试论如何创新和完善企业的档案管理工作

马丽新

摘要：档案是企业发展历程的体现，其可以为企业的领导者提供参考依据，确保领导人员可以做出正确的决策。在目前激烈的市场竞争中，企业想要站稳脚跟就需要对自身的管理水平进行优化，提高企业的竞争力。档案管理工作对企业的发展有着非常重要的影响，企业领导者需要认识到档案管理工作的重要性，对档案管理工作进行创新和完善，这样才能促进企业的发展。

关键词：企业档案管理工作；创新；完善

一、企业档案管理工作的重要意义

从狭义上来说，档案管理工作是指以档案室、档案馆为中心开展的一系列工作，通过运用科学管理原则和方法来完成企业档案的保存、调阅和使用，为企业提供相关服务。

档案记录着企业生产运营的所有相关资料，是企业发展过程的重要体现，通过对档案的管理，企业可以对历史生产运营的情况进行回顾分析，发现其中存在的问题并总结经验，为发展战略制定提供依据，对企业长远发展起着重要作用。

此外，专利档案也是企业档案的重要组成部分，是企业创新研发的重要数据支持，可以有效保护企业的知识产权，维护企业的经济效益，并未企业品牌的建立提供有力保障。

随着市场竞争的日益激烈，企业档案管理工作越来越重要，尤其是在我国加入世贸组织之后，市场竞争范围更为广泛，对企业生存带来更大压力。在近些年来，反补贴、反倾销等事件时有发生，给企业造成了巨大经济损失，要想成功应对，必须借助完整的档案资料，提供准确、全面的资料，才能有效提高企业整体竞争能力，在国际贸易中站稳脚跟，维持企业的健康发展。

二、企业档案管理工作的完善措施

1、重视档案管理工作

在当前的发展形势下，企业中的领导人员需要对档案管理工作有一个正确的认知，了解相关工作对企业发展的重要性，加强对档案管理工作的重视程度，将档案管理工作纳入日常管理工作中。企业领导人員还需要安排专门的人员进行档案管理工作，改善以往档案管理工作在企业中地位。另外，还需要对档案管理工作人员进行培训，提高相关人员的责任意识。企业领导人员还可以建立奖惩机制，对档案管理工作中表现优秀的员工给予一定的物质奖励或者资金奖励，而对一些工作完成比较差的员工，要进行一定的惩罚，这样可以提高档案管理工作人员工作的积极性，保证档案管理工作的质量。

2、改进档案管理方式

当前时代发展的脚步非常迅速，以往采用的档案管理工作方法已经不能满足社会的发展需求，要将现代化的技术、设备和理念应用到档案管理工作中，实现档案管理工作的信息化建设。利用现代化信息技术可以建立一个档案资料管理平台，在这个平台上可以快速进行档案资料的收集整理，企业中的各个部门都可以在该平台上查阅档案信息，实现信息资源的共享。改善档案的管理方式，可以提高档案管理工作水平，促进企业内部各项工作的开展。

3、加大档案管理投入

想要完善企业档案工作，就要加强对基础设施的建设，加强对档案管理工作的投入，确保资金充足。另外，还要完善档案管理工作所需的设备，根据档案管理工作的需要建立数据库。也可以利用信息技术进行档案管理工作的软件开发，使档案管理工作更好的开展。

4、完善档案管理制度

良好的档案管理制度对档案管理工作有着十分重要的意义，在完善档案管理制度中，需要先对档案管理机构和人员的设置进行明确规定，确保企业各部门间的良好沟通和协调。其次，制定相应的责任机制，明确各部门的责任，为档案管理提供有效依据，实现档案管理各个环节之间的流畅，保证企业档案工作的良好开展。

5、培训档案管理人员

档案管理人员对档案管理工作的质量和效率都有着直接影响。所以，企业需要保证档案管理工作人员的技术水平和专业能力。在进行人才招聘的过程中，不光要重视人才的技术能力，还要注重道德素养，选择综合能力较高的管理人员。另外，在上岗之前还要进行档案管理的培训工作，让管理人员熟悉工作内容，保证工作质量。

三、企业档案管理工作的创新途径

1、重视档案管理的利用

企业档案管理工作并不只是简单的档案建设、归纳，还包括档案的利用，针对企业对档案利用效率低的情况，企业应当重视档案资源的重要价值，提高档案资源利用效率，发挥档案的经济价值与借鉴作用。

首先，加强档案管理人员方面的培训，使其重视档案管理工作，并设置相应的奖励基金，激发档案管理人员工作积极性，在档案收入、归纳等过程中，从档案信息中发现相应问题或提出有关建议，并做好与其他部门的配合，更好地服务企业发展需求，实现档案资源价值的充分发挥。

其次，建立企业档案资源内部公共网站，将企业的历史动态、发展经历等资料发布在内网上，方便企业人员查询与使用，实现档案资源的内部共享，为企业员工自身发展、对企业认同感提升以及提出企业发展的积极建议等创造良好条件，集思广益，促进企业健康长久发展。

2、重视档案管理的安全

安全是档案管理工作的一个重要要求，在当前档案管理当中，对档案安全的认识并不充分，许多有价值的档案资料管理并不够严谨，资料外泄等情况时有发生，却得不到企业的相关重视，导致企业发展规划、项目计划等泄露，降低企业的市场竞争力，对企业发展造成严重不良影响。

在档案管理的安全工作中，首先要做好相应的安全防备措施，根据国家档案管理的相关要求，对火灾、潮湿、盗窃、虫鼠以及有害气体等指定相应的防护措施，合理进行管理室布置，配置相应的安全防护装置，比如烟感器、温湿度测试器等，预防相应灾害，保证档案安全。

其次，要提高管理人员安全意识。人为因素是档案资料安全的重要影响因素，在企业档案管理工作中，需加强对档案管理人员培训，树立其良好的安全意识，不仅要从日常管理中做好相应的防护措施，还要充分认识到企业档案的价值，尽量避免档案的丢失。同时，还要对档案管理的具体流程进行规定，保证档案在各个环节按照有关的规定来进行管理，避免档案处理不当造成流失，对档案资料价值起到有效保护。

最后，还要对管理人员权限进行设定，重要程度不同的资料要分别由不同权限的人员管理，进一步预防档案资料的泄露，保护档案资料价值。

综上所述，在现代企业当中，档案管理工作的重要性越来越加显著，做好档案管理工作，对企业的长远、健康发展有着重要意义。在当前企业档案管理工作中，还存在诸多不足，针对这些问题，采取有效措施来进行完善，并做好档案管理安全与档案资料价值发挥方面的创新，是企业应当重视的内容。

参考文献：

[1]周国新.试论文书档案管理工作的相关创新[J].东方企业文化，2014（3）.

[2]张平.试论现代档案管理工作创新的意义及途径[J].中国管理信息化，2014（14）：117-117.