基于信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考

涂桂莉

【摘要】伴随着我国社会经济与科学技术的不断发展，信息化技术逐渐深入人们生产生活的各个领域，发挥了重要的作用。本文结合笔者自身的工作实践，探讨信息化时代背景下，电子档案与纸质档案长期存在的相关问题与措施，以供参考。

【关键词】信息化时代；电子档案；纸质档案；长期存放

伴随着计算机技术与信息技术的广泛普及，在当前的档案管理工作中发挥着重要的作用，进一步转变和取代过去传统的档案管理方式，极大程度上提高了档案管理人员的工作效率。但由于纸质档案有其应用的特殊性，目前的档案管理工作表现电子档案与纸质档案长期并存的形势。

一、纸质档案与电子档案的特点分析

（一）纸质档案的特点。纸质档案指的是采用纸张记录信息的档案，这种应用方式自东汉蔡伦发明纸张以后就一直得到重用，作为长期应用的介质，它主要具备以下的特点：1.信息载体依附性结合。在纸张中记录重要信息，实际就是实现了信息与载体相统一的目标，即具备原始记录性的特点，应用在档案管理工作中不但确定其原始的真实性，又表现出真实的依附性。过去传统介质的特性比较单一，尤其是信息与载体不可分割，赋予其应用价值。2.原始凭证性。纸质档案的转化起点为应用文件，其内部记录的是以往历史等重要信息，具备信服的凭证功能，且与档案相互依托，成为档案相关责任人的实体材料。3.储存耐久性。长期应用纸质档案的实践证实，在档案文献的长期保存工作中，纸张或胶片等载体非常适合，尽管时间过长时依旧会出现氧化或水解现象，但在工作人员针对性预防和排除相关因素的基础上还是能大大延长其使用价值。此外，纸质档案也存在了以下的不足：1.需要投入较多的管理人力，影响工作效率。2.管理和使用工作中受到地点、人员的使用限制，无法实现共享。3.保存过程中的占用空间较大，便捷性不高，保存和管理的手段比较落后。

（二）电子档案的特点。电子档案指的是通过计算机技术利用代码的方式將特定信息储存的档案形式，这是高科技发展背景下的产物，也是一种现代化的高效管理手段，在档案信息管理的各个环节中都有着传统管理方式无法企及的优势。其特点主要有以下几个方面：1.信息储存更为丰富。储存的方式包括光盘、磁带、磁盘等等，其中：光盘具有高密度性的储存特征，储存量非常大，远远高于纸质的记录储存量，不但能缩小纸质档案保存的空间，又能很好地简化保存的各个环节。2.生动形象性。这与网络技术的逐渐成熟与改进相关，当前的电子档案囊括了视频、音频、数字代码等形式表现原有的形态，突破过去的信息记录单一性，整合图文声像的优势，更能展现信息的全貌。3.信息利用的迅速准确性。电子档案通过计算机处理，具备高效率与准确度高的优势，数字信息的加工、储存、编辑与传播都能转变形式，提高效率。4.信息共享优势。电子档案应用最大的优势在于不限制时间与地点实现共享的目标，大大提高信息利用的真实有效性，很大程度提升便捷性，在缩短查档时间的基础上提高管理和利用效率。但电子档案也存在一些缺陷：1.电子档案的保存过程中有复制、修复的功能，这对原始性产生影响。2.电子档案的保存受到湿度、温度、病毒、磁性等影响，应用技术越先进，对其保存技术的要求也就越高，尤其是受到存储介质的限制，影响其保管的难度。3.电子档案本身的不能识别性质以及过度依赖计算机技术性质存在无法直观阅读的缺点。4.电子档案在实现共享的过程中其安全性难以得到保障。

二、信息化时代电子档案与纸质档案长期共存的必然性研究

（一）与两者的优缺点有关。如上所述，电子档案与纸质档案都存在一定的优缺点，其中，电子档案与计算机设备及技术应用相关，对硬盘、光盘等依赖度较高，那么应用过程中发生意外情况的可能性也就更大，诸多便捷性优势也成为其应用过程中唯一的通道，一旦发生故障，那么解决途径的选择也将受到限制。与之相比，纸质档案的可靠度则更高，完整性的保存也会更好，但纸质档案又有着浪费资源等缺陷，因此两者档案形式相结合成为档案应用管理工作的必然发展趋势。

（二）与档案管理基础工作有关。众所周知，电子档案已经成为信息化时代档案管理应用工作的主流，是一种新兴事物，其具备传统纸质档案不具有的功能，但作为档案管理和应用人员，在特有的应用模式中必然受到一定的局限，导致文件收集和保存工作难以达到管理目标，而档案本身的原始性又必须得到规范的遵循。尽管纸质档案使用局限性更大，但从长期发展的角度来看，它已经成为有效的模式，只有确保两种形式档案实现共存，才能完善当前的档案管理工作，确保档案应用更有效。

三、信息化时代电子档案与纸质档案长期并存的途径探索

（一）应用“双套制”的档案管理模式。“双套制”的档案包含了电子档案与纸质档案两种，实现“双套制”，就是确保纸质档案与电子档案在应用中并存。那么相关工作人员就要充分掌握这两种档案的特点及优劣势，在此基础上应用现代化技术建立对应的管理系统，在操作环节、保管环节和应用环节建立规范统一的通道，确保不同的档案在应用通道中实现自如快捷的转换，从而提高应用便捷性，弥补两种档案形式的劣势。比如针对电子档案需要永久保存的问题，那么可以提前将电子档案从计算机中拷贝出来，以纸质的形式再次表现与保存，确保其原始性得到恢复，保障依据性不被破坏。此外还可以将一些需要频繁应用的纸质档案转变为电子档案形式，提高其利用的开放性，实现纸质档案信息的共享目标。

（二）建立健全档案管理制度。电子档案具有删改和可复制的特征，因此对电子档案进行的管理保护工作应贯穿整个生命周期中。因此，必须确保有科学合理健全的档案管理制度作为保障，才能预防档案在利用、删改的过程中不会导致信息的丢失。另外，工作人员还要关注电子档案载体格式转换的问题，确保其存在形式的多样性，并通过建立路径记录制度，对发生改变的情况进行全程记录，以保证电子档案信息的完整性与原始性。

（三）及时改进并调整档案管理设施。无论是电子档案或是纸质档案，其维护工作都需要完善的保管条件加以保障，才有一定的安全性。众所周知，纸质档案的管理工作中最小的管理单位为“件”，一旦单位总数过多就会给库房增加压力，电子档案的管理介质则集中于磁盘、磁带以及光盘，尤其是储存量大的光盘，大大缩小了存放空间，减轻库房压力，同时还有效节省了成本。因此在对不同形式的档案进行管理的过程中，要及时根据档案的重要性与应用频繁度来调整管理设施和管理方式，确保两者长期并存发展效率的提高。

（四）提高档案管理人员的专业素养。在信息化时代背景下，档案管理人员必须适应时代发展的要求，在进行各种形式档案资料的管理工作中，即时补充自我专业知识，提高职业素养，通过学习不断完善现代化管理手段，并善于从日常工作中对管理要点和经验进行总结，发现管理规律，才能推动档案管理工作的进一步发展。

四、结束语

综上所述，信息化时代背景下电子档案与纸质档案的长期并存是发展趋势，两者之间各自发挥特有优势，同时弥补其他的管理缺陷，才能相辅相成。作为信息化时代的档案管理人员，必须全面提高自身的专业管理素质与职业素养，确保档案管理工作的科学性与规范化，最终不断推动档案管理的发展。

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