新形势下机关事业单位档案管理面临的困境与突破

黄文艺

摘 要：档案管理工作作为机关事业单位的重要组成部分，在单位的发展建设过程中发挥的作用越来越显著，伴随着大数据时代的到来，各个行业都面临着巨大的机遇与挑战，机关事业单位的档案管理工作也是如此，本文从机关事业单位档案管理的重要意义出发，针对当前机关事业单位档案管理现状提出几点建议，以供参考。

关键词：机关；事业；单位；档案；面临；困境

1引言

机关事业单位的各项工作都离不开档案管理工作，档案管理工作不仅有效的服务于其他各项工作，同时也是保障机关事业单位高效有序运转的重要基础。伴随着时代的不断发展，机关事业单位档案管理工作面临着更多的新任务与新要求，伴随着信息载体和形式的不断变化，档案管理内容也越来越复杂，这就使得机关事业单位档案管理中的问题不断暴露出来，在新形势下如何加强档案管理工作促进单位更好更快发展成为机关事业单位亟待解决的问题。

2机关事业档案的概述及管理意义

档案管理工作是实现单位高效发展的重要一环，伴随着互联网技术的不断发展，机关事业档案管理工作逐渐由传统的纸质档案向信息化档案转变，大数据时代的到来使档案信息资源呈现指数型递增趋势，以往的档案信息化管理手段已经难以满足当前单位的发展需求，对国家机关事业单位的档案进行改革具有十分重要的理论和现实意义。首先，通过完善和优化国家机关事业单位档案管理，不仅能够推进国家机关事业档案制度向公共档案制度的转变，同时还能够实现对档案管理工作的重构，实行公共档案管理。其次，完善机关事业单位的档案管理工作能够提升档案公共服务管理意识，削弱政治控制功能，提升公共档案管理水平，進一步强化机关事业单位的服务功能。最后，健全机关事业单位档案管理工作还可以维护工作人员的合法权益，转变传统机关事业单位档案管理工作的淡漠化、神秘化以及政治化倾向，从而秉持档案管理的公共服务、公共利益以及制度效益等先进理念，逐步实现机关事业档案管理的公开化、信息化、规范化与标准化，让档案管理工作公开在阳光下，接受广大群众的监督，为提升档案管理水平提供强有力的保障。

3机关事业单位档案管理面临的困境

现代化档案管理主要是运用现代化手段对档案资源进行分类，归纳与整理，直接或者间接的满足人们对档案信息需求的一种活动。在湖北宜昌的行政事业单位都是从2016年开始采用的“宜昌市县乡村文档一体化管理系统”。一是由于系统投入使用时间不长，系统本身存在不足，二是个单位的管理人员对系统的操作不熟，导致数据管理、数据安全、信息查阅、档案检索等档案信息化存在短板。

3.1机关事业单位档案管理难以适应时代发展要求

档案管理意识薄弱，部分领导对档案管理工作不够了解，对于档案信息管理平台的建设缺乏重视，导致人事档案管理出现资料丢失、遗漏以及存放杂乱无章的现象；另外行政事业单位的档案员都是办公室工作人员兼职，大部分不是专业技术人员，专业素质较低，而且档案岗位没有保持相对稳定，导致档案管理工作在一定程度上影响了档案资料的交接，破坏了档案的完整与安全；另外档案管理法制建设和制度建设没有有效执行，以上都限制了一个单位档案工作的良好发展。

3.2双轨制档案管理模式存在的矛盾

双轨制档案管理是采取纸质与电子档案并存的档案储存管理办法，从操作层面上来看，双轨制意味着对纸质档案的管理逐步过渡到对信息资源以及数据的挖掘、融合与输出上，是对信息洪流的一种疏导与规范。这种管理模式有助于进一步推进机关事业单位档案管理改革工作，将社会心理的承受程度与档案管理制度有效的融合到一起，推进单位以及社会的和谐发展。然而双轨制模式在运行中也存在一定的问题，一方面档案管理制度还没有进入制度化和规范化，一些档案没有严格按照单位“三合一”制度执行，严重影响了档案的质量；另一方面计算机硬件软件配置较低，计算机使用过程中常常出现存储受限、系统崩溃，防火墙等软件的安全性较弱，易感染病毒，加大了重要档案，如人事、机要、专业档案信息资料的泄露风险。

3.3档案管理缺乏公开性、服务性、人本性

档案管理缺乏公开性、服务性和人本性。目前止，机关事业档案管理制度的架构，依然是以组织对于个人的绝对权力作为主线和核心，对于档案相对人而言，人事档案不是公开透明的，而是绝对封闭的。从机关事业单位的运行机制方面来看，机关事业单位档案很容易成为单位干部谋求私利的工具与手段，用机关事业档案阻挡干部进步的现象也是屡见不鲜。

4完善机关事业单位档案管理的具体措施

4.1转变机关事业档案管理的理念与功能

大数据时代不仅实现了信息收集与管理手段的转变，同时也推动了档案管理的理念与功能的更新，让信息成为一种价值资源被人们所重视。一方面机关事业单位应当以“人本性、公共性、服务性”为基础，树立服务型档案管理的理念，积极开展现场查阅、来电来函代查、出具档案证明、专题查询等多种形式的档案利用服务工作。另一方面，编写并及时补充完善单位全宗介绍、组织沿革、大事记、单位主要业务工作基础数字汇编、文号文件汇编、专题文件汇编、专业资料汇编，做到规范并具有连续性。将公共性服务性、人本性理念落实到档案管理当中来，并成为事业单位档案管理的最终目标。

4.2完善机关事业单位的相关制度建设

首先，加强法制建设，积极推进依法治档，认真学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》、以及各省的《档案管理条例》等法律法规，组织各级档案员培训，对档案法及条例烂熟于心。其次，机关事业单位在完善档案管理的过程中要结合实际，实事求是，根据上级主管单位及行业主管部门对于档案管理工作要求制定科学本单位档案分类方案、归档范围、保管期限表（俗称“三合一”制度），让管理人员在实际工作中按照“三合一”制度进行管理，使工作人员做到有法可依有章可循；最后，建立完善的绩效考核制度，将大数据资料的收集与管理工作与薪酬绩效相挂钩，有效的监管管理人员的行为，做到赏罚分明，激发工作人员的工作热情。

4.3加强机关事业单位档案工作的机构人员建设

任何一项工作的完成靠的是认人的劳动，档案工作本身就是一个很艰巨、专业技术很强的工作。它需要有硬件建设提供库房、陈列室、阅文室等工作场所，需配齐所有的设施设备，空调、除湿机、防磁柜、刻录机、扫描仪、相机等档案工作所需装备。更重要的是具有专业知识的档案员，这就需要各级部门一是聘用档案的专业技术人员从事这项工作，其次是加强培训学习，使档案员掌握先进的档案收集、整理、保管、统计、鉴定、移交、和信息化的全文数据库的相关知识，从而更好的开展本单位的档案管理工作，使档案利用服务工作成绩突出、效果显著。

5结语

总而言之，机关事业单位在深化内部管理建设的过程中，应强化档案管理工作的制度化，注重人才的培养，健全数字化信息化的新技术应用，使单位的档案管理工作为地方经济及单位自身的发展提供强有力的保障。

参考文献

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