大数据背景下的档案管理模式变化探析

姜珊

摘 要：如今，大数据时代已经悄然来临，其在改变人们传统生活方式的同时也极大地影响了档案管理工作。大数据时代档案管理工作对档案管理人员提出了新的要求。在大数据时背景下进行档案管理工作模式研究，一方面可以很好地保护信息资源，另一方面还能对档案事业的健康发展有着十分积极的意义。

关键词：大数据时代；档案管理；数据资源；档案

大数据时代的发展对档案管理提出了新的要求，在档案管理工作中，必须要积极地突破传统管理模式的束缚，只有这样，才能更好地满足时代发展对档案管理工作的要求。此外，档案信息本身就是一种非常重要的资源，也具有非常高的价值，因此必须做好档案信息的管理工作。

1大数据时代下档案管理模式的变化

1.1档案管理理论的变化

随着大数据时代的不断发展，档案的数量也有了十分显著的提升。采用传统的方法和技术已经不能很好地展示数据的重要内容，在档案管理工作中一切数据都是有价值的数据，也就是说所有有用的数据都是档案。这一定义也拓宽了档案的范围。传统档案观念中认为只有陈设在档案馆当中的材料是档案。而如今，互联网技术和大数据技术在不断地发展和革新，档案信息数量越来越多，同时在人们的生活中发挥的作用越来越重。在档案服务观念上，大数据时代在一定程度上改变了人们的需要和认识，档案用户不仅仅关注档案的利用，还对档案工作提出了更为细致和全面的要求，若要获得数据背后的知识和信息，就必须不断完善档案管理工作。在档案平台建设的过程中，由于传统的档案管理模式已经无法很好地满足档案管理的要求，所以档案网络平台的建设成为了档案管理工作中非常重要的一个内容。

1.2档案信息资源管理方式的变化

在以往的档案管理工作中主要接触的是纸质档案，而随着大数据时代的发展，数字档案和电子档案的管理成为了重点内容。档案管理对象发生了非常明显的变化，而正是由于档案管理对象的变化，档案管理的方式也随之发生了非常明显的改变。档案管理人员在管理的过程中无法将电子介质存储在固定的位置，若将信息存储于特定的位置，也就失去了大数据时代档案管理工作的现实意义。所以档案管理人员一定要为电子档案信息安排一个安全可读的存储空间，对档案信息进行有效的管理，创建一个科学的档案管理系统，借助云系统来对档案进行科学的管理，进而有效保证数据资源的利用效率，确保档案工作的正常开展。

1.3档案服务内容的变化

在以往的档案服务管理工作中，其主要模式是人为进入到档案馆来查询资料，档案管理人员需要根据其提供的相关信息来查找档案资料。若馆内没有用户所需的资料，则其他的环节就不再归属于档案馆的职责范围。这种管理方式下，档案管理的作用受到了一定的限制。

而大数据背景下档案管理的内容则发生了较为明显的变化，馆外的多种资源成为了档案管理中的重要内容。档案管理人员在工作中可以借助互联网技术搜索各种有关资料，在对数据进行有效整合与科学处理的过程中可以更好地发现其中出现的主要问题，并提出针对性的解决对策。

2大数据时代下档案管理模式存在的问题

2.1加大了档案工作中的安全风险

当前，档案管理工作中互联网技术得到了普遍应用，档案信息的安全性和可靠性也成为了人们关注的焦点问题。一些网络黑客会采取一些技术来侵扰档案管理系统，从而盗取或篡改重要信息，而这也对档案管理工作的正常开展产生了非常明显的消极影响。此外，我国政府也加大了网上工程的建设力度，多地的地方政府也可借助网络建立站点和主页，更好地与民众建立紧密的联系，增强政府工作的透明度。

但是我国政府档案管理人员对网络技术的了解与掌握还需要不断完善，没有专业的信息技术处理人员对其进行有效的管理。所以建立网络政府平台，档案部门不能很好地发挥其自身的作用与价值。与此同时，档案还有可能丢失或出现其他的安全隐患，这对于档案管理工作的顺利开展也会产生非常不利的影响。

2.2提高了归档和存储的难度

档案管理人员在工作中不但需要整合非常多的档案信息，还要对其进行科学的分析和整理，进而明确档案间的联系，创建完善的档案存储规范，这也给档案管理工作带来了一定的障碍，工作量也明显提升。而信息数据存储的安全性也是管理工作中的一个非常重要的问题。网络数据的存储通常需要电子介质的辅助，当前我国的信息技术不断发展，电子文件的复杂性也因此不斷提高，所以在档案信息储存的过程中，管理人员一定要将繁杂的信息进行科学有效的存储。

2.3档案挂案例标准不统一

以往的档案信息管理工作中，管理人员依据档案的性质完成档案的分类工作，之后将其摆放在指定的位置。而大数据背景下，档案信息的数量明显增多，采用传统的归档方式已经不能满足当前档案工作的具体需要。巨大的数据库增强了档案管理工作的盲目性，且管理方法的科学性及有效性也受到了较大的影响，档案管理部门也没有在日常工作中制定统一的档案管理标准。所以，当前我国档案管理工作处于无序状态。虽然一些企业在档案管理中使用了档案管理系统，但是由于不同的系统有不同的管理标准，也会对管理效果造成严重影响。

3大数据时代背景下完善档案管理工作的策略

3.1建设完善的档案管理系统，有效控制安全风险

大数据背景下，若要更好地保证档案管理的质量和效果，不断拓宽档案的应用领域，就务必需保证档案信息的安全性。采取有效措施控制档案管理中的安全风险。在档案存储时应科学设置加密程序，进而有效避免档案信息被盗取或篡改。此外，档案管理人员还应做好档案信息的备份工作，避免电子介质出现故障，影响了档案信息的完整性。档案管理人员在日常工作中还应不断提升自身的工作质量和技术水平，熟练应用信息技术，减少由于自身技术方面的不足对档案管理工作的不利影响。档案管理系统开发企业在日常生产和经营的过程中应该做好系统升级工作，同时提升风险防范意识，以此有效控制系统运行中的安全风险。

3.2创建大数据平台，促进资源共享

档案管理部门在日常工作中应积极建立大数据平台，这样可以更好地保证资源的有效共享，拓展资源的搜索范围，确保档案信息的精细度和全面性。并且还要在数据平台当中创建一个网罗大量信息资源的资料库，科学设置搜索项目，档案查询者可以根据自身的需要找到自己所需的档案资料，避免了归档工作中的问题，省去了归档环节，也避免了存储过程中出现的各种安全隐患。

3.3创建统一化的档案管理标准

大数据背景下，信息数据的数量非常多，所以为了更好地保证管理质量，一定要创建科学统一的管理标准，这也是管理人员的重要工作规范。制定管理标准时，应保证格式统一、长期可续、数据规范等原则保证数据的有序性。除此之外，制定档案管理标准时应积极学习和借鉴西方的先进管理经验以及有效的方法，从而更好地推动档案管理工作的发展与完善。同样在档案工作中，相关部门还应采取有效措施，积极引进档案管理体系的国际化标准，这样就可实现对档案内容的定期检查与整理工作。

4结语

大数据时代对社会的发展和人们的日常生活都产生了十分显著的影响，同时档案管理模式也在大数据时代的影响下发生了诸多的变化，传统的档案管理模式已经无法很好地顺应当今档案管理工作的需求。所以，在档案管理工作中，必须积极转变管理模式，不断提高管理的质量和水平，推动我国档案管理事业的健康发展。

参考文献：

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[2]郑彩云，向少华.基于大数据的高校档案管理信息化建设探讨[J].开封教育学院学报.2016（08）