浅谈农业科研档案管理中存在的问题及改进思路

冯爱民

【摘要】随着农业信息及科技的不断发展，农业科研档案管理水平与新时期的农业科研工作尚存在着一定的差距，为了充分发挥出农业科研档案在科研工作中的前瞻性与指导作用，本文浅要分析了农业科研档案管理中存在的问题，并进一步探索农业科研档案管理发展的新思路。

【关键词】农业；信息；档案管理；科研

农业科研档案是农业生产信息资源及农业科研的重要组成部分，是农业科研工作过程中积累的材料，档案以文字、声音、图片等形式保存下来，是具有参考意义及指导作用的信息材料，是农业科研单位进行课题申请、立项、研究、结题、成果鉴定等过程中形成的研究资料。农业科研档案管理的工作重点，是在管理好这些研究资料的基础上，进一步加强农业信息资源的开发与推广，充分发挥农业科技档案在农业科研项目工作中的作用。

一、农业科研单位档案管理中存在的问题

农业科研单位档案具有多种类别，档案材料又是整个农业科研工作的重要依据，是研究成果推广与宣传的主要材料，对推进农业科研工作起着重要的作用。在农业科研单位的档案管理工作中，职工医保档案与固定资产管理档案，是档案管理的重中之重，是职工进行合法医疗的保障，但是鉴于多种原因，医保档案与固定资产档案在管理方面还存在着诸多不足。

（一）档案管理意识淡薄。随着档案管理工作的不断展开，信息化管理已经成为档案管理工作的重要手段，尤其是随着我国医保政策的不断完善，对职工医保档案的管理要求越来越高。要求医保档案在使用过程中更方便职工查找和使用。职工医保档案不仅涉及人员详细资料的存档与使用，还涉及电子档案的管理方式，在无历史经验可参考的前提下，档案管理方面，单位领导或者是科技人员对电子档案管理的重要性认识不够，无法发挥医保档案对农业科技工作人员的保障作用，从而影响农业科研人员工作的积极性与稳定性，影响了农业科研工作的发展。

（二）档案归档范围不明确。农业科研单位的档案在管理方面，还存在档案材料归档不及时的问题，对档案的归档要求不清楚，档案材料范围划分不清，档案材料遗失、损坏等，极大地影响了档案材料的精确程度。

（三）档案遗失。一部分档案材料因涉及人事变动，所以具有一定的保密性，但是由于科技人员的变动，一些人事或科研档案材料被个人带走或保存起来，导致了档案材料的遗失或不全的现象。而农业科研档案是农业技术与信息推广的主要依据，包括专业人员信息等材料，这些具有重要科研价值的档案材料的丢失或转移，严重影响了农业科研推广工作的延续性。

（四）系统性档案材料少，完整性差。 完整的档案材料，包括立项、建档、研究、总结及成果等，每一环节均有不同的材料作为支撑，方能组成一套完整的系统性的档案材料。农业科研单位的档案材料，例如固定资产管理类档案材料，在其形成过程中，大多属于固定资产建档材料，在固定资产使用和消耗过程中，档案记录材料未能及时归档，一些调研报告、试验记录、试验数据分析等系统性材料不能及时建档归类，使档案材料的系统性及完整性差。

（五）医保档案“双保”现象多。医保档案作为农业科研单位职工医疗合法权益的有效保障，职工从入职开始，直至退休或死亡，医保档案始终伴随职工。而职工在此期间需要缴纳相应的参保费用，并享受医保待遇，每一位职工均有一套完整的医疗保险档案。而在实际工作中，一些参保人员还缴纳了社会商业医疗保险，有部分商业保险与职工医保不兼容，在医保档案查阅上出现“双保”（社保、商保）现象，在报销上也出现这样的“双报”（职工医疗保险报销、商业医疗保险报销）现象。商业医疗保险机构遇此情形会到职工所在单位查阅医保档案，这样会直接影响参保人员的切身利益，也会引起社会不良反响。

二、农业科研单位档案管理改进思路

（一）加强档案管理意识。在实际工作中，应切实提高农业科研单位领导对档案管理工作的认识，加强对档案管理工作的重视程度，加强档案管理工作的落实力度，改变“口头督促”现象。尤其对于农业科研单位医保档案的管理，由于档案材料涉及人事详细信息，如何保障职工个人信息安全，是加强档案材料管理的重要内容之一，为切实加强人事档案材料的保密程度，档案管理人员可对系统设置管理员登录等界面，以避免黑客或其他不相干人员对人事档案材料的窃取。从而保证职工档案的安全性，确保人员信息的保密性，在保障农业科研单位职工工作稳定性的前提下，使职工安心工作，提高工作积极性。

（二）明确归档要求。按照档案材料的规章制度与要求，建立档案材料，日常需要归档的材料，要及时进行归档，要明确档案材料内容的性质与所属，根据档案材料的归档要求进行分类，避免档案材料项目的空缺与遗落。区分档案材料的大项，对于细致划分的档案材料的小项，要明确归属，并且根据档案材料要求的各个项目，建立建全档案材料，避免落项或缺项，以确保档案材料的完整性与准确性。同时档案材料内容要准确无误，数据要充分，以利于档案材料的使用。

（三）保证档案材料的完整性。对于调转或退休人员的档案材料，包括农业科研类及医保类等等档案材料，要及时跟踪查找，避免遗失或丢弃损坏，保证档案材料的完整性，以利于科研成果的推广与宣传。

（四）建立健全系统性档案材料。农业科研档案材料是单位领导进行科学决策的重要依据，创建完善的农业科研档案材料，是推动农业科研事业发展的基础。在农业科研单位，加强医疗保险档案的管理，制定完善档案各项管理制度，完善每一阶段的档案材料，要侧重系统性档案材料的整理与归档，这是为领导和职工提供充分、完整与高质量档案材料的重要途径。农业科研单位的第一手档案材料可以为领导决策提供依据，也能够提高决策效率。农业科研档案中医保档案管理人员应建立健全系统性档案材料，为领导提供更有参考价值的数据图片等资料，也为农业科研单位医保事业的健康有序发展作出贡献。

（五）加强医保档案“双保”的管理。根据我国医疗保险政策，及时对职工进行医保规章制度的培训与学习，使职工熟知医疗保险法规与政策制度，使职工真正享受到医保利益。并且根据相关政策规定，通过制定相应的制度来约束职工在医保上的投机取巧行为，使医保档案管理向正规化、常态化发展。伴随我国医保政策的持续改革，使部分“双保”现象合法化，职工在享受单位医疗保险政策以外，对能够享受的商业医疗保险，例如各大保险公司销售的医疗保险，在职工购买过程中普及职工医疗保险要求，并规避医保风险，使职工购买到合理的商业医疗保险。

三、结束语

农业科研单位的档案以及农业科研医保档案管理，是农业研究课题的载体，是推动农业科研单位发展的基础，是农业科研单位领导作出决策的重要依据，是保障职工工作稳定性的重要条件，是农业科研课题推广与宣传的重要材料，未来应当进一步加强对农业科研档案管理的重视程度，改进管理办法，跟进时代的发展，在新时期用新思路新方法推动档案管理工作进一步发展。

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