关于加强物业档案管理工作的思考

肖天翔

摘 要：城市快速发展过程中，房地产业的繁荣，人们对物业管理水平也有了更高的要求。物业档案管理是物业管理工作中非常重要的一项内容，其直接与物业管理工作效果息息相关，因此需要重视物业档案管理工作，使其能够更好的服务于物业管理工作和服务于业主。文中分析了物业档案的特点，并进一步对加强物业档案管理工作的措施进行了具体的阐述。

关键词：物业公司；物业档案；档案管理；特点；措施

物业檔案是在物业开发和管理活动中形成的具有保存价值的原始记录，在物业管理工作开展过程中，每一个环节都离不开物业档案。物业档案是物业管理工作中非常重要的一项内容，通过加强对物业档案进行管理，可以为物业公司的正常运营提供重要的信息支持，使物业档案更好的服务于物业管理工作和业主，全面提高物业公司的物业管理水平，确保物业公司竞争力的提升。

1 物业档案的特点

1.1 档案管理的动态性

物业档案管理较为繁琐，但并不复杂。物业档案相对较为固定，且具有统一的规格样式。在物业管理工作中，由于物业公共部位的维修和养护、业主物业权属变更发生变化、物业使用人租赁关系改变而发生变动性，要求物业档案管理人员要针对这些变化而产生的文件材料进行收集，保证物业档案能够反映一个物业单位的完整变化。因此物业档案管理具有较强的动态性。

1.2 档案内容的凭证性

在物业管理工作不断完善过程中，物业档案种类也不断增加。当前物业公司管理工作中形成的档案可以归纳为两部分，即维持物业公司各项工作正常运行的工作类档案及物业公司在业务管理和经营过程中产生的各种专业档案。这些档案信息具有重要的凭证性，能够有效的维护物业公司和业主双方的利益。

1.3 档案利用的局限性

物业档案不仅包括物业日常管理工作中房屋维修、绿化和保洁等普通档案，同时也包括更多涉及业主隐私及公司商业机密的档案。即物业档案具有公开性和隐密性，这也使物业档案利用存在一定的局限性。物业管理工作主要是围绕业主日常生活的各个方面展开，与业主的日常生活紧密联系，因此物业档案利用率较高。这就需要在实际利用过程中要把握好物业档案公开和保密之间的尺度。

2 加强物业档案管理工作的措施

2.1 增强档案管理意识

在物业公司发展过程中，领导者作为经营管理工作的核心所在，因此要想加强物业档案管理，则需要提高领导者的档案管理意识，使其意识到物业档案对物业管理工作的重要性，因此全面提高公司员工的档案管理意识，进一步促进物业档案管理制度的完善，构建完善的责任制度，将物业档案管理工作责任落实到每个人头上，并将档案管理工作作为物业管理工作考核的重要指标，从而在公司内部形成良好的氛围。同时，还要将物业档案管理工作纳入到物业管理工作计划中，使公司员工在日常工作中能够及时收集档案信息，确保档案信息的完整性，全面提高物业档案收集质量，确保物业档案管理水平的全面提升

2.2 完善档案管理制度

档案管理制度是物业档案管理工作的标准和依据，而物业公司却并未建立起严密的档案管理制度，需要企业领导认真考核企业的档案管理现状，借鉴其他物业公司档案管理的成功经验以及国外的成功经验，逐步完善档案管理制度，建构严密的档案管理制度体系，提高档案管理水平。物业公司可以针对自身的特点，来构建完善的档案管理体系，并重视对档案管理人员档案管理制度的培训，使其熟悉具体的制度规定，并能够在实际工作中严格按照制度要求来开展档案管理工作，以此来提高物业档案管理的规范性和科学性。通过建立科学的物业档案管理体系，并结合具体的措施落实物业档案管理体系，抓好物业管理每一环节的工作，逐步提高物业档案管理的规范性。使所有档案人员都能严格执行管理制度，收集、整理、归档、保存物业档案，逐步提高物业档案管理水平。

2.3 做好物业档案收集工作

由于物业档案存在种类和载体多的特点，因此要想提高物业档案管理水平，则需要做好物业档案收集工作。物业公司档案管理人员需要及时对物业管理活动中产生的档案资料进行收集和整理，进一步丰富和完善物业档案信息。收集到的原始材料，需要按规定的标准制定相应形式的档案，实现对档案信息的分类管理。通过强化物业档案收集工作，可以全面提高档案收集质量，确保物业档案的完整性和真实性，为物业管理工作的有序开展起到重要的保障，减少纠纷问题的发生，进一步促进物业公司的健康有序发展。

2.4 引进先进的档案管理方法，提高档案管理的信息化

随着科学技术的发展，物业档案管理方法越来越多。就检索方式上来说，分为计算机检索和手工检索，计算机检索是一种利用计算机软件实现的高效检索方式，而手工检索却需要耗费大量的人力、时间，给档案管理工作带来不便。所以说，物业公司要积极引进先进的管理方法，引进先进的物业管理软件系统，提高档案管理的信息化水平，提高档案管理工作效率。而规模较小的物业公司档案少，档案管理则可以采用普通的EXCEL表格来完成，根据档案工作的需要，重新设置EXCEL表格的某些选项，然后再将相关内容录入进去，利用EXCEL表格提高档案管理效率。引进先进的管理方法可以提高档案管理效率，减少管理人员的工作量，提高档案的利用率，使物业档案在物业管理工作中充分发挥作用和价值，提高物业管理效率。

2.5 提高档案管理人员的业务素质和职业道德修养

物业档案管理水平高低与档案管理人员的专业素质息息相关。因此物业公司需要重视档案管理人员的培养和培训工作。通过招聘的形式吸引专业的档案管理人员加入，提高档案管理人员队伍的整体水平。同时针对现有档案管理人员要开展多种形式的培训和再教育，全面提高档案管理人员的业务素质和专业知识水平，使其树立现代化的档案管理理念，能够在实际工作中运用先进的技术来进行档案管理，积极推动物业档案管理的信息化、现代化，确保物业档案管理工作效率和质量全面的提升。另外，还要重视物业档案管理人员的职业道德教育，提高档案管理人员的责任意识、保密意识和法制意识，使其能够认真、负责的完成档案管理工作任务，使档案更好的服务于物业管理，进一步提高物业管理水平。

3 结束语

物业管理作为服务活动，其服务水平直接关系到物业公司的生存和发展。物业档案管理作为物业管理工作中非常重要的一项内容，贯穿于物业管理工作的整个过程中，同时也是物业管理活动开展的重要依据，因此需要对物业档案管理工作给予充分的重视，建立健全物业档案管理制度，做好物业档案收集工作，全面提高物业档案管理人员的专业水平，创新物业档案管理的方法，确保物业档案管理工作的提高，使其更好的服务于物业管理工作。

参考文献

[1]刘春艳.新形势下物业档案的管理工作[J].边疆经济与文化，2011，02.

[2]王玲.物业档案管理现状与建议[J].上海房地，2011，04.