论述档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

阮晓红

【摘要】现代档案管理就是利用现代化的手段和管理理念对档案进行管理的过程，现代档案管理具有规范性强和现代化程度高等特点，对于我国企事业单位进行高效的管理具有一定的促进作用。而在现代档案管理过程中进行档案管理基础工作的实施，对档案管理工作具有较为重要的作用。

【关键词】档案管理；基础工作；高标准；作用

档案管理工作是日常工作的重要部分，在当前，计算机等新型信息技术不断更新，给档案管理工作向着高标准和规范化方向发展提供了动力，也使得档案管理工作的内容发生了一些变化，但档案管理的基础工作仍然是对档案进行整理和分类与保存等。这些基础工作看似简单、机械，但其对于现代档案管理工作却具有重要作用。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用分析

我们所说的档案管理中的基础工作，其实就是对档案进行收集、整理、保存等基础性的工作，但在进行档案管理的基础工作中，可以获得档案资源的信息，给后续的档案管理工作做好准备。

（一）使档案管理工作更加严谨规范。我们知道档案管理工作对于企事业单位来说都非常重要，而对于档案进行规范化管理就是为企事业单位和相关人才提供更好的档案服务。而进行档案管理基础工作就是将档案进行收集整理和编号保存等工作，这些工作看似简单枯燥，却是将档案进行整齐划一地整理，就是运用最简单的方式将大量且较为杂乱的档案管理工作串联起来，而档案管理的基础工作就是将现代档案管理的工作链条贯穿好的那一条“绳子”，进行了优秀的档案管理基础工作以后，原本繁乱的档案就已经整理到了现代化档案管理的框架之内，只要按照档案管理正常程序走下去，就能保证档案管理的规范性。

（二）有助于提高档案资源的完整性。一般来讲，很多企事业进行档案管理工作时，都必须严格按照规范进行严谨的操作，因为档案资源极易发生丢失、损坏等情況，在进行档案管理基础工作时，管理人员会对档案的完整性和真实性进行分析，以尽量提高档案资源的完整性。

（三）给档案快速检索创造条件。众所周知，我们进行现代档案管理的时候都会对档案信息进行计算机检索，这样就大大节约了我们检索档案的时间，也减少了我们对档案进行翻找时将档案弄乱的可能性。而进行档案管理基础工作可以将档案编号、分类信息等数据输入电脑，这样就可以对档案进行快速检索。然而在进行档案编号和信息输入的时候不能马虎，尽量保证数据信息的真实性，这样才能给档案的快速检索提供条件。

二、当前企事业单位进行档案管理基础工作的常见问题

（一）档案管理基础工作中缺乏规范的管理。档案编号和分类工作是进行后续档案管理的前提和基础，因此如果在进行档案基础管理工作中不能进行规范化的操作，在进行档案编号等实际操作时没有进行规范管理，就很容易造成档案数据失真和信息遗失等问题，给档案管理工作造成阻碍，但对于档案管理的基本工作，许多单位没有给予足够的重视，缺乏规范化管理，增加了错误量，档案管理问题基于档案管理工作，对文件命名的唯一性，导致没有以后检索等；或者在进行档案保存时不进行完整性检查，造成档案存在遗失等问题，导致档案资源无法实现其价值。

（二）档案管理基础工作的程序错杂。我们知道管理的一个重要内容就是工作程序管理，而进行档案管理时如果根据合理的程序进行档案管理的基础工作，可以使档案管理工作井然有序地进行下去，然而部分单位在进行档案管理基础工作的流程制定方面还存在一定的欠缺，造成很多档案管理人员在进行档案管理时程序错乱，导致档案的编号命名都出现问题，给后续的档案管理造成混乱。

三、对我国档案管理基础工作进行优化的策略

（一）夯实档案管理基础工作的相关管理制度。要从制度建设入手对档案管理基础工作进行强化，首先我们要对本单位当前的档案管理组织结构进行审视，找到薄弱环节，通过组织调整明确档案工作的管理领导体系，自上而下对档案管理工作的责任进行分化和加强，同时还要对档案管理部门进行扩员，培养一批真正能够严谨地对待档案管理工作的人员。并且，相关领导还要从强化管理流程和标准的角度出发，建立完善的档案管理基础工作制度，只有有了完善、标准化的制度作为参照，才能对档案管理人员的基础工作进行优化。

（二）通过多种手段强化档案管理的专业性。由于在档案管理中可能会出现档案信息不标准与宗卷缺损等情况，因此在进行档案管理中就要及时进行宗卷普查来对档案现有情况进行了解和调研，以纠正档案管理中的现有错误，对档案宗卷等进行合理维护，在进行档案整理的过程中，我们必须首先了解档案的情况，根据重要性对档案进行排序整理，对其进行档案信息普查和宗卷情况调研，针对其管理情况，我们必须制定一套规范性的管理系统，通过档案整理我们还要对无用的档案文件进行剔除处理，这样就能使档案管理工作更具专业性，同时我们还要根据实际情况对管理设计进行完善，以此来确保档案管理工作中用房和用具的管理规范性、标准性。我们要从设备角度对档案管理的顺利展开提供保障。我们还要根据档案管理工作人员的工作情况来制定相应的培训组织计划，以此来优化档案管理队伍，保证档案管理工作的技术性、规范性。

（三）对档案基础工作实行现代化管理。由于当前计算机技术的发展，其在档案基础管理工作中已经发挥着极其重要的作用，当前在档案检索和信息管理工作中已经广泛应用计算机技术，这一技术与档案管理工作的融合大大提升了档案检索的工作效率，同时由于计算机检索方式的优化，对于模糊检索的应用，使档案检索工作更加精准。现代化技术的应用对于档案管理工作效率的促进作用不言而喻，同时它还能降低档案工作的人工错误率，而在进行档案管理工作中要积极应用现代化技术，通过档案管理信息平台软件的应用，对于档案基础工作中规范提名等工作进行统一标准管理，使档案管理更具信息化和现代化。现代档案管理程序如图一所示。

四、结束语

总之，档案管理的基础工作虽然琐碎，却极其重要，因为只有在进行档案管理的前期进行了踏实的档案管理基础工作，才能获得更加全面、完整的档案信息，才能对档案进行严谨的分类和编号，才能给后期的档案信息保存工作打好基础，我们要积极强化档案管理中对于基础工作的重视，完善档案管理体系，积极提升档案管理基础工作人员的专业素质，使档案管理的基础工作更加规范和严谨。

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