浅谈现代信息技术对企业档案管理的影响及对策

钟燕芬

摘 要：现代信息技术的发展对很多企业的工作展开都造成了冲击与影响，企业档案管理工作也不例外。基于此，本文分析了现代信息技术对企业档案管理的影响，阐述了优化企业档案管理信息化的工作理念、建立健全企业档案管理信息化的制度、加大对信息技术设备的资金投入、“双套制”档案管理模式的建立这些企业档案管理信息化建设的策略。

关键词：现代信息技术；企业档案管理；优化策略

现阶段，现代信息技术已经在各个领域得到了普及和应用，在企业档案管理领域中也不例外。将现代信息技术应用进企业档案管理行业，可以说是企业发展的一项重大的突破。如今，企业中使用电子文件进行工作交流的现象越来越普遍，为企业档案管理提供了信息化发展的条件和机遇的同时，也为企业档案管理的工作模式带来了挑战。

1 现代信息技术对企业档案管理的影响

1.1 现代信息技术对企业档案管理的积极影响

现代信息技术对企业档案管理的影响是多方面的，其中积极影响包括四方面：转变企业档案管理模式、打破企业档案管理的限制、优化企业档案管理的工作方法、提高企业及企业档案管理的工作效率[1]。

第一，转变企业档案管理模式。现代信息技术的普及让企业档案管理的工作人员在进行实际工作中接触电子文件和档案的概率大幅增加。现阶段，在各个企业的日常工作及管理中，以现代信息技术为支撑的电子文件和档案盛行，彻底改变了传统纸质档案的应用。与此相对应的，企业档案管理的模式也发生了转变，由传统的针对纸质档案管理转变成了对电子文件和档案进行管理。

第二，打破企业档案管理的限制。现代信息技术大力应用于企业档案管理，使档案管理工作的时间与空间的限制得到了突破。企业档案管理人员或是领导能够在任何时间地点对企业的相关文件档案进行查阅。企业内的各个部门之间也能够有效的实现资源的共享。

第三，优化企业档案管理工作方法。现代信息技术让企业档案管理工作中建立电子资料库成为了可能。企业档案管理的相关人员只需要利用计算机进行关键词的检索就能找出相应的电子档案，使管理工作更加便捷。

第四，提高企业及企业档案管理的工作效率。现代信息技术为档案管理人员提供了便捷的工作方式的同时也提升了工作的准确性，使管理人员的工作效率得到大幅提升，也促进了企业工作效率的提升。

1.2 现代信息技术对企业档案管理的消极影响

现代信息技术对于企业档案管理的影响是两方面的，有积极影响的同时也存在着消极影响。我国传统的企业档案管理模式由于发展时间长，所以并不容易发生改变。企业档案管理信息化建设并不是短时间内就能够完成的。纸质档案转化成电子档案、电子档案的长期保存等等，都需要大量的人力资源来进行。尤其是电子档案的长期保存，需要更加先进的技术支撑，或是需要建立更加有效的管理方式，防止电子档案中信息的丢失。

2 应用现代信息技术进行企业档案管理的优化策略

2.1 优化企业档案管理信息化的工作理念

可以说，随着现代信息技术的发展，企业档案管理信息化建设会不断加深，成为未来发展的主要趋势。在这样的背景下，企业档案管理工作想要实现更好的发展，就要优化并转变工作人员在进行企业档案管理时的工作理念。这项工作可以利用以下两种方式相结合的方法进行实现：

第一，优化企业档案管理的人员配置。招聘具有良好的企业档案管理信息化专业素养的新鲜血液加入企业档案管理工作队伍可以说是最为直接的一种方式。这样的策略能够从整体上提升企业档案管理团队的专业素养，并能够随着新老员工之间的工作磨合，逐渐实现老员工传统企业档案管理工作理念的转化。

第二，确立企业档案管理信息化的工作制度。这样的工作制度安排能够使工作人员在进行实际档案管理工作时树立起信息化管理的意识，并能够促进工作人员主动学习企业档案管理信息化建设的相关知识，实现企业档案管理工作理念不断向信息化转化。

2.2 建立健全企业档案管理信息化的制度

上文中也提到，建立健全企业档案管理信息化制度能够促进相关工作人员的工作理念的转变。同时，由于企业档案管理信息化建设时间长的特殊性，建立健全企业档案管理信息化制度能够为相关工作人员提供工作上的指导意见，使整个信息化建设更加高效和准确，也能够使企业档案管理信息化成为实际工作的常态，避免工作反弹的出现。

首先，企业要根据自身的实际情况，对企业中的电子档案和文件进行规范性的要求，这种要求包括格式以及存储等。这样能够使后期进行企业档案分类及管理工作更加顺利。其次，要对电子文件和档案保存与审查的时间进行规定。相关管理人员要定期对所有归档的电子文件的内容进行抽查，保证电子档案信息的完整和准确。企业内的工作人员要及时提交相关的电子档案和文件，保证企业档案管理中保存档案的全面。最后，对于传统档案管理模式下的遗留问题进行有针对性的解决[2]。企业要依据存在的档案管理问题，例如信息完整性低、档案质量低等问题进行解决。可以通过加强档案信息审核，并将信息审核落实到每个负责人的形式，保证企业档案管理的规范化。

2.3 加大对信息技术设备的资金投入

硬件条件的良好是保证企业档案管理信息化建設的更加完善的前提，企业要加大对信息技术设备的资金投入。现阶段，多数企业对于档案管理的硬件设备并没有投入更多的资金，工作人员使用的设备并不能够很好的实现现代信息技术的应用。企业要意识到先进的硬件支撑能够保证档案管理信息化的有效展开，加大资金的投入，引进更加先进的计算机设备、复印设备等等，并请专业的人员搭建企业档案管理与查询的搜索系统，保证企业档案管理信息化的有效性，为企业提供更加高效的档案提取与查阅服务。

2.4 “双套制”档案管理模式的建立

“双套制”档案管理模式是现阶段各行业进行档案管理工作普遍使用的一种方式，它能够实现传统档案管理与信息化档案管理的有效过渡。“双套制”档案管理模式主要是通过利用纸质档案与电子档案相结合保存的方式来展开档案管理工作。企业在进行档案管理信息化建设的过程中，可以充分利用“双套制”档案管理模式来实现管理工作的模式转化。首先，将企业内所有的档案信息进行搜集和分类工作，并建立起档案等级。在这一阶段的工作中，相关管理工作人员要核对档案内的信息完整度，并结合企业的实际情况，对所有档案进行等级的确定。财务档案、核心技术档案等重要的档案为一级，文件报表、制度文件等为二级，以此类推。其次，将档案按照等级顺序进行电子档案的转化工作。由于企业内档案的数量过多，所以要依次进行电子档案的转化，要确保重要的档案文件和常用的档案文件都首先转化成电子档案。最后，在保存的过程中，要对企业内重要的文件档案进行电子版与纸质版相结合的方式进行保存，并定期检查所有重要文件的完整性，对于其他文件进行随机抽查，一旦发现信息的丢失要及时进行文件的修复。利用“双套制”档案管理模式，能够推动现代技术在企业档案管理工作中的应用，实现相关工作人员管理理念与工作形式的逐渐转变，是实现企业档案管理信息化建设的最优策略。

3 总结

综上所述，现代信息技术对于企业档案管理既存在着积极影响，又存在着消极影响。通过优化企业档案管理信息化的工作理念、建立健全企业档案管理信息化的制度、加大对信息技术设备的资金投入、“双套制”档案管理模式的建立，实现了对企业档案管理信息化建设工作的优化和推动，促进企业持续健康的发展。

参考文献

[1]王肖.现代信息技术对企业档案管理的影响及优化策略[J].城建档案，2017（07）：30-31.

[2]张红星.现代信息技术对企业档案管理的影响及对策探索[J].办公室业务，2017（02）：79.