浅析档案现代化管理

骆英

【摘要】随着科学技术的进步和计算机技术的发展，档案必须实现信息化管理，提高档案利用率，为实现全国疾病预防控制系统档案的网络化打下坚实基础。

【关键词】档案管理；电子文件；安全管理

科技的发展带给人类社会方方面面的变化，给人们的生活和工作带来各种便利的同时也对大家提出更高的要求，面对快速发展的科学技术，档案工作如果还保持传统管理方式不变，那么就会被历史淘汰。因此，档案工作必须适应新形势的发展，积极跟上社会进步的步伐，转换思路，为实现档案管理现代化打下坚实的基础。

一、传统档案管理和现代化管理的比较

档案是一个单位在工作中产生的最原始的记录，是来自第一线的宝贵资料，是单位的历史发展和传承中不可复制的真实财富，传统的档案大部分是纸质的，占用空间大，不易保存，容易被虫损坏，档案在借阅过程中也容易发生缺损，档案工作人员还要对缺损部分进行及时的修复，同时档案管理工作只注重对档案的保存而忽略了对它的利用，不重视档案的分类与整理，导致档案工作陷入混乱的局面，不能及时准确地为相关工作人员提供需要的档案资料，此外，档案工作人员基本上没有档案专业毕业的人才，对档案工作的发展也是极其不利的。

随着电子信息技术的发展，档案工作也发生了翻天覆地的变化，传统的纸质档案逐步被电子档案所替代，单位购买了相应的档案管理软件，对档案的管理进行了分类，极大提高了档案的利用率，档案库房也按标准要求设置并且配备了防火、防盗、防光、防磁等安全设施。

二、档案实现现代化管理必须完善相应措施

（一）健全现代化档案管理规章制度。任何一项管理工作的有效开展和实施都是以规章制度来保驾护航，对规章制度的严格遵守和执行是保障档案的重要措施，规章制度的制定严格按照国家档案局的相关性规定如《电子文件管理办法》

《纸质档案数字化技术规范》等来制定现代化档案室的规章制度，规章制度的内容应该包括档案的收集、整理、分类、借阅、安全、销毁、保密等等方面，做到越细越好，以便有章可循。

（二） 现代化档案室的建设。现代化档案室的建设要按照国家颁布的《全国档案信息化实施纲要》进行，把信息化建设作为档案基础业务重点建设内容。要实现档案信息化，基础工作就是实现档案的计算机管理，发挥计算机在档案管理中的重要作用。实现档案的计算机管理，改变过去用手工编写检索目录的模式，使手工检索向计算机检索过渡。计算机在档案管理中的应用，不仅带来了高效率和高质量，而且也改变了档案工作的传统方式。

（三）加强现代档案管理工作的安全措施。档案形成电子文档后会存在安全隐患，应该加强对电子文档的安全意识，建立健全安全机制系统。将安全作为系统运行和管理的重中之重，加强档案工作人员的安全意识，制定科学的流程，确保档案的正常运作，单位的档案来源于不同部门，要建立单位内部的协调机制，档案工作人員要与各部门多沟通合作，形成强大合力，有效避免出现安全漏洞。加强技术安全管理、网络安全管理、数据库安全管理、系统软件安全管理工作。使档案工作处于安全环境下运作，做好数据备份：U盘、光盘、云存储等等，确保数据安全。

（四）要做好磁性载体档案的管理工作。磁性载体档案是不同于纸质档案的新型档案，磁性载体文件是指以磁性载体（如计算机磁带、录像带、录音带、磁盘等），对磁性档案要按照《磁性载体档案管理与保护规范DA/T15-95》进行管理，档案工作人员应该利用数字技术，尽可能使其转换成数字化模式，存入硬盘，同时给予相应的档案编号便于检索。存入的声像档案可以打印，不怕磨损。

（五）提高档案工作人员的现代化档案管理技能。档案工作具有保密性，档案工作人员必须树立保密意识，应该经常进行专业知识和保密知识的培训，树立终身学习的能力，制定相应的岗位管理职责，增强档案人员的责任心和服务意识，不断优化自身的知识结构，单位应该鼓励档案工作人员积极参加计算机水平等级考试，培养一批既懂档案业务又具有网络技术知识的复合型人才。档案工作人员要适应新形势对档案工作人员的要求，改变观念，提高对档案信息的收集、理解、分析、处理的能力，及时准确、全面地为单位提供档案信息，保证档案信息的充分开发利用。

（六）建立联网机制。档案如果只保存不利用那么就不会发挥多大的价值，不能让档案信息在数据库里沉睡。因此，我们要在单位建立一个档案服务网站，让单位工作人员足不出户就能查询可以公开的档案信息、图片和视频档案信息。利用现代化的技术和设备为单位工作人员提供需要的档案信息，为用户提供多样化深层次的服务。同时，我们还要建立全国疾病预防系统档案联网，实现档案信息的资源共享。

三、结束语

档案管理的现代化是历史发展的趋势，也对档案工作人员提出了新的要求，我们应该不断改变自己的工作方式，引进先进的档案管理设备和技术人才，与时俱进是档案工作人员对自己的严格要求，跟上时代的步伐让档案发挥最大的作用是我们永远追求的目标。

【参考文献】

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