刍议学校档案管理工作中电子档案的应用

张慧林

摘 要：近年来，随着现代信息技术的飞速发展，我国已经进入信息化时代，现代信息技术开始在各行各业中普及，对我国各行业的运营和管理效率具有极大的促进作用，尤其是在档案管理领域，运用电子档案管理更是提升了管理的效率。目前，我国大部分地区的学校都开始运用信息化电子档案管理档案。本文就简单讨论了学校档案管理工作中电子档案的应用。

关键词：学校档案管理；管理工作；电子档案

随着现代科技的发展，信息技术在越来越多的领域得以应用，特别是在学校的档案管理工作中，电子档案以其简单操作易管理的诸多好处逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，为学校的档案管理工作带来了更多便捷。

一、电子档案的内涵和特点

从概念上讲，电子档案与纸质档案相对应，是指各种社会组织在档案管理工作中通过计算机等现代电子设备，把传统的纸质档案转换成视频、图表、音频和图像等形式的电子文件信息进行储存。

电子档案相较传统的纸质档案，具有如下的特点：

第一，电子档案必须借助现代化的办公设备，即现代信息技术的终端设备，才能阅读或利用。第二，电子档案存储在网络平台上，所有人都可以借助终端设备调阅，没有时间和空间的限制。第三，电子档案对于保存的场地面积没有要求，只有服务器容量足够就行，但服务器对安置环境的温度、湿度和磁场具有较高的要求，如果条件不合适，就会造成服务器瘫痪，影响人们的阅读和利用。

二、应用电子档案管理学校档案的优点

（一）提高工作的效率。在处理信息方面，现代信息技术比人更具有优势，以录入档案为例：纸质档案在录入时，工作人员要用笔手动抄写，这一环节极易出错。抄写完成后还需做好统计、进行储存，这样一来就会耗费大量的人力和物力。而电子档案的管理方式却十分方便，尤其是资料的采集和存储，比较简单和可靠性，对于学校繁重的档案资料管理工作具有极大的帮助。

（二）降低管理成本。众所周知，学校的纸质档案在保管方面要求较高，需要耗费大量的人力物力，而且如果保管环境潮湿就会造成纸质受潮而受到破损，如果干燥，就容易发生火灾事故，造成档案资料的损失，甚至还会对管理人员形成严重的人身安全威胁。另外，纸质档案会耗费大量纸张，影响环境保护，与当前社会所倡导的“绿色环保”主题不符，而用电子档案管理学校的档案资料，不单单能节约树木资源，还能更安全地保存档案资料，降低管理的成本。

（三）提升调阅速度。对于学校的档案管理而言，使用纸质档案，在调阅的时候还要仔细查找，会浪费大量的时间和精力，而电子档案，只需要在互联网终端查找调阅即可，极大地提升了调阅的速度。另外，如果调阅的档案里面含有太多的内容，我们在利用的时候拿取很不容易，以5亿字的档案资料为例，一份档案最多也就万八千的字，5亿字是就将近5万份档案，运输的话很不容易，而利用电子档案，只需要准备一个小小的储存卡就可以完成，这两者的差距就显而易见了。

三、学校电子档案的建立和应用

（一）电子档案的建立。要建立学校的电子档案，首先要建立档案目录的数据库。档案目录的数据库是纸质档案转化成电子档案的关键所在，每一份目录都要具备与之相对应的电子文档的链接地址和相应的纸质档案存放点，只有建立科学的、合理的档案目录数据库，才能确保学校的档案在查询、检索的时候更加方便快捷。学校在创建本校档案的电子化管理时，除了向软件开发商购买，经过开发商的培训和指导下建立本校的电子档案管理系统之外，还可以通过与计算机软件开发高手合作，开发和建立本校的专有电子档案管理体系。學校自建电子档案管理体系需要进行如下的操作：第一，购买一台服务器，连接到指定的计算机，作为本校档案管理电子版专用的计算机，按档案的形式划分好各个档案分区。第二，在相应的分区上创建要存放档案的目录数据库，再创建子目录准备存放电子文档。第三，将纸质文件转换成电子文档的形式存放到相应目录名下的文件夹中。第四，存储完毕后，反复对比、审核纸质文件和电子文档，确定二者保持一致，然后在检查文件的链接是否正常。第五，全部核对完毕后，对所有的电子文档进行备份，上传到云数据库中，防止电子档案受损无法弥补。第六，实现电子档案在网络上的共享，但需要对目录和文件设置权限密码，不允许用户私自攥改，以此确保学校电子档案的公开行和保密性。当然，购买的软件系统也要设置权限密码。

（二）电子档案的应用。学校的电子档案在实际应用中，可根据学校的现实条件、服务对象的实际需求，在本校的校园局域网、本地政府的服务网和公众网站上建立服务平台，将本校电子档案应有的作用尽量全部发挥出来。

第一，利用校园局域网建立查阅平台。学校的档案管理工作最根本的任务就是为本校的师生提供服务，建立电子档案也是为了方便广大师生的查询和阅读。因此，学校要共享电子档案，首先就要利用校园的局域网建立一个为全校所有师生查阅服务的平台，确保所有师生在具体应用中，能够通过局域网的服务平台随时随地访问本校共享文件夹下的电子档案，键入要查询的人或文件名称能顺利地访问相对应的目录，点击链接就可以进入相应的页面进行浏览、复制。例如：查询本校某某教师的档案，通过局域网服务平台，查询者就可以查看被查询者的学历证书、工作年限、水平资历等各方面的信息。当然，校园局域网电子档案查询服务平台也应该设置权限，允许查询者进行有差别的查询、调阅，保证校园电子档案具有一定的保密性。第二，利用本地政府服务网构建服务平台。学校的档案管理工作本身就是为学生保管他们的个人档案，尤其是高校，它们的办学宗旨就是为社会培养、提供高素质的人才，因此，学校必须利用本地政府的服务网，建立人才查询服务平台，为本校的学子在毕业后能够找到更多、更好的就业单位，提高他们的就业率，发挥自身的潜能。所以，利用政府的服务网站共享本校学生的电子档案，既可以为用人单位提供人才档案的查询利用，帮助他们选取适合的人才，又可以向政府提供实时的人才就业资料，促使政府对本校学生进行针对性的指导，保障学生的就业率。第三，利用社会公众网站建立服务平台。学校为了提升本校的就业率，处了利用校园局域网和本地的政府服务网站以外，还应利用社会公众网站，建立全面全国的公共档案信息服务平台，实现全社会共享，满足社会组织和企事业单位对人才档案进行查询的需求，利于资源整合向社会提供详细的人才信息档案，并随时了解社会的前沿和发展的需求，进而调整本校的人才培养方式，确保学校的发展战略契合社会的发展方向和发展需求。

四、结束语

电子档案在档案管理方面较传统纸质档案的管理方式具有更多的优势，能提升学校档案管理工作的效率，降低档案管理各方面的成本，提升查询者查询、调阅的速度，方便他们的档案利用，可以说，学校档案管理工作由纸质时代向电子档案时代转变，是时代发展的趋势，是历史的必然。随着现代信息技术的不断发展，我国已经进入到了信息化时代，在当前的时代，学校利用现代信息技术进行现代化校园建设已经成为一种潮流和趋势，因此，学校应根据形势发展的需求，加快学校档案管理工作的电子化、现代化建设，充分调动学校各部门的力量，将学校各个环节都纳入到电子化办公的系统之中，建立学校的电子档案管理工作系统，完善电子档案的应用手段，更好地服务学校的各项工作。

参考文献

[1]张红.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用[J].兰台世界 2016（12）

[2]秦凤萍.学校档案管理工作中电子档案的应用探析[J].兰台世界 2016（24）

[3]毕大鹏.新媒体技术背景下如何做好电子档案管理工作[J].新媒体研究 2015 1（16）