信息化视野下高校人事档案管理对策探索

摘 要：在信息化快速发展的时代，高校人事档案管理信息化已经成了发展的必然趋势。是提高管理者水平和效率的必然改革，是适应现代化的改革，是提高其完整性的改革。目前在对人事档案管理信息化中还普遍存在着诸多问题，因此我们需要转变思想，从制度到人事，建立一套完善的管理机制，开展人事档案的数据化改革。

关键词：人事档案管理 信息化 高校 对策

随着社会经济的快速发展，信息化的出现对高校人事档案管理提出的新的挑战。如何在新形势下实现对人事档案管理的数据化，提高其完整性和准确性，更好的满足人事工作的需要，是我们应当思考的问题。目前，高校人事档案管理依然存在着很多亟待解决的问题，本文从信息化的角度对管理方式进行探索，希望提出有建设性的意见。

一、高校人事档案管理中存在的问题

（一）管理思想上的落后：在新時代下管理中面临的最突出的一个问题便是思想跟不上技术的变化，对信息化认识不深刻，对其不重视。档案管理的意识不强，管理员的思想落后，没有能力运用信息资源，不具备创新意识，在技术层面也无法操作，因此在资源的使用上很不得当，造成信息化资源的浪费。对数据化平台建设，不够到位，制约了高校人事档案管理工作服务水平的提升。

（二）管理手段的不成熟：人事档案管理是配合人事工作的一个部门管理，需要多个部门的合作分工，目前很多高校人事部门衔接出现断层，配合的程度不高，完整性较差。很多高校对政策的落实程度不够，虽然提出了信息化的要求，但是在实际的人事管理的运转上，信息化工作的开展并不足够，信息化的程度不是很高。

（三）管理工作者素质不高：人事管理工作者的素质和知识水平参差不齐，很多从业者并没有接受过完整的工作训练，业务素质不高。目前对档案管理工作者而言，不仅要掌握信息化的技术，还要对档案管理有专业化的知识储备。很多高校对档案管理的地位认识不清，认为管理工作只是对人事的附加，没有把它摆在一个正确的位置，因此所采用的方法没有得到及时的更新，不能适应社会发展的需要。

（四）人事档案管理制度的不完善：大多数高校人事档案没有形成一种完善的管理体制，管理的制度不够常态化，对其管理经常处于疏忽的状态。而且监管的内容不够透明和全面，如人事档案中出现不实的材料，使人事档案的真实性、准确性出现问题，人事档案的安全完整性缺乏必要的保障等。但人事档案管理是人事工作的后备工作，保密性和安全性是至关重要的，因此这样不完善的制度是亟待改善的，改革势在必行。

二、高校人事档案信息化的重要性

传统的档案管理多采用传统的纸质管理，这样的工作量极大，而且管理程序复杂，对全靠人工管理的要求很高。随着国家对教育事业的不断重视，生源不断扩大，教师从业者的人数不断增加，这无疑给传统的纸质管理带来了更大的挑战。因此，引入信息化就成为必要。信息化能够减少繁琐重复的人工活动，切实提高人事档案管理的工作效率和质量。通过计算机，能够完成对档案的分类，整合，分析等多个步骤，同时，相对传统档案，数字化档案也更加容易保存，避免遗失。在之前，就多次出现过档案不能长久保存，出现遗失的情况。因此，信息化的档案管理将对高校的人事工作起到积极的促进作用。

三、高校人事档案管理工作信息化的对策

（一）转变思想，更新观念，加强人事档案管理的意识。由于出现的因思想而造成的诸多问题，因此学校领导和档案管理人员必须转变人事档案的管理理念。第一领导要认识到信息化的重要性，增加信息化资源的投入，对档案管理人员进行技术培训。第二管理人员要积极转变自身的思想理念和意识，主动学习信息化管理技术，提升服务意识，摆正对自己的认知。同时，在运用新技术的管理时，可以发挥自己的创造性思维，将信息化技术活用，建立新的管理方式和更为系统的模式。

（二）丰富人事档案管理的内容。相比传统的档案管理内容，信息化技术为管理提供了便捷和新思路。能够构建更为系统化的平台，完成档案的分类，提取，分析，整合等多个步骤，因此能够建立多个数据库，系统管理。档案管理的分类方式和分类内容也因新技术的帮助变得更加多样化，解决了过去人工的繁琐和乏味。高校档案信息资料内容庞杂，数据量大，并且有着重要的价值，利用技术丰富人事档案管理内容，才能最大化的实现价值，从更加科学的角度对档案管理进行优化。

（三）人事信息档案的管理数据化。要利用计算机管理高效人事信息档案，建立完整的数据库，从前期的信息整合和录入，到后期的分类和维护，都要实现系统化，规范化和自动化。无需运用纸质信息记录，所有的人事信息一律运用电子邮件或者社交网站传递等方式进行远程传递和接收。利用扫描仪等现代化技术，将人事信息录入数据库，减少了录入中出现的失误。但正是因为运用计算机等新兴设备，对前期的信息录入的要求就更为严格，在前期过程中一定要多次检查和严格监督，并且要派专门档案管理人员及时对数据库进行更新和核准。这样就能将人力从繁琐的信息规整和管理工作中解放出来，提供更简洁优质的管理服务。同时高校内部构建要建立人事档案信息网络，防止数据因网络故障原因遗失。

（四）加强对人事档案管理的安全性监管工作。人事档案管理是保证人事工作的重要一环，信息的泄露和流失必然会给其他工作带来不可挽回的后果。因此加强对人事档案管理的安全性监管工作是非常有必要的。要从制度和技术两方面来杜绝档案的泄露。第一是要建立起完整的监督管理机制，安排惩罚机制，给有这种思想的人打一剂预防针。从制度层面杜绝泄密及数据丢失的可能性。第二是要安排专业人员定期对数据库进行检查和加固，定期备份，从技术层面加强数据库的安全性。

（五）加强档案管理者的素质。档案管理者是接触档案的第一手人，因此对档案管理者的素质要求也是至关重要的。首先管理人员要具备相应的政治素养和基本的专业管理知识素养。这就要求高校在选择管理人才时的考核标准要严格，坚决杜绝档案管理者甚至是兼职这种情况出现。其次，管理人员需要对现代信息化技术有基本的掌握，要有熟练运用先进设备的能力。因此在对专业学习之外，还要与社会接轨，培养自己的技术能力，高校里也要有意识的对档案管理者进行技术能力培训。要转变档案管理者是文科型人才的这种固有思维。目前高校中正是缺乏能够运用和维修先进技术的理科人才。因此要通过有效的措施，切实达到整体提升组织队伍的综合素质，形成一支有正确的政治目标，有扎实的专业素养和有过硬的科学能力的高素质人事档案管理人才队伍。

（六）完善现代高校人事档案管理制度。人事档案管理中最大的挑战便是安全性，因此强化人事档案管理的意识和手段势在必行。要建立一套完整制度体系，完善之前的规章制度，让管理人员在制度的管理下工作，让他们有章可循，减少安全性的风险。同时，管理人员也要加强法律意识，定期学习法律法规。

四、结语

对高校自身的现代化发展来说，人事档案信息资源的重要性是毋庸置疑的。在开展人事档案管理工作的过程中，要适应新时代信息化发展的需求，对管理思想和管理方式进行不断的改进，切实发挥人事档案管理工作的价值。高校档案管理人员要努力学习，积极改变自己，加快高校人事档案管理工作的根本变革。

参考文献

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作者简介

韩晴（1983-），女，辽宁省阜新市人，硕士研究生，馆员，研究方向：档案学