职业健康监护档案管理信息化

2018-10-30王贵强杨武明

现代商贸工业 2018年26期

王贵强　杨武明

摘要：在建立职业健康监护卡片档案时，如果采用纸质卡片模式，不但要耗费大量的人力、物力，且查找极为不便，纸质档案在每年更新的过程中也会不断的磨损。实现职业健康监护档案信息化管理，不但可以节省大量有人力和物力，也是推动职业健康安全管理高效运行的有效手段。

关键词：职业健康；档案；信息化管理

中图分类号：F24 文献标识码：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.26.030

1 研究的目的和意义

1.1 研究目的

职业健康监护管理在企业管理中占有重要地位，是企业全面了解、评价接触职业病危害因素作业人员健康状况的重要参考依据，对保持企业健康稳定发展意义重大。根据国家《职业病防治法》，各企业必须为从业人员建立“一人一档一卡”的职业健康监护档案。按传统的管理模式，职业健康监护档案卡片采用纸质档案，不但要耗费大量的人力、物力，且查找极为不便、纸质档案在每年更新的过程中也会不断的磨损。

随着企业的发展和档案信息化时代的到来，对企业职业健康监护档案工作提出了更高的要求。职业健康监护档案的信息化是信息时代档案事业发展的大势所趋。

为探索便捷的途径，本文从职业健康监护档案建立的现状着手，提出推行职业健康监护档案的方法，分析存在的问题和解决措施。

1.2 研究意义

档案管理软件是档案管理历史上最具划时代意义的管理工具之一。档案管理需要良好的管理工具支持，档案部门和用户对电子档案的高效管理存在着巨大需求。随着档案数字化、档案信息化的进一步展开以及信息技术的逐步发展，档案管理软件得到更广泛地发挥作用，功能齐全、性能良好的档案管理软件成为档案管理工作不可或缺的一部分。

目前，由于电脑和手机的全面普及和应用，档案数字信息化管理是大势所趋，实现职业健康监护档案信息化管理，不但可以节省大量有人力和物力，也是推动职业健康安全管理高效运行的有效手段。

2 现状分析

现职业健康卡片绝大部分采用纸质档案，在初步建立时需要逐项手工填写内容，需要投入大量的人力和物力。在建立后，需定期或不定期對原有信息进行变更，如企业人员数量少，工作量并不大。但如企业人数多，信息更新极为麻烦，人工逐项填写耗时耗力，极易出错，且错误不易发现，查寻也极为不便。

3 永祥新能源职业健康监护档案改进方案设想

经对相关法律法规和标准进行研究，并组织职业健康管理人员和网络管理人员反复讨论，永祥新能源提出了制作了一个“职业健康监护档案管理软件”的设想，方案如下：

（1）在公司ERP或HR系统中增加职业健康监护档案管理模板，设置入口，授权相关人员进行登录进行操作或查阅。

（2）信息查阅页面设计。登录后，即为操作人员提供一个信息页面，操作人员可通过输入姓名，或员工号，或职业健康监护档案号进行查阅员工基础信息和职业健康体检、其工作场所职业病危害因素检测数据等信息。

（3）信息录入管理。

①基本信息录入。

接触有毒、有害作业人员的基本情信息，如性别、年龄、籍贯、婚姻、文化程度、照片等，通过ERP或HR端口，直接从公司人事档案中获取，此部分信息随公司人事档案信息的变化而自动更新。

②职业健康监护档案信息录入。

从历年的职业健康档案分析可以看出，大部分职工的健康信息是完全相同的，如体检时间、工种、体检报告书编号、体检项目、体检结果等。为尽量降低录入工作量，可先将相关信息录入办公软件 “Microsoft Excel 工作表”，使用Excel 工作表的填充功能，将大大降低工作人员的工作量。

在管理软件中设立与办公软件 “Microsoft Excel 工作表”的链接入口，软件自动识别工作表中的信息并显示到软件查阅页面。

③其它信息录入。

后台录入的信息内容应增加职工体检的关键指标信息（如接触噪声作业人员的“纯音听力测试阀值”、接触油漆作业人员的“血常规”、接触高温作业人员的“血糖”等体检指标），必要时将相关检验或化验单据扫描录入软件中，不断完善此软件的相关功能。

④告知功能。

国家《职业病防治法》规定，企业需将接触有毒、有害职工的职业健康体检结论书面告知职工。软件投入运行后，可“云之家”增加一个手机链接端口，员工可通过端口随时查看自己的健康档案，软件自动记录员工查看的情况，对员工基本信息发生变化（如婚姻状况、联系电话等基本信息），员工可自行修订。简化了工作程序的同时，管理人员和员工也能更加详细掌握职业健康信息。

⑤其它功能。

软件逐渐实现“汇总”和“总体浏览”、“选择相关内容进行打印”等功能，可多人同时查阅或操作，使各项工作更加方便和快捷。

4 职业健康监护档案信息化管理的优势分析

（1）降低了工作人员的工作量，工作效率明显提高。

以往比较传统的手工编制档案管理方式来看，需要工作人员亲自对档案进行收集、填写、归类和管理等，相对来说工作量比较大，而且人工操作效率也比较低，费时费力。如果采用了档案管理信息化的手段，就能够更加快速的实现对数据的编制和管理，拥有着自动化、网络化以及实时化的优势。而且录入的数据也能够进行重复利用，能够实现资源共享，大大减轻工作人员的工作强度，有效的提高工作人员的工作效率。

（2）为企业的决策和运营提供了高效的信息支撑。

（3）数据的流通流转更加便捷，员工间信息的协作更加方便。

纸质档案限制了查阅的时间和空间，信息交流极不通畅。而职业健康监护档案的信息化管理，操作人员只要登录操作页面，即可随时随地查阅员工的健康状况，信息发生变化时可及时交流和修订，信息协作更加方便快捷。

（4）降低纸质文档的依赖，节省文控管理的成本。

（5）系统操作日志能够记录数据在使用中的每一个动作，包括用户对文档的操作行为、操作者、操作日期及时间。当数据发生问题时，可通过日志分析以查明真正发生原因。

5 推行职业健康监护档案信息化中主要存在的问题及应对措施

5.1 对信息化建设管理工作重视程度有待提升

受传统管理理念、习惯等多种因素的影响，认为职业健康监护档案管理仅仅作为企业日常管理的一项辅助性工作，从上到下对其重视程度不够，致使职业健康监护档案信息化建设滞后，资源得不到充分利用，无法真正发挥对企业发展的促进作用。

要推动职业健康监护档案信息化建设，企业需转变管理理念，从传统的管理思维和管理模式中解放出来，适应信息化时代发展的新要求，深刻认识信息化建设对职业健康监护档案管理的重要性。

5.2 对信息化建设的资源投入不足

很多企业对档案信息化建设管理的重要性缺乏深刻的认识，对计算机操作技术、网络技术知识等缺乏了解，在操作实践、管理理念等方面无法跟上信息化时代发展的步伐，导致在职业健康监护档案信息化建设上投入不足。

企业加大对相关硬件及人力资源建设的投入力度，按照有关标准要求配齐配全基础设施设备和专业的信息化管理人员，是推动职业健康监護档案信息化的基础。