互联网+时代高校档案管理工作的对策探讨

谭晶

摘 要：互联网+是当前知识经济时代所形成的一种新经济形态，同时也是科学技术进步与教育创新的必然结果。从互联网+的结构而言，互联网思维属于其核心，在现代思维的引领之下，促进互联网和传统行业之间的结合，不断创新社会经济发展方式。作为高校教育管理工作的重要内容，档案管理工作在互联网+时代也迎来了更大的创新和发展，现代信息技术和互联网技术的应用，在很大程度上简化了档案管理工作流程，促进了档案管理效率的提升。本文结合笔者实际工作研究，探讨了互联网+时代高校档案管理工作的有效对策。

关键词：互联网+；高校档案管理；对策

在“大众创业、万众创新”的新时期下，高校档案管理工作也必须要尽快转变过去那种工作方式，进一步探索研究现代信息技术的应用，促进档案管理活动朝着更加科学化、智能化、信息化的方向发展。档案管理人员应当坚持与时俱进，紧跟时代发展脚步，在不断推进档案数字化、信息化建设的基础上，深入探索互联网+时代的档案管理方法，更好的满足当前高校档案管理工作的需求。

1 互联网+时代高校档案管理工作的特征

首先是档案管理系统平台的虚拟性特征。在过去人工管理的时代，高校档案管理任务繁重，过程相对繁琐，管理效率不高，而在互联网+时代，档案管理工作能够依靠信息技术和互联网技术，建立档案信息化管理系统，从而对高校内部档案进行跨地域、跨时空的有效管理，依靠虚拟化的档案管理平台，促进了高校档案信息化管理的实现。

其次是高校档案管理的集成性特征。高校档案管理工作可以说涉及到所有师生，关系到高校所开展的各项活动，如教学教研、科研、后勤等，只有真正将不同部门的各项信息资料处理好，才能够确保档案管理工作的有序开展。在互联网+时代，借助于信息技术手段，能够将高校内部不同部门形成的文件材料、数据信息统一集中到档案系统中进行分类、整理、归档，从而极大的促进了档案管理工作效率的提升[1]。

最后是档案管理标准化的特征。即便是利用信息管理系统对高校档案实施统一集成化管理，也必须要遵守各项规章制度来确保档案资料与人员的标准化和规范化，当信息管理系统应用到高校档案管理中之后，高校必须要更加强调管理活动的规范化。随着近年来高校档案管理工作的持续改革创新，其管理制度也进一步完善，档案管理软硬件设备设施更加齐全，这也为档案标准化管理打下了坚实基础。

2 高校档案管理信息化建设的重要意义

首先，互联网+时代下的高校档案信息化管理能够推动数字校园的建设。作为高校教育管理工作中的重要内容，档案管理工作的有效开展可以准确客观的反映出高校不同阶段的发展历史，对于高校未来的建设发展具有非常重要的意义，也是高校对自身进行考核评估的关键依据。数字校园的建设必须要依托档案信息化管理，确保档案资源得以更加高效的利用；其次，互联网+时代下高校档案信息化管理可以确保档案材料的完整性和安全性。在互联网+时代，高校各类档案材料基本上已经录入到计算机系统中，已经实现了数字化管理，如此一来不但有效降低了对纸质档案的依赖性，同时也能够促进档案检索利用效率的提升，让重要的档案材料得以永久保存；最后，互联网+时代下高校档案信息化管理可以提升档案工作质量和效率，档案信息化建设可以确保目前的纸质档案材料得以更好的保存，在对档案进行存储、查询的过程中，只需要输入相关信息，就可以第一时间调出档案材料，既方便又高效。

3 互联网+时代高校档案管理工作的对策

3.1 积极转变管理思维

在互联网+时代，档案管理人员必须要主动树立互联网思维尤其是移动网络思维，能够真正把档案管理工作和互联网联系起来，在信息技术日益发展普及的新时期，高校档案管理工作人员应当与时俱进，积极应用网站、微信公众号、微博平台等渠道提供档案服务，借助于互联网实施远程指导、经验交流等。依托于网络，组织档案管理工作志愿者参与开放档案编目、关键词著录等工作，拓展档案工作范围，进一步扩大档案人员队伍。现阶段，对于档案服务来说，即便和过去传统的服务方式有了很大的创新与发展，但网络思维创新能力还需要进一步提升，依靠互联网进行档案工作指导还需要进一步深入，从而形成真正的网络创新思维[2]。

3.2 推进档案数字化建设

现阶段，部分高校档案管理人员依旧还是采用传统的管理理念和方法，对数字化、信息化档案数据资源的收集、整理、归纳意识不足。从当前的实际情况而言，数字化档案已经占据了很大的比重，如果档案管理人员不重视对这部分档案材料的归档管理，则会在很大程度上影响到高校档案信息的完整性。因此在不断强化数字化档案资源归档的基础上，档案管理人员还应当深入探讨研究各种新型档案材料，根据具体特性实施分类，将其和传统纸质档案区别开来。与此同时，高校档案管理部门应当利用互联网主动和其他高校档案管理机构进行沟通与合作，共同创建开放性的高校档案资源平台，促進网络与档案的深度融合，进一步强化互联网+档案建设，将高校开放档案集中到更加广阔的平台上，从而充分发挥出档案资源的利用价值。

3.3 加强现代信息技术应用

首先，必须进一步强化基础设施建设。互联网技术在高校档案管理工作中的应用，需要以更加完善的基础设施作为基础，比如说现代计算机、打印机、扫描仪等设备，目前来说高校应当为档案管理基础设施建设提供充足的资金，从而符合高校档案管理工作发展的需求；其次，目前互联网技术在高校中已经得到了较为普遍的应用，然而关键在于必须要尽快搭建一个基于互联网的档案信息系统，在这一系统中不但能够让档案人员依托于互联网进行资料管理，同时能够对于不同权限的用户身份为其给予相匹配的查阅权限，从而提升档案服务效率和质量；最后，应当做好对高校档案管理人员的培训，互联网+时代让高校档案管理工作发生了较大的变革，对档案管理人员的专业素质能力也提出了新的要求，高校应当定期组织开展培训活动，制定完善的考核评价机制和奖惩制度，进一步激发档案管理人员的学习热情和工作积极性，打造一支专业化的档案管理队伍[3]。

3.4 做好档案信息安全防范

在互联网+时代下，高校档案管理必须要做好对档案安全的防范管理工作。对于数字档案保存时间能够依靠技术手段来解决，高校档案安全管理的关键在于确保档案信息不会泄露或损毁。由于互联网+档案的管理模式，档案服务与利用的便捷性和档案安全之间产生了一定矛盾，所以必须要对档案使用者实施身份认证与权限设置的“双保险”，唯有确保档案使用者身份准确同时明确其权限，才可以确保档案信息不会遭到泄露。随着未来高校档案信息资源平台的日益完善，可通过和公民身份证系统之间的对接，从而对档案使用者进行实名查询，结合档案使用者的身份信息对其实际权限予以分类，控制用户账号能够访问哪些目录和文件，避免出现恶意拷贝、修改或损坏档案材料的情况，确保高校数字档案资源不会被非法使用。

4 结语

综上所述，在互联网+时代下，高校档案管理信息化建设可以说是档案管理人员必须要充分重视的一项工作任务，同时也是数字校园建设的重要内容。借助于进一步深入探索创新档案管理工作方式，推动高校档案管理工作朝着数字化、网络化和规范化的范你高兴发展，才能够更好的为高校的持续健康发展服务，充分发挥出档案管理工作的价值与功能。

参考文献

[1]刘晓燕.大数据背景下高校档案管理信息化建构研究[J].内江科技，2018（04）：21-22.

[2]甘萍.信息时代高校档案管理的创新路径[J].兰台世界，2018（04）：58-60.

[3]何庆.数字化时代推动高校档案管理信息化建设的路径[J].电子技术与软件工程，2018（06）：232.