提升高职院校档案工作服务能力的思考

王琴

摘要：本文结合高职院校档案管理工作存在的问题，从细化归档范围、指导档案整理、开展档案宣传、打造特色活动、强化档案意识等方面论述了提高高职院校档案工作服务能力的具体途径。

关键词：高职院校;档案工作;服务能力

档案管理工作虽然是高校的一项具有战略意义的基础性工作，但是长期以来受重视程度普遍不高，特别是在高职院校，档案管理工作大多挂靠在学校办公室，由相关人员兼职管理，这种情况无法有效发挥档案工作服务学校教学科研管理的作用，因而更加得不到重视和支持。结合工作实际，本文分析了高职院校档案管理存在的常见问题，并提出了档案工作主动服务学校工作的实施途径。

一、高职院校档案管理常见问题

（一）档案管理制度不健全。由于高职院校档案管理工作多为兼职完成，因而缺乏系统完善的档案管理制度，学校各部门开展档案工作缺乏制度依据，各部门对资料的收集、整理、移交缺乏明确规范的标准作参考，所提交的档案材料格式不一，内容散乱。档案查询借阅制度的缺失则导致档案使用和保管情况混乱，或者不利于提供查阅利用，或者查阅利用者不能及时归还而导致档案材料遗失，给后续的档案管理工作造成隐患。

（二）档案资料收集不完整。一些高职院校档案收集或者没有明确的归档范围，或者完全参考机关文书档案的归档范围，档案工作的开展主要依靠各部门负责人的个人经验，归档材料的上交也多是依据各岗位工作人员的个人判断，造成归档材料不完整不齐全的情况，不仅不能全面反映学校发展的真实情况，而且严重影响档案材料的编研利用和综合服务质量。

（三）档案编研开展不深入。很多高职院校在档案管理方面存在存而不用的现象，对档案的编研仅限于完成教委教育年鉴相关内容要求和学校大事记编撰，较少开展档案文化宣传活动，加上人员数量有限，也很少开展对学校教学、科研、文化建设等方面的特色档案编研工作，由于不能为其他部门提供切实有效的帮助，因而也影响到其他部门对档案工作的重视。

二、档案工作服务学校工作的途径

（一）主动细化归档范围。高职院校的档案工作人员应发挥在档案专业知识领域的特长，在归档范围的制定方面主动为各部门提供服务，结合学校部门工作相关职能，参考相关院校归档范围具体内容，提前拟定各部门归档范围，为各部门负责人提供信息参考，协助各部门在此基础上结合具体业务工作的开展明确归档范围，并明确各部门各岗位应负责的归档内容，使得各岗位的工作人员明确自己应提交的档案材料类型，为后续完整全面收集档案资料打下坚实基础。

（二）具体指导档案整理。档案整理工作琐碎细致，环节繁多，很多高职院校开展此项工作都是通过发文或者口头告知的形式来解决，这样做对于档案工作人员而言固然简便易行，但是对于具体归档人员来讲则难于统一标准，由于个人理解角度的差异，很容易造成档案整理不规范的问题。因此，高职院校档案工作人员要主动到一线岗位为各部门兼职档案员提供个性化指导，特别是科研、资产、基建等部门的档案整理，材料类型多，整理要求不同，如果能结合具体情况为相关人员提供具体的指导，既帮助他们解决了个性化问题，有利地推动了归档工作的落实，又丰富了档案工作人员自身的经验，进一步熟悉了归档内容，为后续开展其他工作提供了便利。

（三）开展档案知识宣传。很多单位和部门对档案工作重视程度不够，主要是因为缺乏专业档案知识，档案意识比较淡薄。档案工作在很多高职院校虽然属于兼职工作，但是档案人员应利用挂靠部门的有利条件，抓住各种机会宣传档案专业知识，不仅是对兼职档案员进行业务培训，更重要的是对学校管理层进行档案专业知识的宣传，利用学校中层干部培训等机会进行档案知识模块的培训教育，通过聘请行业专家开展讲座和邀请高校档案专家进行工作经验分享等形式强化学校管理层对档案工作重要性的认识，切实统一提高归档意识。

（四）打造特色档案活动。高职院校的档案管理也应重视“管”“用”结合，努力开展富有职业院校特色的档案宣传活动，发挥档案的文化教育职能，提高档案利用附加值。高职院校档案工作人员可结合学生入学教育、学生职业素养提升等方面开展学校校史档案编研工作，帮助学生全面理解学校发展历程及改革创新成果;可以结合职业技能大赛活动编辑学校历届职业大赛参与情况档案资料，展示学校在职业教育方面的特色和成绩;可以根据建设校外实习实践基地的情况编辑校企合作特色档案，展示学校在社会合作、社会服务方面的实践与成效等。

（五）加强学生档案意识教育。学生档案管理是高职院校档案管理的重要内容之一，由于缺乏档案意识，很多学生在毕业离校时对档案工作一无所知，若干年后需要时又不知如何查找，甚至出现学生自己取走档案随意拆封乃至遗失档案等现象，对学生个人成长发展造成不良影响。为此，高职院校档案工作人员更应主动作为，结合新生入学和学生毕业活动进行档案知识和档案管理宣传，帮助学生树立正确档案意识，同时也提高学校档案工作的服务水平。

（六）发挥档案规范管理作用。高职院校档案工作人员应该充分意识到，档案工作不仅是一项需要学校各部门支持和配合的工作，更可以帮助各部门提高管理规范程度，为部门工作完成情况提供有效测评参考。通过部门对各岗位归档工作的规范化系统性落实，可以进一步明确岗位工作内容和要求，有效地促进员工提高责任意识，增强工作的规范化。同时，归档材料的齐全度、及时性、完整度也为岗位考核提供了客观依据，提高了工作考核的针对性和合理性。另外，即使部门人员转岗，档案资料的移交和存档也为接任者提供了具体的工作参考，避免因为人员离岗等情况造成部门工作脱节的问题。

（七）开展特色档案编研工作。档案编研是档案信息服务水平的具体体现，高职院校档案工作人员可以结合学校年度大事记的编撰工作开展学校年鉴编撰工作，将学校年度重要工作、重要文件制度、重要会议活动、教学科研社会服务重要成果及教职工基本信息等整体汇总，为学校各部门全面掌握学校动态发展提供信息服务支持。很多档案工作实力雄厚的本科院校在档案编研方面也有很多创新案例，为我们结合学校特点挖掘档案信息做出了示范，提供了有益的借鉴。

三、提高档案工作服务学校工作的能力

（一）加强专业知识学习，提高专业素养。高职院校档案工作要想提高受重视程度，就要发挥出服务学校发展的实际作用，而要做到这一点，首先需要档案工作人员具有扎实的专业基础知识，不仅能够全面掌握档案学、档案管理的基础知识，而且要了解档案管理的发展动态和前沿趋势，结合学校实际借鉴有益的经验和做法，提高学校档案管理工作的有效性，提高档案服务工作实效;其次要不断提高档案管理大局意识，全面掌握学校重要工作和各部门重要活动，不仅学习档案知识，而且学习了解其他部门工作内容，熟悉各个岗位工作重点，不断积累工作经验，进而对其他部门开展档案工作提供具体有效的指导，引导和推动学校档案工作扎实落实。

（二）培养主动服务意识，提高服务水平。提高高职院校档案工作有效性的关键是切实提高主动作为的意识，档案管理不能被动等待其他部门的配合，要把握工作的主动权。首先要主动分析学校年度重点任务与档案收集直接的关系，与各部门逐一联系归档工作，明确归档具体工作职责、工作要求和归档时间等信息，协助各部门推进归档任务的落实。其次是服务各类档案利用人员，根据档案利用人员的需求，主动提供解决问题的思路和途径，特别是对于那些无法提供准确查档信息的人员，要结合以往工作经验多方尝试解决办法，为查档人员提供满意的服务，通過为各部门提供查档服务树立档案人积极主动、热情周到的职场形象，建立部门间相互支持协作的合作关系，并不断分析总结档案利用规律，为优化归档管理和深化档案编研提供参考。再次是服务学校创新发展，把档案管理与利用作为学校文化建设的阵地和展示学校文化的窗口，为学校教学科研工作创新发展提供信息服务，打造展示平台。

参考文献：

[1]曹虹，黄婧.高校强化档案收集工作的思考[J].城建档案，2018 （6）：95-96.

[2]陈德华.机关档案管理中的几个问题及对策[J].档案天地，2017 （12）：46-47.