信息化档案管理技术的创新探索

摘 要：伴随着社会经济的飞速发展与科学技术的进步，许多领域中都应用到了信息技术，并取得了显著效果。档案管理工作也是如此，应从传统的管理模式向着现代信息化管理方向过度，不断完善与创新管理方法。采取信息化技术对档案进行管理，不仅能够增强信息化档案管理的建设力度，还可以提高档案管理工作的效率，促进我国档案管理事业的飞速发展。本文针对档案信息化建设进行分析，对其中存在的弊端提出全新的管理途径，进一步推动信息化档案管理的发展。

关键词：信息化技术；档案管理；创新研究

1 档案信息化建设的具体内容

1.1 服务意识

在档案信息化建设的过程中，档案管理人员自身的服务意识也是其中的重要内容，档案管理这项工作具有推进社会进步、加快文化发展的作用。因此，档案管理人员自身必须具备相关服务意识，并将责任落实到实处，真正做到服务于社会与大众。在档案信息化建设的历程中，对传统单一枯燥的管理模式进行改进与完善，从不同的角度进行完善，满足档案管理工作今后发展的需求。另外，档案管理人员应不断丰富自身专业素养，提高自身的理论水平与专业技能，为信息化档案管理工作今后的发展奠定基础。

1.2 管理水平

提高档案管理水平，是档案信息化建设过程中的重要环节，档案管理水平的不断提高，能够从侧面凸显出信息化建设的重要作用。当前的时代是科学技术飞速发展的时代，各种各样的高新技术层出不穷，并在档案管理过程中得到体现。采取电子化的档案管理模式，是其今后发展的必然趋势，与此同时，也为档案管理工作提出了全新的要求与挑战。档案管理水平提高的种类多种多样，既包括档案管理内容的完善创新，还包括种类的不断丰富。因此，提高档案管理工作的水平，对于社会的发展与经济的进步都有一定促进作用。

1.3 硬件设施

为了实现档案管理向着信息化的方向发展，应从硬件设备等方面入手，进行完全改革与完善。档案管理工作展开的基本保障就是硬件设施，假如硬件设施的管理不到位，档案管理的质量与效率会受到直接影响。计算机、储存空间、数据库、局域网等都属于档案管理的硬件设施，正是有这些硬件设施支撑，才能够为档案管理工作今后的发展提供便利，并为档案管理工作提供新鲜活力，促使其向着更好的方向发展。

2 档案信息化建设与档案管理的特点

2.1 具有改革性特点

开展档案管理这项工作时不断融入现代化信息技术，符合其今后发展的趋势，在档案管理的过程中，能够明确推按出改革性的特征。在实际管理的每一个环节当中，定期对相关内容进行调整与分类，加速档案管理工作的创新。在信息化档案管理建设的历程当中，将改革性这一特点重点凸显出来，巧妙弥补传统档案管理中存在的不足，不断优化完善档案管理中的每一个环节，创新信息的收集、整理与归纳等各项工作。

2.2 具有价值性特点

在档案信息化建设的过程中，价值性是其另外一重大特征，在对信息进行实际的管理过程中，能够有效的拓展信息管理资源，对其中管理结构存在的不足进行创新完善，进一步建立等大的档案管理数据库，实现档案管理资源的共享。从某种程度上来看，将档案管理在社会发展中的作用充分凸显出来，并体现出档案管理的价值。对档案进行整合的过程中，应将档案自身独有的价值展现出来，包含借鉴、参考、储备等。以信息化建设作为基础，进一步提高档案管理工作的价值，采取多元化的管理方式，为社会今后的发展提供更多有效信息。

2.3 具有时效性特点

相关工作人员充分掌握档案管理信息化建设与档案管理的基本特点，才能够在档案管理信息化建设的历程中，达到不断提高其水平的作用。档案管理的另一特征就是实效性，在实际的档案管理中包含着许多档案信息，信息的采集、管理、归类、储存等工作属于一个系统的工程，应在最短的时间内将其作用充分凸显出来。对档案信息进行系统的管理就是所谓的档案管理，为有需要的群体给予及时的帮助。因此，对信息进行管理的过程中应做到与时俱进，不断提高档案信息管理的效率，为其今后的发展提供保障。

3 当前档案信息化管理中存在的问题

3.1 档案管理缺乏统一标准

保证信息本身的实用性与规范性，是信息化档案管理的重中之重，进行档案管理工作的过程中，为其建立统一的技术管理标准，实现真正意义上的科学配置，保证信息的共享性，信息的通用性与可操作性也会因此而落实。但是从当前的档案管理工作来看，尚未建立统一的管理标准促进档案管理的整合，无论是信息管理系统终端还是信息云平台，在建设方面依旧存在许多问题，导致信息档案管理在信息的收集、整合、分享等环节没有突破。另外，受市场经济的影响，相关工作人员只注重经济的增长而忽略了档案管理工作，各个管理部门没有统一的规范，甚至按照不同的要求展开工作，难以在第一时间对档案信息进行有效处理，有效信息也无法实现共享。正是因为档案管理工作缺乏统一的标准，严重阻碍了档案管理工作前进的步伐。

3.2 档案管理信息缺乏安全性

开展档案管理工作的前提标准就是保證档案信息的安全性，只有信息的安全性得到保障之后，管理的后续工作才能够顺利的进行，长此以往，为档案管理工作的保密措施提出了全新的挑战与更高的要求。我国当前的档案管理保密系统主要是通过数字密码的形式进行保护，这样的保密方式为相关管理人员带来了极大的便利，但也存在一些弊端，这样的密码具有通用性，在识别信息使用者是否是档案管理工作的内部人员方面存在一定缺陷，假如密码被居心叵测的不法分子篡改，必定会对档案信息管理带来巨大影响，并为这项工作带来不可磨灭的损失。因此，对档案管理信息的安全性加强管理，并与现代先进技术相互结合，对重要信息多重加密，防止密码破解这一情况的发生，为档案信息的安全性提供保障。

3.3 档案管理软件不兼容

随着信息时代的发展与科学的进步，为档案管理工作提供了全新的发展空间，并向着信息化方向靠近，以往的纸质档案管理模式逐渐被淘汰，各种各样的档案管理软件得到了发展，使得档案管理部门能够更加全面的处理档案信息。站在软件开发的角度分析问题，可以发现不同软件对于档案处理的标准、使用方法与预期效果都会产生不同，使档案信息更加偏向于信息化。凡事有利就有弊，尽管信息化的档案管理技术能够加速档案管理信息的收集，深入分析其中的重点信息，但是不同软件之间却无法相互兼容，使用者对档案信息的使用效率也会因此大大下降。久而久之，软件开发公司为了自身利益最大化，档案管理软件的不兼容性并没有得到改善，无法对档案管理信息进行综合处理，无形中为档案管理工作今后的发展带来阻碍。

4 信息化档案管理的安全防范对策

4.1 增强信息化档案管理人员素质

在实现档案信息化管理的过程中，为档案管理工作人员的综合素质提出了更高的要求，档案管理人员的工作强度也会因此增强。为了进一步提高信息化档案管理水平，就必须加强对相关工作人员专业素养的培养。首先，档案管理部门可定期对档案管理人员进行计算机技术的培养，提高工作人员的安全防范意识，并树立正确的职业观念，加大培养高素质人才的力度，将这项工作的现实意义充分凸显出来，进而提高我国档案信息化管理的水平。其次，大力培养专业性细腻华档案管理人才，做好上岗前的培训工作，将责任落实到实处，充分发挥出信息化档案管理的作用，合理开发利用档案的内在价值，促进我国档案事业的蓬勃发展。

4.2 建立健全信息化档案管理体系

在建立信息化档案管理体系的过程中，应将信息化档案管理工作的质量充分凸显出来，档案管理人员应加强对信息化档案管理的重视。例如在初中档案管理工作当中，学校领导应明确档案管理收集工作的要求，以原有的档案管理制度作为基础进行完善改进。制定档案收集制度时，不能一味的借鉴其他学生的管理模式，而是根据自身实际情况进行改进。为了保证学校档案收集工作的顺利进行，相关领导与工作人员应增强档案管理意识，营造良好的档案收集工作氛围。最后，学校在发展的郭恒中应根据实际情况借鉴国外先进案例，吸取当中的精华，合理运用到本校的管理工作当中，完善学校的档案收集工作。

4.3 提高信息化档案管理的服务水平

通过多元化的服务手段提高信息化档案管理的服务水平，为信息化档案管理的顺利发展奠定基础。第一，对档案信息进行分类处理，信息使用者可在第一时间内获得最精准的信息，信息的质量也可以得到保障。第二，保證网络资源与数字库信息互通，档案管理部门可根据实际情况开展网络软件，搜集互联网当中的动态信息，及时了解用户需求，为其提供更加便利的服务。第三，同时进行线上线下服务，信息化时代的到来，使人们的生活方式发生巨大变化，线上线下双平台服务模式能够尽可能的满足户用的所有要求。

5 结语

综上所述，档案进行信息化管理，对资金、技术、管理体系等都提出了全新的要求，因信息技术自身的发生不够成熟，信息化档案管理的质量与效率都会受到不同程度的影响，为其今后的发展带来一定阻碍。因此，相关档案管理部门应对档案信息化管理进行不断完善，切实提高信息化档案管理水平，促进我国档案事业的进一步发展。

参考文献

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作者简介

赵玲（1981-），女，汉，上海市，档案员，助档，大专，研究方向：初级中学档案管理工作