信息化条件下医院教学档案管理工作的思考

陈词 马晓鹂

【摘要】本文首先简述医院教学档案信息化是不断提高医院教学档案管理水平的内在需求和必然选择，然后分析当前医院教学档案管理信息化建设存在的问题和困难，并提出相应的对策。

【关键词】医院；教学档案；信息化

医院教学档案是医院在教育教学工作中的真实记录，是医院教育教学工作在材料上的体现。此外，医院教学档案还是医院进行教学研究、改革、课程设置及经验交流的重要信息基础，已成为评价医院教育教学质量和医院管理水平高低的主要指标之一。长期以来，医院教学档案主要以纸质资料保存和手工处理为主。然而，随着现代信息技术的快速发展，传统的教学档案管理方式已明显不能满足现代档案事业的发展要求。因此，将现代计算机网络信息技术应用于医院教学档案管理工作中，建立健全医院教学档案的信息管理系统，提升医院教学档案的信息化和数字化水平，是不断提高医院教学档案管理水平的内在需求和必然选择。

一、信息化条件下医院教学档案工作存在的问题

（一）对医院教学档案信息化的认识和重视程度不足。近年来，随着信息化在社会各行业中的快速发展，医院档案管理的信息化水平也取得了较大发展。然而，长期以来院领导和教学档案管理者更多的是关注病历档案、人事档案以及科研档案的信息化建设，认为这些与提高医疗服务水平和质量更为相关，因此，当前医院内病历档案、人事档案和科研档案的信息化管理水平明显高于其他类型的档案。而对于医院教学档案信息化建设的重要性，院领导和教学档案管理者往往存在认识和重视程度不足；认为医院只需按学校要求完成相应的教学任务即可，对于教学档案的管理更多只是为了应付上级检查和教学评估等，而当上级的检查与评估工作结束后，对教学档案的“重视”也大多随之结束。

（二）医院教学档案管理人员对档案信息化建设力不从心。当前医院教学档案的管理大多缺乏专门的机构和人员，而由缺乏档案管理经验的教学秘书或其他行政人员兼任，他们日常的工作中往往是教学而非档案管理。他们在完成教学工作之余还需应付常规的教学档案的收集与保管工作，已是捉襟见肘，在此基础上进行教学档案的信息化建设，实在是力不从心。此外，医院对教学档案信息化建设的投入明显不足，教学档案管理人员在缺乏先进档案信息管理设备和系统的情况下进行教学档案的信息化建设，进展缓慢。

二、信息化条件下医院教学档案管理的策略

（一）更新理念，提高医院教学档案的信息化管理认识。医院教学档案的信息化管理除了需要现代化信息技术的支持外，更需要院领导和教学档案管理者更新理念，增强教学档案的管理意识，充分重视教学档案及其信息化建设，才能够跟上档案管理信息化建设的浪潮，不断满足教职工及在院学生对教学档案信息化的需求。然而，从当前相对传统的手工档案管理模式转变为以计算机网络化应用为主的信息化管理模式，是一个长期且需要不断更新的过程。因此，院领导和教学档案管理者首先要更新理念，提高教学档案的信息化管理意识，加大对医院教学档案信息化建设的投入力度。

（二）加强医院教学档案的数字化、标准化与规范化建设。医院教学档案信息化管理的基础是将教学档案进行数字化、标准化与规范化管理。首先，是对原有教学档案资源的数字化、标准化和规范化管理。以我院为例，由于我院不单是粤西地区最大的综合性三甲医院，也是广东医科大学的重要教学基地，现有教研室20余个，承担学校12个专业各个层次学生的教学工作；建院50多年以来，已和学校一起培养了2万余名医学人才。因此，将全部现有的档案资源进行数字化是不现实也是没有必要的。档案管理人员可先将现有进行整理分类，依据重点档案、高利用率档案和特色档案优先做到数字化、标准化管理。其次，是健全教学档案管理制度，各教研室应按照统一的教学档案管理体系对新增档案进行数字化、标准化管理；确保档案搜集的完整性，整理的规范性，信息鉴别的准确性，保存的安全性。从而，一方面提升医院对教学档案的管理效率；另一方面，使教职工及学生可以更快捷方便地查询到所需档案资料，提高档案资源的利用率。

（三）提升医院教学档案管理人员的专业技能与业务素质。医院教学档案的管理水平与管理人员的专业技能和业务素质密切相关。因此，在加快医院教学档案信息化建设的道路上，要牢记人才是关键。应采用“走出去”与“请进来”的方式，使档案管理人员在熟练掌握档案管理专业知识的基础上，学习掌握计算机软硬件技术、网络技术以及数据库的管理技术等。同时，还应加强档案管理人员的业务素质建设，继而培养一批爱岗敬业且专业技能突出的信息化档案管理人才，为加速医院教学档案信息化建设奠定坚实的人才基础。

三、结语

综上所述，提升医院教学档案的信息化水平，有助于充分发挥其在医院教学研究、改革、经验交流以及教学评估工作中的作用，是不断提高医院教学质量、促进档案管理工作可持续发展的内在需求和必然选择。然而，目前医院教学档案管理的信息化建设仍存在较多的问题与困难。对此，一方面，需要院领导和教学档案管理者给予充分重视、加大投入力度；另一方面则要求教学档案管理人员不断学习新技术，努力提升自身专业技能与业务素質，继而推动医院教学档案管理的信息化建设更快、更好地发展。

【基金项目：湛江市财政资金科技专项竞争性分配项目

（编号：2015A01027）；湛江市非资助科技攻关计划项目

（编号：2015B01178）；广东医科大学科研基金立项资助项目（编号：M2016072）】