高职院校行政管理反馈机制基本要素和运行保障研究

徐晓旭

摘要：高职院校行政管理反馈机制，在高职院校行政管理中发挥着不可或缺的作用。行政管理目标的制定和实现都离不开反馈机制提供的信息，只有高度重视反馈机制，科学分析其基本要素和运行保障机制，才有助于提高高职院校行政管理的效能。本文通过对高职行政管理反馈机制的基本要素建设和运行保障机制进行研究，为高职行政管理者提供有益的参考。

关键词：高职院校;行政管理;反馈机制;基本要素;运行保障

当前，我国已经进入了信息化时代，信息的广度、深度和反馈机制都有了前所未有的变革。高职院校行政管理反馈机制作为一种信息沟通机制，对学校行政管理具有重要的辅助性作用，且作用于高职院校行政管理的全过程。面对新形势，高职院校在行政管理中必须提高信息获取和研判能力，完善以信息为核心的行政管理反馈机制。

一、高职行政管理反馈机制基本要素的建议

要建立高职行政管理反馈机制就要先厘清当今高职行政管理的对象。通常来说，应该包括以下管理对象：人，即学校的教职工和学生;财，即学校的资金和财务;物，即学校的物化资产，包括校舍、设备等。但我认为，高职院校的行政管理对象应该包括与学生相关的事务、与教职工相关的事务、与学校资产（包括无形资产）相关的事务、与学校环境管理和发展改革相关的事务。在理清行政管理对象之后，才能据此分析高职院校行政管理反馈机制的基本要素。

（一）要建设高效的行政管理反馈制度

“人叫人干人不干，制度调动千千万”，高效的行政管理离不开高效的管理制度，制度就是规则，制度就是规矩，制度就是生产力。当前，我国的高等教育日益普及，高职院校的生存空间进一步逼仄，如果没有良好的行政管理制度作支撑，高职院校将难以在日趋激烈的教育竞争中立于不败之地。正如某教育专家说的，高职院校的竞争已经从传统的人力、财力、技术竞争转变为制度竞争。因此，在高职院校行政管理制度完善的过程中，如果能高度重视反馈制度的建设，将反馈制度的理念、思想、原则、奖惩措施等体现在行政管理制度体系中，将会极大地保障反馈制度的贯彻执行。比如，可以制定相关制度原则，要求高职院校管理决策层提高对行政管理反馈的重视程度，加强行政管理反馈信息的获取渠道建设。要求中层管理执行者加强行政管理反馈信息的报送和收集整理，为学校管理层提供及时准确的行政管理反馈信息，以便科学决策。要求教职员工和学生定期反馈对学校行政管理的意见建议，完善对有价值信息反馈者的激励制度。建设高效的行政管理反馈制度可以把握以下几点：一是要加强信息流通，加大校务公开力度，提高行政管理信息的透明度，建立畅通高效的信息沟通机制。二是加强考核奖惩，将行政管理反馈制度的责任进行层层细化，落实到人，对违反信息反馈制度的人要依规进行惩处，对在行政管理反馈工作上有贡献的人要明确奖励措施，形成正确的导向，引导全校全体人员高度重视行政管理反馈工作，督促相关人员牢记职责、担当作为，避免失职渎职。三是在高职院校行政管理的全过程都要建立起相应的信息反馈机制，突出针对性、突出实效性，加强行政管理的过程监督和控制，维护学校全体师生的利益。

（二）要建设高效的信息流通反馈机制

行政管理反馈机制的有效性取决于信息流通反馈机制的效率，高效率的信息流通反馈机制不仅能为管理决策者及时提供高质量的、第一手的信息，便于及时做出决策和反应，还能降低信息传送过程的失真风险和损耗，保证信息的真实性、完整性。此外，高效的信息流通反馈机制还有助于对中层管理者形成倒逼和震慑作用，监督其恪尽职守、廉洁奉公，不折不扣地做好本职岗位的工作，贯彻好高层决策意图，服务好广大师生。具体来说，硬件上要建立全校全体教职工和学生都能登录、共享的行政管理办公信息系统，提高办公自动化水平，减少一般性行政事务的人为干预，日常行政管理、教职工事務、学生事务等信息更多地通过校园行政管理办公信息系统进行发布、公开、公示、判定、办理，为信息流通打造良好的硬件平台。这一平台的信息流通是双向的，不仅学校可以发布信息，广大教职工和学生都可以登录并通过校长信箱、校园论坛、部门监督信箱等发布对学校行政管理的意见建议，这些信息可以及时被相关人员看到，以便根据实际情况进行查证办理。要建立反馈信息限时阅读办理机制，在反馈信息发布后，就开始计时，校方可以根据实际情况在系统上设定统一的阅读办理时限，对超期未阅读并办理的相关人员要进行警告，根据超期范围进行通报批评、考核惩处。

（三）要提高管理人员的信息反馈能力和水平

高职院校管理决策层不仅要高度重视行政管理信息反馈机制的建立健全，还要切实负起主体责任，要求督促全体行政管理人员提高对反馈机制的重视程度，加大行政管理办公系统教育培训力度，选用专业人员组成专业团队负责行政管理信息收集和信息系统的维护，确保学校行政管理人员思想上高度重视、工作上能够胜任。高职院校管理层还应通过对行政管理反馈机制的重视，引导全体行政管理人员树立正确的价值导向，改变过去那种不听反馈盲目决策、执行以及不关心教职工和学生的利益胡乱作为的现象。

二、高职行政管理反馈机制的运行保障

高职院校行政管理反馈机制建立之后，其能否正常运转、高效运行，还离不开保障机制的作用。保障作用发挥的前提是明确哪些因素能够对高职院校行政管理反馈机制起到保障作用，只有将这些因素加

以提炼，并应用到反馈机制之中，才能切实起到保障运行的作用。行政管理反馈机制的建立健全，会对高职院校传统的行政管理系统产生一定的冲击，必然带来相应的变革和挑战，因此，为了避免落后的行政管理体制阻碍反馈机制的正常运行，必须对旧的高职院校行政管理体制进行改革，为反馈机制的运行提供良好的环境。

（一）完善沟通机制

一方面要尽可能地开辟新的沟通渠道，保证上下沟通的及时性、全面性、有效性。另一方面要高度重视双向沟通反馈机制的维护，通

过耐心的、积极的双向沟通不仅能够增进管理双方的相互理解，也能起到积极的沟通反馈效果。

（下转179页）

（上接180页）

（二）创新品评机制

对高职院校来说，行政管理反馈机制的建立也是为了通过服务对象的信息反馈，更好地促进行政管理工作。这种反馈不仅包括意见建议，也包括对行政管理人员和部门的品评。高职院校应创新行政管理品评机制，充分发挥反馈机制的作用，通过邀请广大教职工和学生填写调查问卷、投票、发布文字等，全面、及时、准确地收集他们对学校行政管理人员的评价意见，并将评价结果纳入对相关人员的年度综合考评指标中，以便更好地督促其增强岗位服务能力、重视反馈机制作用。

（三）完善监察机制

高职院校内部的监察部门理应发挥与国家监察机关同样的作用，学校应加强监察部门的力量，支持监察部门利用行政管理反馈机制下的行政管理反馈信息系统搜集线索，鼓励广大教职工和学生参与支持学校监察工作，倒逼学校行政管理规范化、科学化、民主化。

（四）加强校园文化建设

高职院校在实践行政管理的过程中必须从以往的“管理型”转变到“服务型”。高职院校的管理者要在学校有意识地营造良好的校园沟通文化，包括学校主要领导定期下院系与师生面对面沟通，倾听对学校行政管理的意见建议，建立师生诉求限期办结制度，加强对师生诉求的反馈。在院系内部，院系主要负责人定期召开行政管理反馈会议，倾听教职工和学生代表的呼声。

三、结语

总之，高职院校行政管理反馈机制对高职院校管理层科学决策、民主决策、及时应对突发事件等都具有重要作用，应明确反馈机制的基本要素，包括建设高效的行政管理反馈制度、完善信息流通反馈机制，提高管理人员的信息反馈能力和水平。同时，通过完善沟通、品评、监察等机制，加强反馈机制运行保障能力建设。

参考文献：

[1]郑金贵.高职院校行政管理反馈机制基本要素和运行保障研究[J].淮海工学院学报（人文社会科学版），2011，09（7）：132-134.

[2]苏恩涛.高职院校行政管理运行机制改革研究[J].湖北成人教育学院学报，2013，19（6）：97-99.

[3]陈华，金个，曹芬芳.高职院校行政服务质量保障体系运行有效性的探讨[J].科研，2016（4）：201.