粤西地区高校档案管理现状分析与对策

摘 要：本文通过对粤西地区高校档案部门的问卷调查，分析粤西地区高校档案管理现状并对其进行分析，最后根据高校档案工作所处的背景，从改变对档案部门的认识、加强档案工作自身的规范建设、积极开拓与外界的共享合作等三方面探讨如何改善粤西地区高校档案工作环境和推动其持续发展，促进粤西地区高校为“一带一路”战略做出积极的贡献。

关键字：档案管理；粤西高校

基金项目：本文系广东医科大学2014年学校科研基金面上培育项目“粤西地区高等院校档案管理现状与对策分析”（项目编号：M2014064）。

高校档案是指一所高校在自身活动中产生的有价值的各类第一手材料，其自身的原始性和真实性对于一所高校能认清自己、从历史中展望未来起着不可忽视的作用。高校档案管理工作也是一所高校正常运行中不可替代的重要一环，是一所高校持续发展的基础支撑。随着“互联网+”、“云端”、“物联网”等信息技术的高速发展，各类电子文件数量呈几何级数递增，档案管理从传统管理方法过渡到信息管理的步伐也越来越紧迫，高校作为科技前沿阵地，其档案管理人员更需要积极提升自身以适应信息发展的趋势，才能更好地做好档案管理工作。

1 目前粤西地区高校档案管理情况分析

此次通过问卷和电话调查了粤西共10所高校，其中2所未设立专门档案部门，根据反馈情况进行统计，粤西地区高校档案管理存在如下情况：

1.1 人才队伍结构失衡

从统计中得出，专职档案员仅能基本满足目前的需求，但离适应档案工作的快速发展还有较大的差距。在专职档案员队伍中，女性比例高达83%，部分高校基本就是“娘子军”，男女比例严重失衡。从年龄层次上看，随着近年各高校档案部门的爭取，年龄结构方面有一定的改善，但目前大于50岁的人员比例达31%，35岁以下的仅有27%，新鲜血液不足，对形成充满活力、创新发展的人才队伍存在一定的影响。从学历和专业结构上看，硕士学历人员占24%，这表明一方面高校对于引进高学历人才的重视，另一方面档案工作自身要求的提升也促使部分在职档案人员继续进修从而获得更高的学历；但档案专业硕士毕业的人员仅有3%，这表明粤西地区对于引进高学历档案专业人员仍有较大的困难。从职称结构上看，研究馆员职称获得者仅占7%，副研究馆员职称获得者占28%，馆员职称获得者占41%，助理馆员职称获得者占10%，未获得职称者占14%，可见在短期内专职档案员队伍中仍是中级职称人员占主体，高级职称尤其是正高级职称人员偏少，不利于档案研究工作的进一步发展。在引进人才机制方面，毕业应聘直接进入档案部门的仅占21%，造成这样的原因一方面是学校在引进档案人才的时候将最高学历和引进教师的标准等同起来，加上社会上对档案部门属于“清水衙门”、“养老部门”和“妇女会”等偏见，造成学历高的人才特别是男性都不愿意进入档案部门，另一方面素质不够的毕业生不能适应档案工作要求，处于档案部门不愿意接收的尴尬境地，最后导致档案部门的进人指标只好白白浪费。

兼职档案员是高校专业档案员队伍必要的补充，也是高校档案队伍重要的组成部分，还是确保归档材料质量的重要保证。兼职档案员一般都是由熟悉本部门工作、具备一定的档案知识的人员所担任，目前粤西地区高校中75%都建立了兼职信息员的队伍，但是由于近年来校内各部门分工的日益细化、人员调动换岗情况增多，造成兼职档案员队伍波动较大，新任的兼职档案员需要一定的时间学习并熟悉本部门归档工作，这就会给整体的归档工作造成一定的负面影响。

1.2 领导支持力度有待加强

在高校，领导不支持或者少支持的工作往往开展均十分困难。由于社会上对于档案部门的偏颇认知，造成部分领导对档案部门认知偏差，无法认清档案管理工作的潜在价值，继而未能真正重视该项工作。少部分高校甚至由于人手问题仍未真正建立档案室（馆），建立了档案室（馆）的高校大部分也是挂靠在学校办公室底下的一个科级部门，只有极少数的是真正意义上的独立部门，这就意味着开展档案工作中往往需要经过多重领导，造成档案工作开展的延时性比较明显，最终导致档案材料的收集困难、归档不及时的现象时有发生。但同时如需要利用档案的时候不能及时调阅或者根本没有收集到，领导感受不到档案管理带来的便利，更会进一步将档案管理工作边缘化，恶性循环之下档案管理工作开展只会举步维艰，更谈不上进一步的发展。

1.3 数字化进度未能跟上要求

目前随着信息技术的发展，大部分高校都意识到要加快自身信息化建设，但却往往会忽略档案部门的信息化需求。部分高校的档案部门经过争取，学校在档案信息化管理的硬件方面有一定的补充，但软件方面的支持却仍未能十分到位，而档案部门的专项经费大多仅能维持档案管理的日常开支，未能有足够的经费用于软件开发，最终只能在极有限的范围内提高档案信息化管理水平，远远达不到信息化时代的利用要求。调查的情况显示粤西地区高校中对原有纸质档案进行数字化完成度<20%的有5所，20%-50%的有2所，大于50%的1所，信息化道路仍旧漫长。

2 粤西地区高校档案工作发展的对策

2.1 端正认识，树立形象

（1）要获得他人的认同和尊重，首先需要端正自身对于档案事业的认识。档案员是独立的个体，进入档案行业的原因也各有不同，这意味着档案员也会对档案工作有着不同的认识，就如一万人眼中就有一万个哈姆雷特，或喜欢或厌恶，或肯定或否定。这些认识直接导致对档案工作的评价，更会直接影响档案工作的积极性。作为一名合格的档案员，必须首先自己要对档案工作有一个正确的认识，通过与工作的前辈进行交流、参加职业道德教育等方式，逐步形成正确的档案观，只有认清档案工作对于单位乃至社会的作用，才是真正投身于档案事业。[1]

其次需要改变外界对档案部门的认识，主要是领导对于档案工作的观念。档案工作看似简单，实际上也具有较强的专业性，对于管理人员来说，既要有专业的知识与技能，更要有很强的责任心和使命感。在信息化的大时代背景下，更要求具备一定的信息管理能力，如熟练运用计算机软件、较容易接受新鲜的技术与手段、对于先进的管理方法有敏锐的触觉。

（2）有了端正的认识，我们就应强化服务意识，树立主动提供档案服务的形象。档案的最终目的是为了利用，是为了造福个人、单位乃至社会发展，所以服务性也视为档案工作的基础属性之一。随着各种信息技术推动着社会高速发展，档案的利用和服务层次也越来越广泛，特别是电子档案的出现，促使档案服务网络化必须加快脚步。作为档案工作者，应该及时了解基层、单位、社会对于档案的需求信息，建立起一套符合自身实际并有一定前瞻性的现代档案管理制度，努力深挖档案中的利用价值，探寻将档案管理转化为知识管理，更好地为社会、为群众提供更快捷、更准确、更符合需求的档案服务。

2.2 制定规范，紧抓绩效

无规矩不以成方圆，任何工作都需要有对应的规则、规范去约束其行为，才能顺利开展该项工作。档案工作看起来很简单，但其中在收集、鉴别、整理方面都有独特的技巧。因此，在档案员进行收集、整理、分类、归档、分析、计算机操作等能力的培养的同时，再请具有丰富经验前辈和具有丰富专业知识同志的指导，最后结合每位档案员擅长的领域知识，慢慢在实际操作中制定一系列相对应的规范性操作流程，令整个档案管理流程做到缺人不掉线，即使是新进人员也可以快速弄懂具体的操作流程完成该岗位的工作。

有了规范，还需要建立行之有效的绩效考核体系，才能进一步规范档案管理，找出工作中的不足，对档案工作做出适时、全面、正确的评价，这也是是档案事业持续健康发展必要的基础。绩效考核的结果直接与工作者的经济利益挂钩，在一定程度上可以反推专兼职档案员要加强档案意识，增强档案工作责任心、事业心，按规定做好档案工作的同时，也能积极地去思考如何更好地做好档案工作，从而加速推动档案工作规范化、标准化、科学化进程。由于档案工作岗位和高校教辅的其他岗位相比较，具有其特殊性，所以在建立考核体系的时候，必须要根据档案工作的实际情况建立有别于一般教辅单位的考核体系，并定期开展各项检查和考核评估，把该考核结果作为档案人员晋升的主要依据。但同时也需要有一定的绩效激励制度，实现档案员收入与岗位贡献相挂钩，从经济方面刺激档案员提高自身工作积极性。

2.3 开拓合作，共享资源

故步自封是发展的天敌，但档案工作一直都容易被忽略，更容易造成一个相对封闭的环境，严重制约档案工作的进一步发展。为此，作为高校的档案部门，我们应当充分发挥高校资源圈的优势。鉴于粤西地区的高校没有档案相关专业，我们可以选择和具有档案专业的省内外高校合作，邀请他们安排实习生过来实习，一方面让档案专业实习生参与到实质性业务操作上面，另一方面可以实习生这类“新鲜血液”提供一些新思路新方法，這样到最后不但解决了工作中的技术性问题，还能提高实习生的业务水平，甚至可以引进一些适合自身要求的毕业生，实现了一个三赢的局面。我们还可以不定时邀请档案领域一些知名的专家学者来校指导和讲学，让专兼职档案员能接受新理论、新观念的熏陶，从而不断提高的档案员的理论水平。

高校是社会智库的重要组成部分，如全省高校档案能实现一定程度上的资源共享，对于粤西地区高校是百利而无一害，但大范围的高校档案进行共享并非一朝一夕之功，期间涉及到的部门和需要协调的关系更是一个长期的过程，粤西地区高校可以尝试提前探讨粤西地区小范围高校能试行档案资源的共享，通过可开放档案资源的共享，一方面可为将来全省高校档案资源共享提供有益的经验，另一方面可通过档案资源的共享促进思想的碰撞，进而推动档案工作往更好的方向发展。

在“一带一路”倡议的带动下，粤西地区高校档案部门应该紧抓契机，勤练内功，开拓视野，积极共享，为重新建立档案工作的服务新形象，推动档案工作继续健康发展做出自己应有的贡献。

参考文献

[1]黄英.浅谈高校培训部门档案管理工作存在的问题及对策[J]. 学园， 2017，（9）： 187-188

作者简介

黄河（1982-），男，广东湛江，档案副研究馆员，本科，硕士学位，主要研究方向为高校档案管理、档案信息化建设、档案人才队伍的建设。