论文书档案的现代化管理

康娜?王莉

【摘要】在单位档案管理中，文书档案借助各种载体全面记录了单位发展的历史，是极其珍贵的资源，因此一直是医院管理中不可或缺的组成部分。随着信息技术的发展，文书档案管理也要与时俱进，才能更好地发挥出其作用，在新形势下，文书档案的现代化管理成为必然趋势，对档案的保存、管理有着重要意义。

【关键词】文书档案管理；问题；对策

文书档案记载与再现了单位的历史，能够为单位作出重大决策时提供可靠、客观、真实的依据，因此显得尤为珍贵，随着社会的发展，对文书档案管理提出了更高的要求，加强文书档案的现代化管理势在必行。

一、文书档案管理工作存在的问题

（一）重视程度不够。很多单位对文书档案的重要性认识不足，重视程度不够，认为文书档案管理可有可无，也不能给企业带来利益，只要保存好文字资料就可以了，抄抄写写、对相关事务进行简单处理，这种存在偏差的认知，不仅影响了工作人员的态度，更影响了档案管理的质量，不利于文书档案管理。其次，文书档案管理方法单一，对相关业务掌握不熟练，缺乏相应的专业知识和技能，收集、管理意识薄弱。另外，没有专门的档案管理工作人员也是一个突出的问题，很多单位从事档案管理的人员都是身兼数职，对工作不能全身心投入，造成工作效率和水平较低。

（二）规范程度不高。档案管理工作内容繁多、管理程序复杂，包括资料的收集、整理、存储等诸多环节，但很多单位存在规范程度不高，如卷宗分类不规范、卷内目录缺少等现象。其次文书档案较低的检索效率，影响了档案的使用价值。目前有电子和人工两种检索方式，很多单位仍然沿用人工检索的方法，速度慢、效率低，对档案管理的质量产生了影响。此外，档案管理人员自身水平低，出现材料归档错误或者错误传达信息的问题，无不体现出工作中的不足。另外，文书档案管理设备陈旧，更新慢，硬件设施不到位，使档案出现丢失、销毁等情况，严重影响了档案管理的质量，给今后的工作造成了很大的困扰。

二、加强文书档案现代化管理的对策

（一）提高认识，加强重视程度。首先，通过多种形式的宣传，提高单位上下对档案管理工作重要性的认识，为档案管理实现现代化、提高档案管理水平奠定坚实的思想基础，更新理念，并积极落实到工作当中，尤其是单位领导对文书档案管理工作的重视程度，直接影响着工作的质量。其次，因为文书档案管理工作的服务性质突出，提升服务水平很有必要，增强服务意识，提高服务质量，才能充分发挥好档案管理工作的作用，为单位发展、社会主义现代化建设服务。最后，实现从传统模式向现代模式的转变，给档案管理工作提供极大的便利，使档案管理工作的效率大大提高。

（二）规范文书档案管理工作。加快档案管理现代化建设，不仅简化了档案管理的程序，使之易于操作，提高了档案信息管理的灵活性与有效性，还能更好地满足对信息资源利用的需求，信息的分类和筛选变得简单易行，传输更加快捷，检索准确性提高了，工作效率更高效了，大大提高了管理效率，还能实现资源共享，减轻了工作人员的工作压力，促使他们以更高的热情投入到工作中去。其次，更利于档案的保存。利用电子资源，及时备份，不仅保存时间更长，节省了大量空间，还不易损坏，满足了人们的要求，保存的稳定性大幅度提升。另外，单位要从人力、物力等方面加大对档案管理工作的支持，现代化建设离不开先进的硬件设备，及时更新、更换，为文书档案管理的现代化建设提供保障。

（三）提升文书档案管理人员的综合素质。人才是檔案信息化建设的关键，传统的档案管理人员已不能满足档案管理工作。文书档案的现代化建设需要高素质的人员进行管理、操作，需要更多技术过硬、专业技能过强的人员加入到文书队伍中来，因此，注重从多角度提升档案管理人员的素质，充分调动其工作的积极性、主动性、创造性，从根本上改变目前的档案管理工作现状，最大程度发挥其功能。因此，管理人员不仅要具备档案管理技能，还要熟练地掌握计算机能力。一方面，加强学习，提高其业务能力，提高工作人员的整体素质，提高档案管理工作的效率和工作质量。另一方面，使档案工作人员了解档案工作的需求形势，使档案管理工作适应形势发展的需要，促进档案资源的开发和利用。

三、结语

文书档案管理工作不但繁琐而且复杂，涉及方方面面，范围比较广，利用现代化手段进行管理，档案信息管理的空间进一步拓宽，工作更加规范、更加严格。尤其是在档案管理信息化已成为必然的环境下，加快文书档案现代化管理进程，才能使档案管理工作更好地推动单位的发展，发挥出档案信息高效、便捷的服务功能，更好地适应新时代的发展。

【参考文献】

[1]贺燕南.文书档案的现代化管理策略[J].办公室业务，2012（01）.

[2]单阳松，张万刚.文书档案管理工作改革与问题研究[J].办公室业务，2013（09）.

[3]赵琳.文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2013（13）.