大数据时代背景下的档案管理的研究

孟令怡

摘要：在大数据的时代背景下，各行各业信息数量不断增加，给各个行业带来了一定的冲击，使其管理方式在这种形势下发生了变革。档案管理工作在各个行业的发展中都有着非常重要的作用，海量的信息数据给档案管理工作带来了一定的挑战，在这种情况下如何做好档案管理工作是各个单位需要研究的问题。相关单位需要了解大数据时代背景下档案管理工作中存在的问题，采取针对性的措施进行处理，提高档案管理工作的质量和效率。

关键词：大数据时代；档案管理；挑战；对策

一、大数据时代给现有档案管理工作带来的挑战

大数据时代的到来，档案管理要面对的是爆炸性的各类信息，这给传统的档案管理带来了一系列的挑战，主要表现在以下几个方面：

1、大数据时代转变了以往档案管理理念，以往在进行档案管理工作的过程中，会将不同种类的档案信息资料进行分类整理，并进行细致的划分工作，这是以往的档案管理理念。而在大数时代背景下，各种类型的信息资料都是交织在一起的，需要在海量的信息中对所需的资料信息进行挑选，这需要管理工作者要有极高的专业水平，可以在交织的信息中进行信息的发现和分辨，这与以往的档案管理理念是不一样的。

2、大数据时代给传统档案管理工作本身带来了巨大挑战。大数据时代背景下各类档案的基本形态已经从过去的那种以纸质档案和电子档案为主过渡到档案的大数据时代，可以说，档案信息量已经取得了爆发式的增长，在这种情况下，现有的档案数字化管理手段已经远远不能很好地满足大数据时代背景下档案信息管理工作了，大数据时代背景下档案管理工作的重点并非是要掌握和存贮这么庞大的档案信息，而是要对这些档案信息进行专业化处理以挖掘出其中蕴含的巨大价值，因此，在大数据环境下如何更好地实现档案管理工作的科学性和效率，是每一个档案管理者应该思考的问题。

3、大数据时代给档案管理人员的工作提出了更高的要求。大数据时代的档案管理进一步向着更高的专业化、多元化、开放化发展，同时大数据与云计算的关系十分密切，例如，大数据要求采用分布式架构进行相关信息的处理工作等，这些都给档案管理人员的管理理念、专业技能等提出了较以往更高的要求，可以说，在大数据时代背景下，档案管理从档案的收集、管理和利用这些环节都大大不同于以往，这些都使得现代档案管理工作人员面临着更高的挑战。

二、大数据时代给现代档案管理工作带来的机遇

1、大数据时代给现代档案存贮工作带来了福音。在现代社会中，各个政府机关乃至于企事业单位的档案部门往往要面临巨大的档案管理工作，当前不少档案部门已经建立了自己的档案数据库以应对快速增长的档案数据的现实，然而随着时间的推移，档案数据库存贮容量的有限性的弊端就逐渐凸显出来了，由于新的档案信息需要不断被加入到档案数据库中去，那么原有的较为古老的档案信息和档案数据就必须被销毁，造成大量的珍贵的档案数据被清理，不能不说是档案管理工作的一大损失。而大数据时代的到来带来了大数据技术的快速发展，其可以完美地解决现代档案管理中各种档案数据的存贮和备份工作，从而保证档案数据的完整性。

2、大数据时代对档案信息的收集、整理、存贮和應用带来了便利，使人们可以快速查阅所需的档案资料。以往的档案主要是以纸质档案和电子文档为主，这两种档案在应用的过程中处于被动查阅的状态，对于对这类档案进行查阅，需要消耗大量的时间和精力，实际效率比较低，人们也不愿意在这类档案中进浪费时间，这就限制了档案信息价值的发挥。而大数据技术在应用的过程中可以对各种信息进行分析、整理和储存，并且与计算机技术相连，人们可以利用计算机在大量的信息数据中快速获得自己所需的档案资料，而且还可以在这些信息的基础上进行延伸，有效提高了档案信息的应用价值。

三、大数据时代背景下进一步优化和提高档案管理工作的对策

1、档案管理工作人员对档案管理工作的质量和效率有着直接的影响。在大数据时代背景下，党档案管理工作对工作人员的要求也越来越严格，不光要具备专业知识、较高的工作素养，还需要对现代化的技术进行掌握。相关单位需要对档案管理人员的结构进行优化，提高管理人员的综合素养，才能保证档案管理工作的质量。所以，要对档案管理工作人员进行培训工作，转变其传统的档案管理理念，掌握先进的技能，使其可以在这种背景条件下完成档案管理的相关工作。其中，转变档案管理人员的工作思想是非常重要的，还要结合工作的实际需求引进新型的管理人才，以此提升档案管理队伍整体的工作水平。

2、积极和有关大数据公司或机构进行合作，积极将大数据相关技术完美引入档案管理工作中。要想在大数据时代背景下进一步优化和提高档案管理工作，就必须将大数据有挂技术和档案管理的实际工作紧密结合起来，因此必须解放思想，打破行业限制，积极寻求和有关大数据公司或者机构进行合作开发，开发出真正适合档案管理工作的大数据技术和工具，大数据无法使用单台计算机进行操作和处理，必须采用分布式架构技术等，其也必然和云计算的有关分布式处理、云存储以及虚拟技术等密不可分，因此档案管理必须要积极寻求多方合作，积极将大数据的有关技术引入档案管理的实际工作中去。

3、加强大数据背景下档案管理的准入和监管制度建设。大数据时代虽然给档案管理日常工作带来了极大的机遇，但是其挑战同样明显，由于大数据时代下各类档案信息更为开放和多样，因此各种档案信息和数据的安全性风险同样也在增大，因此有必要加强大数据时代背景下有关档案信息的准入制度和档案管理的日常监管制度建设，进一步提高大数据时代背景下档案管理的准入制度，加大对各类档案信息和数据的保护，有效降低各类档案信息和数据的泄露、丢失的风险，以更好地保护档案信息和数据的安全；政府有关部门也应该加大对档案管理工作的投入和重视程度，以更好地提高大数据下档案管理的现代化水平。

结语：

大数据时代的到来给当代档案管理工作既带来了机遇，同时也带来了一定的挑战，因此，档案行业必须要直面这一有利机遇，努力在大数据时代下更好地做好档案管理工作，同时另一方面面对大数据时代给档案管理工作所带来的挑战，也要积极采取有效措施将其不良影响降低到最小，从而真正在大数据时代背景下发挥档案管理的重要价值。

参考文献：

[1]李宁.基于大数据时代背景下的档案管理研究[J].现代国企研究，2017（10）.

[2]侯丽娟.基于大数据时代背景下的档案管理工作分析[J].人才资源开发，2016（20）：136-136.