档案管理工作中存在的问题与对策
2018-10-15霍亚梅
霍亚梅
【摘要】随着科学技术的发展、计算机的普及和通信技术的使用,许多行业已经实现了信息化管理,但是档案管理工作现在还处在一个停滞不前的阶段,信息化程度相对较低,更别说经济发展落后的地区。这就给当地档案部门的工作带来了一些意想不到的问题,同时也不利于信息的整合利用,档案管理工作也就处于停滞状态。所以现在相关部门的当务之急就是提高档案管理水平。为了提高其管理水平,应积极采取先进的科学技术,整合档案信息资源,使之与其他行业和领域的发展同步,促进社会的发展和进步。
【关键词】档案管理;问题;对策
由于档案管理工作是一项具有高政策性、高机密性的工作,所以做好档案管理工作尤为重要。又因为档案管理工作水平比较低,所以一定要加强对档案工作的管理,如果在管理过程中遇到问题,应及时研究解决。再加上当代社会是一个信息化的社会,档案里面记录着许多有用的资料,所以保管好档案资料对促进社会发展有很重大的意义。
一、档案管理工作中存在的问题
(一)大部分人对档案管理工作存在偏见。从以前到现在,许多人对于档案管理工作的认识不足。其实档案管理工作是一个十分重要的工作,在企业的发展中占有重要地位。档案管理工作的主要内容就是对档案进行归类整理,使信息更加表面化,企业工作也可以直接去利用这些资料。所以要想做好这一步是非常不容易的。
(二)档案管理方式落后,效率低下。在许多行业快速发展的时候,档案管理发展处于一个停滞不前的阶段,再加上档案管理人员自身素质不高,知识储备量较少,对于一些业务还是不太了解,并且大部分档案管理工作人员都同时担任许多职务,对管理工作会有忽视,还会影响到档案材料的真实性和准确性。
(三)存放档案的房间即档案室硬件设施不完备。虽然很多人都知道档案存放在专门的房间,但是个别单位还是没有专用档案室,有的单位档案文件多而杂,档案文件没有按照条件摆放,一般的单位也会选择较潮湿的房间存放,档案会发霉,影响美观。有的档案室连最基本的用具都没有购买,这会对接下来的管理工作产生消极的影响。
二、档案管理工作的对策
(一)加大对管理人员的培训力度,不断提高人员的文化素养。由于人们对档案管理工作的不重视,所以很多管理人员素质不高,所以要加强对管理人员的培养,制定专门的培养方案,使他们个人的文化素养有所提高。在生活上,也要多加关心,给予他们归属感,帮助他们树立信心,激发他们工作的热情。在工作过程中,档案管理人员发挥个人的主观创造力,去用一个适合自己的管理方式来对档案进行管理,这样就能够大大地提高管理效率。档案管理人员也要抓紧每一次学习的机会不断地提高自己的素养,努力掌握科学的管理方式,提高自己的工作效率,使档案的质量有所提高,为社会提供更有价值的资源。
(二)以法律为基础,将制度与法律融合到一起,建立合理公正的档案管理制度。法律规范一切事物的标准,要做好档案管理工作就要坚持依法治档,实现管理制度法制化。只有实现管理制度法制化,才能更好地证明档案管理工作在企业中所占的重要地位。国家在发展,在许多行业和领域中都颁布了相关法律,档案管理也不例外。同时正因为法律的实施,档案管理工作又上升了一个新的高度。这就要求各地要建立起一套系统的、科学的、具有地方特色的法律法规。真正做到有法可依,使得管理工作能够跟上其他行业的发展,做到与时俱进。当然,制度在制定了之后,各地执行部门一定谨遵制度,不违反规章制度,做到赏罚分明,公平公正。
(三)改进和完善档案功能,充分发挥档案在工作中的作用。这就要求要对档案工作的一个重新定位:一是要保留档案中有用的信息,以供后面的工作研究和使用。二是将档案工作与其他工作相结合,对档案的内涵进行丰富,创新。同时也需要档案记录内容的准确性、客观性、全面性、动态性。顺着这个方向,也就能充分发挥档案的作用,不断提高管理水平。
(四)不斷提高档案管理的信息化水平。信息化是当代社会发展的一大方向,信息化水平越高,管理工作越能够顺利地进行。正因为信息化水平的提高,这就对档案管理工作提出了更高的要求,那就是积极运用最新的科学技术和管理方式,提高管理水平。随着计算机的普及,我们的档案管理工作也要跟上时代的潮流,采用计算机去管理。所以电子档案逐步取代纸质档案势在必行,这样做既减少了对纸质用品的使用,更有利于资料的整合,提高了信息化水平。除了这些优点外还能减少一些工作人员的工作量,降低在工作上的一些错误率。
(五)加强档案管理人员的服务意识,提高服务质量,真正做到为人民服务。档案管理也是服务人民的一个工作,所以档案管理人员在服务的过程中要提高自身的服务水平,也要主动去服务。在要求管理人员服务质量提高的同时,也要关注人员的生活,在生活上给予一定的帮助。激励人员的工作积极性。前提是管理人员要端正服务态度,树立创新意识。服务质量的高低是衡量人员的标准,为了能够更好地建设社会主义,充分发挥档案信息资源的效用,是档案管理人员必须要做好的工作。
三、结语
综上所述,随着社会主义的不断发展,档案管理工作应紧密联系时代,充分利用现代技术。从根本上更新创新管理方式,提高管理水平。使档案管理工作能够朝着现代化的方向发展,促进社会水平的提高,加快建设社会主义社会的速度。
【参考文献】
[1]黄建华.探讨医院文书档案管理工作中存在的问题及对策[J].北方药学,2013(7):151.
[2]乐利珍.浅谈我国档案管理的现状及对策[J].科技风,2013.