关于低保档案管理的几点认识

王丰威

摘要：低保工作部门在低保工作过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录即是低保档案，是低保工作的基础和重要组成部分，是国家档案的重要组成部分。笔者在此就低保档案管理工作谈点自己的见解。

关键词：低保档案；管理；范围；特点

社会保障体系建设是构建社会主义和谐社会的一项重要内容，健全的民生救助体系是市场经济发展的推进器，也是社会稳定和谐的安全网和减震器。低保工作部门在低保工作过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录即是低保档案，是低保工作的基础和重要组成部分，是国家档案的重要组成部分。笔者在此就低保档案管理工作谈点自己的见解。

一、把握低保档案的收集范围

凡在低保审批过程中形成的反映享受低保的居民生活状况的各类表格、照片、证件复印件、文字材料、资金发放形成的文字材料、低保统计过程中形成的反映本单位低保工作状况的各种材料等都属于归档范围。主要分为低保文书档案、低保专业档案、低保会计档案、低保音像电子档案四大类。第一，低保文书档案。包括低保工作方面的政策、法律、法規和部门规章等规范性文件；低保工作各类会议的文件材料；低保工作总结、经验交流、调查研究方面有价值的文件材料。第二，低保专业档案。包括低保人员个人档案资料，如申请书、申请表、审批表、入户调查表、照片、家庭成员身体情况及收入情况的各类证明材料、房产证明、学校证明、增减低保金情况审批表、丧失劳动能力鉴定、其他相关证件的复印件、大病医疗救助申请审批表等；评议（评审）小组评议（评审）记录、低保及大病救助张榜公示情况记录、低保人员参加公益性劳动情况记录、各类统计表、月报表、每月审批花名册、有关低保工作的文件、总结材料、请示、批复等。第三，低保会计档案。包括各项关于低保工作资金的划拨凭证、发放领取名册、账目和决算等会计核算材料。。第四，低保音像电子档案。包括月发放低保金银行备案盘、低保工作形成的录音、录像、照片等文件材料

二、明确低保档案工作的特点

一是广泛性。由于低保制度是对城乡居民中，凡共同生活的家庭成员人均收入低于城乡低保标准的，均可以申请享受城乡低保待遇，对贫困居民予以差额补助的社会救助制度，由此使因种种原因导致生活失去保障的群众的范围非常庞杂，从而也使低保救助档案涉及的人员十分广泛。二是动态性。由于低保工作在管理方式上要求对因家庭经济情况发生变化，低保对象的构成不断变化；或在当地经济水平发展，调整低保标准，进行提标扩面的情况下，及时调整涉及到的低保户的低保金，由此，使这项工作具有了较强的动态性，进而使产生的相关文件材料档案也具有了动态性的特点。三是人本性。个体的人是低保救助档案的最基本的形成单位，低保救助档案是以个人/户为基本对象来办理的。在实施低保救助后，每个人、每个家庭都会形成相应的档案，低保救助档案是个人和家庭享受低保救助的原始凭证，也是维护个人权益的重要证据。四是规范性。低保救助档案是在一个地区内按国家的有关规范来办理的。具有相当的一致性，有统一的操作规范，按照相应的规范填报表册、进行归档。比较真实地记录了低保政策落实情况，反映了低保待遇家庭经济状况、享受地低保救助情况，它作为低保工作的产物和低保工作持续发展基础，在实践中日益显现出其重要的作用。

低保档案主要供低保工作管理机关、监察、公安、审计、法院和检察院等有关单位和上级机关为开展相关工作而使用；也对低保对象查阅个人享受低保救助相关情况使用。

在低保档案管理中，主要应坚持一下几个方面的原则：

第一，坚持多层次管理原则。一般情况下，低保的申请审批实行分层负责制，首先由村（居）委会民生部门接受当事人提出的申请并提出初审意见，然后报乡镇、街道社会救助工作站审核，提出复审意见，最后报区县级民政局做出审批决定。这样的工作层次也决定了低保档案的多层面性，涉及到村（居）委会、乡镇（街道）、区县级民政部门三个层面。

第二，坚持分级分类管理原则。分级就是指低保档案由区县级民政部门、乡镇、街道、村（居）委会三级进行管理。区县（市）一级应归档的文件材料为：低保人员个人档案中的申请表、审批表、入户调查表及增减审批表、大病医疗救助申请审批表为个人档案归档留存要件。低保工作中的月发放低保金备案盘、反映低保工作的各类统计数据、月报表、月审批花名册、低保审批情况反馈表、群众举报、来访登记册，定期检查、临时抽查登记册，有关低保工作的文件、总结材料、请示、批复、低保金收支帐目及凭证等为归档档案留存要件；街道、乡镇应归档的文件材料为：低保人员个人档案资料（申请书、申请表、审批表、入户调查表、照片、家庭成员身体情况及收入情况的各类证明材料、房产证明、学校证明、丧失劳动能力鉴定、婚姻证明、残疾证明、判决书、裁决书、其它相关证件的复印件、增减低保金情况审批表）、大病医疗救助申请审批表等个人档案的全部资料为个人档案归档留存要件。低保工作中的月发放低保金备案盘、反映低保工作的各类统计数据、月报表、月审批花名册、评审情况记录、低保审批情况反馈表、低保人员就业情况登记表、卡、有关低保工作的文件、总结材料、请示、批复等为归档留存要件；各村（居）委会一级低保档案的归档要求：低保人员花名册、低保家庭享受低保变动情况记录、低保评议记录、低保及大病救助张榜公示情况记录、低保人员参加公益性劳动情况记录等为低保档案归档要件。

低保档案通常分为审批管理类和日常工作类。审批管理类包括民政部门批准享受最低生活保障的审批表，入户调查表，各级民政部门的评审意见，低保申请书，户口簿或身份证复印件，家庭收入证明、疾病证明以及其他应当归档的材料。日常工作类包括低保金停发、增发、减发审批表和审核材料，低保户参加公益活动记录，低保名册，入户调查材料，低保分类统计表，资金统计表等材料；低保资金的预算和决算、划拨凭证、发放领取名册等材料；低保信息系统、统计系统所形成的数据等。

第三，坚持“动态管理”原则。按照《哈尔滨市城市居民最低生活保障办法》规定，低保对象分为四类，即：A类家庭为家庭成员无生活来源、无劳动能力又无法定赡养人、抚养人或者扶养人的家庭，按照城市低保标准全额享受；B类家庭为无劳动力（因护理家庭中的卧床病人而长期无法就业的有劳动能力人员视为无劳动力）且无收入的家庭，按照城市低保标准全额享受；C类家庭为无劳动力，且收入仅有遗属补助费、赡養费、抚养费或者扶养费的家庭，按照城市低保标准差额享受；D类家庭为无劳动力，且收入有除遗属补助费、赡养费、抚养费或者扶养费以外其他收入的家庭，按照城市低保标准差额享受；E类家庭为有劳动力的家庭，按照城市低保标准差额享受。

相应的低保档案也要按照上述四类分别建档、管理，在定期核查中，由于前四类家庭的经济状况很少有变化，入户核查、增减变动的情况少，档案材料的增减变动也很少。主要是对有劳动力的家庭，需将每次核查变动情况的材料及时归档，纳入日常管理中。

第四，坚持“一户一档”管理原则。因为低保待遇申请审批是以家庭为单位提出申请、核算收入，低保档案即以户为单位进行整理和管理，将申请书、申请表、审批表、入户调查表、照片、家庭成员身体情况及收入情况的各类证明材料、房产证明、学校证明、增减低保金情况审批表、丧失劳动能力鉴定、其它相关证件的复印件、大病医疗救助申请审批表等按规范归档。

而且，随着民生救助工作的发展，网络化管理、人性化管理、规范化管理逐渐取代了陈旧的管理模式，低保救助档案工作也必将与时俱进，改革进取，即在实现电子化管理的基础上推进信息共享。低保对象信息资料实现电子化管理。救助申报成功的家庭，在社区、街道、区县三级救助信息系统中均有全面、完整的电子档案材料，所有信息均有据可循，做到每户低保对象档案的文本信息与电子信息一致，大大提高档案管理科学化、规范化水平。并且，随着网络技术的发展，开发社区服务工作信息系统已经迫在眉睫，利用计算机网络，实现更大范围的信息资源共享，形成社区（村）、街道（乡镇）、民政、人社等部门的信息共享，从低保金动态调整、增减、停发到各类社会救助，如医疗救助、教育费用减免、低收入困难家庭救助、高龄津贴发放等都能从最基层的单位开始了解掌握。因此，各地民生救助部门要重视民生救助档案的信息化建设，加大投入力度，努力建设民生救助档案信息网络。