海外核电项目文档管控机制的构建

王小军 郑丝琳

摘要：文件管理在核电项目管理中发挥着重要作用，直接影响现场工程建设。K2/K3项目采用华龙一号技术，作为海外首堆，参与单位众多，接口繁杂、文件量巨大，文件升版频繁，导致文档管控难度增加。本文结合K-2/K-3项目文件管理实践，分别从程序建立、信函管理、技术文件管理、交工资料及档案管理方面，阐述了核电项目文档管控机制的构建。

关键词：核电；文函管理；技术文件管理；交工资料；档案

Construction of document control mechanism for overseas nuclear power project

WangXiaojun

Abstract：Document management plays an important role in the management of nuclear power project，which directly affects the construction of site engineering. The K2/K3 project adopts Hualong I technology as the first overseas stack. It has many participating units，and its interface is complex，huge amount of files and frequent documents. Combining with the practice of K-2/K-3 project file management，respectively from the program establishment，management，file management，mail delivery information and archives management，this paper expounds the construction of nuclear power project document management system.

Keyword：nuclear power；letter management；engineer document management；handover management；archives

中原公司卡拉奇核電工程是华龙一号海外首堆，是中国海外核电建设的名片。文档管控水平高低是项目管理水平的重要体现之一。K-2/K-3项目部吸收国内文档管理先进经验，结合自身项目特点，探索出了一套适合自身发展的文档管控机制。

1、项目管理程序的建立

建立文档管理体系，对于促进项目管理和文档管理全面进步，提升文档管理水平，提高档案质量和档次，增强项目竞争力具有极其重要的作用。鉴于此，本项目分别从文函、技术文件、交工资料与档案方面进行了程序编制，形成了一套完整的核电文档体系。

1.1文函体系建立

针对项目通信建安单位采用四段码与设计、采购单位采用三段码并存的局面，在充分分析各规则的优缺点基础上，并预测项目文件量，最终统一执行标准，发布《K-2/K-3项目管理通信一般规则》，该程序约定了信函的基本格式及编号规则，明确了信函模板、审核要求、互信通信渠道等。发布《K-2/K-3项目会议纪要格式及编写规则》，明确了纪要编制格式、编号及审批生效规则。

1.2技术文件体系建立

技术文件在整个核电项目建设过程中，是不可或缺的组成部分。它是核电建设的主要依据之一。为提高技术文件版本控制、传递效率及质量，编制并发布了《工程文件编码规则》、《文件编制者代码规则》、《文件质量、递交要求及信息文档部与分包单位文件接口管理程序》、《K-2/K-3项目文件收发管理程序》。以上管理程序对各方技术文件的编制、升版、提交、审核、接收、分发、归档提出了全流程、详尽、具体、可操作的要求。

1.3交工资料及档案体系建立

项目交工资料及档案是项目整个过程的真实记录，为核电项目后续大修及电站运行提供保障。发布《K-2/K-3项目建安交工资料管理程序》、《K-2/K-3项目调试交工资料管理程序》、《K-2/K-3项目声像资料管理程序》、《K-2/K-3项目文件资料库房管理程序》、《电子文件管理程序》。以上管理程序对项目的归档范围进行了分解，并对各方归档范围及组卷方法提出了详细要求，确保交工资料资料完整、准确、系统、安全。

2、文函及时性及可追溯性的落实

K-2/K-3项目部与业主及各协作单位之间信息交流的主要形式是以通信来实现的，工程信函承担着沟通渠道与纽带作用。相比于其他类型的文件，信函数量最多，应用最广，而且在项目合同管理中占有非常重要的地位。信函管理工作贯穿于整个工程项目实施过程中。

鉴于信函的重要作用，及其处理的时效性、追溯性要求，K2/K3项目部对于工程信函管理进行了更加深入挖掘。

2.1收发及时性落实

因文函的时效性特性，收发文所针对的问题、事项，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，文函的实用价值可能随之降低甚至丧失。

对文函管理系统进行前期规划，参照《核电电子文件元数据》、《核电文档管理系统功能要求》以及《核电文件档案管理要求》中对文档管理系统的说明，K-2/K-3项目部吸收同行业文档管理的经验，结合自身管理精细度要求，利用信息化手段，在系统中随时监控函件从起草、校对、审查、批准、发送、归档等过程设定提醒、报警时间间隔，及时触发提醒，以督促收发及时性。

2.2收发可追溯性落实

项目各方在信函模板中 增加“参考信函”、“回复要求”、“回复时间”三个函件必备属性，参考信函，即与本函件相关的文函，多数情况为对方函件；“回复要求”需明确标明是或否，以便于信息系统后续自动跟踪；“回复时间”，即对需回复函件，给出一个合理答复时间。此时间将对各方函件追溯及回应至关重要。文函可追溯性是项目精细化管理的直观体现，结合信息系统的实施，对按期回复、延期回复、延期未回复进行统计，实现了函件的闭环管理，在提升项目部对各参建方的管控能力的同时，增强了项目部对各参建方的服务意识，为部门考核提供参考依据。

3、技术文件的受控管理

3.1技术文件基础数据管理

K-2/K-3项目前期提交文件，因当时工程文件编码规则尚未正式发布，导致设计院其及分包院执行各自内部编码规则，无法适应项目管理需求，故依照工程文件编码的规则，对前期文件进行梳理：无编码文件，补充文件编码；编码错误文件，使用变更通知单作废原文件，重新提交正确编码文件；版次不连续文件，提交补齐缺失版次；文件清单重复、清单与实物不符，进行逐条清理，整改问题数据1000余条，并且将原有文件清单条目纵向叠加方式，改变为根据文件编号，按版次逐条横向完善方式，不仅使文件提交数量一目了然，对于文件最新状态更加明确，对文件受控管理起到积极促进作用。

3.2技术文件流程化梳理

对北京及海外现场不以办公署地为工作职责划分方式，而是依据与外单位接口处理、文件处理流程作为岗位设置与职责划分的依据，使文档流转平顺化，人员劳动量平均化，文档处理时效化，实现国内、国外统一管理。使文件接收、文件检查、分发指令获取、指令下达、文件打包、文件分发、文档上架定位，环环相扣，协同作业，变海内外时差不利因素为有利因素，前端与后端紧密衔接，相当于将全天工作时间延长三小时。

对于由最开始由文件接收、分发、运输、最终分发至参建方手中，平均需25天，对于流程优化后，将电子文件与纸质文件非同步分发，在文档人员不变，文件量急剧增加的条件下，参建方只需3天便可拿到电子版文件进行施工准备，平均15天后可获得实体纸质文件进行施工。流程优化后的技术文件传递时效有了明显提升。

4、交工资料及档案的前端控制

4.1标准及管理程序宣贯

项目执行的标准不可能是单一的，单一的标准很难发挥其应有的作用，只有形成囊括国家、行业、企业、项目标准（技术、管理、工作标准）的标准体系，才能发挥标准的综合作用。标准作为一种群体化应用的工具，要使其在项目管理范围内发挥最大作用，就首先要从提高群体的标准化意识上下功夫，采取宣讲培训、实际操作、互相交流等多种方式对各项目参建方进行标准知识和管理文件的多渠道、多形式宣贯培训。

K-2/K-3项目部根据实际要求，对档案专业人员及文件形成工程师进行国标、行标、管理程序的多方位培训，主要包括《IAEA文件控制和记录》、《核电厂质量保证记录制度》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》、《K-2/K-3项目建安交工资料管理程序》等标准。通过一系列的培训，不断提高文档业务相关人员的档案业务水平，使管理者、操作者熟知应执行标准的内容，建立详细的宣贯记录，切实把宣贯落到实处。

4.2督促参建方文档体系建立

核电文档管理工作应遵循统一领导、分级管理的原则。在项目总包单位的统一领导下，各参建方在充分贯彻国家及行业文档标准基础上，结合总包单位上游管理程序对文档的整体管理要求，完善自身文件编制、收发、归档保存等文档相关体系建设。对核电文档管理流程中本单位负责部分实施有效控制和管理，维护核电文档的真实性、可靠性、完整性和可用性的質量要求。

K-2/K-3项目各参建方共编制文档相关程序150余份，并不断升版完善中，逐步建立起一套项目文档一体化体系，保证最终交工资料及档案的归档质量。

4.3加强对参建方的检查

文档检查主要采用质保监查与专项检查相结合方式，当参建方文档管理水平偏低时，将加大文档专项检查的频次，以促使其提高文档管理水平，从而提高交工资料及档案质量。

随着培训不断深入，质量观念不断提高，2015-2018年检查出现不符合项频次逐步减少。但因为各参建方管理水平参差不齐，对文件管理和记录控制的认识存在偏差，对管理控制过程执行不够严谨，出现的问题主要表现为对文件的分发和版本控制方面；而文件的编制，主要是未按要求编制相关文件或已编文件未按规定进行编、审、批等，导致文件有效性存疑；记录控制方面，绝大多数反应在关于记录的存放环境和管理方面，国外温湿度与国内保存环境更为苛刻，不能延用国内标准。

4.4文档管理纳入考核体系

以往项目工程实施过程中文档的考核项目较为分散，且不够全面、系统，为促进本项目各参建方文档管理水平，保证交工资料的完整、准确、系统、安全，在客观、可量化、适用的基本原则下，建立了适合本项目的文档考核体系。根据项目不同阶段，文档工作关注重点不同，可对各项目标准分数分阶段进行调整，以达到文档管控的目的。示例如下：

5.结语

文档管理是核电厂质量保证的重要组成部分，也是与核电实体验收同等重要的软指标。在项目初期建立起文档管控体系，标准的、适宜的文档管控体系是项目有序开展的保障；高效、明确的文档处理流程是文档及时处理的前提；真实、可靠、完整的文件是工程实施的保证，将为整个项目建设起到事半功倍的效果。通过文档管控在K2/K3项目的实践，规范了文档工作，保证了文件质保要求，提高了员工工作效率，方便了文件查询借阅，对后续项目将起到一定借鉴作用。

★作者简介：

王小军，38，高级工程师，本科双学位，中核集团中国中原对外工程有限公司，研究方向为信息及档案管理。