案管理人员的保管意识，加强学习，打破传统的档案管理模式，增强服务意识，由被动的服务向主动式服务来进行转变，提高领导的重视程度，并做好分类存档，为领导决策以及后期的档案存储提供依据，因此积极的开展档案咨询和整理和梳理工作，不同的文件载体按照文件的目录来录入，充分发挥单位档案信息资源功能。

3.5 注重管理，加强档案管理工作的开发与利用

积极的做好档案管理工作的开发与利用，提高档案管理的对外宣传功能，这样才能真正显示出档案管理工作的实际意义。加强卫生监督档案管理的开发与利用，为卫生监督工作提供最有效、最便利的档案储备，并且在后台做好档案细致管理工作，最大限度的发挥档案信息资源的作用，提高卫生监督管理水平，并且提升档案管理人员服务意识，为卫生监督事业有效开展提供帮助。

3.6 实施信息化、数字化的档案管理

信息化、数字化和智能化是现代化技术发展的标志，在卫生监督档案管理工作中融入这些先进的技术将大大改善传统管理工作中的缺陷。加强卫生监督档案信息化管理，是推动卫生机构监督工作可持续发展的根本要素。卫生监督档案信息化管理主要是将档案资料以数据化的形式保持和显示出来，从而便于使用者的查询。由于信息化技术的融入，卫生监督档案大部分的文件都可以进行数字化转换，并以电子文件的形式保存管理，存储在计算机或光盘当中，这样不仅加强了卫生监督档案的管理力度，还加快了档案信息收集、分析、整理的速度，同时还简化了档案查询的难度。卫生监督档案实行信息化、数字化的管理，对档案管理人员的技术水平又有了新的要求，不仅要求管理人员能够熟练操作计算机和使用各种软件，还要求管理人员应该根据管理现状，探究档案管理未来发展的方向。这就要求档案管理人员要具备一定的创新能力，在日常工作中不断掌握新的技术和管理方法，并且还要在工作中实践新的技术，分析新技术。

4 结语

在卫生监督部门若是使卫生监督档案充分发挥其功能和效应，应当大幅度的提升档案管理人员的监督意识，并制定科学有效的档案管理制度，保证卫生监督队伍建设能够有序的进行，这样一方面能为疾病预防做贡献，另一方面，也为卫生研究工作提供有效的信息，使卫生监督队伍能够稳步有序的发展。

参考文献

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[2]蔡江涛，张冀梅.浅谈做好卫生监督档案管理的对策[J].疾病监测与控制，2013，（8）.