浅谈企业档案电子化管理存在的问题和解决方法

王涛

【摘要】随着社会经济的不断发展，我国的信息技术水平也在不断提高。近年来，信息技术在我国各企业中的应用更加广泛，为促进我国企业的长远发展奠定了重要的技术基础。档案管理是企业管理中的重要内容，将信息技术应用于企业档案管理之中，实现企业档案电子化管理能够有效提高企业档案管理的质量和效率。但是，目前我国企业在电子化档案管理中还存在不少问题，需要引起相关人员的注意。本文就当前我国企业档案电子化管理存在的问题和解决方法进行简要分析。

【关键词】电子化档案管理；企业；问题；解决方法

随着科学技术的不断发展，信息技术被大量应用于企业的生产和管理中。档案管理是企业管理中的重要组成部分，传统的档案管理工作需要花费大量的时间和人力，工作效率较低，工作质量也较差。信息技术在档案管理工作中的应用可以实现自动化档案输入和管理，其对于减少工作时间和人力的投入、提高档案管理工作的效率有着重要的作用。但是，从当前我国企业档案电子化管理的现状来看，我国企业电子化档案管理还存在不少问题，需要引起企业相关管理人员的注意。

一、当前我国企业档案电子化管理中出现的问题

（一）电子化管理影响档案的保密性。档案电子化管理的优势在于，它可以减少档案管理人员的数量，提高档案管理人员的工作速度和效率。电子化档案管理中，工作人员只需要利用计算机，将所要保存的资料输入电脑即可，文件一旦输入电脑即可获得永久保存，不会出现质量问题，安全性较强。电子化档案管理中，工作人员若想搜索相关的文件或者资料只需要通过搜索工具栏即可立即找到相关资料，工作效率明显提高。但是，企业档案在电子化管理中同样存在不少的安全隐患。其中，电子化管理造成的企业档案保密性不足是重要的问题之一。电子化档案管理依靠的是电子信息技术的支撑，而随着信息技术的不断普及，越来越多的人掌握了这一门技术，这就给投机分子和不法分子以可乘之机。信息技术的共享性以及技术性容易让网络犯罪分子侵入企业档案管理的系统，从而窃取重要的档案资料和文件，这对于保证企业档案的隐私性和保密性十分不利。就这部分而言，传统的档案采用的是人工管理模式，纸质文件和资料的档案管理由人员专门看管，并不容易被外人所截获。这一点看来，企业档案电子化管理的保密性并不如传统的档案管理。

（二）电子化管理影响档案的真实性。电子化档案管理的操作模式是将传统的纸质文件和资料以电子文件、电子图文等形式进行上传，然后保存于电脑硬盘之中。与传统的企业档案管理相比，传统的企业档案必须是原档案或者备份的档案，人们可以明显发现档案的来源真实与否，真实性较强。但是，电子文件本身就是利用电子信息技术将纸质文件转化为电子格式，人们在没有对比纸质档案文件和电子文件内容的前提下，根本无法保证其真实性和有效性。随着经济发展形势的不断变化，越来越多的人想要利用网络信息来吸引消费者和网民的需求。而消费者和网民对企业的了解和支持均以企业网站发布的各类信息为基础，这就容易造成企业为了迎合网民和消费者的需求虚假制造档案，给人们提供虚假信息。除此之外，企业将纸质档案文件上传电脑之后，部分不法分子很有可能将电子文件下载之后进行任意编辑和修改，以赢得更多的利益。这样不仅有可能造成企业的名誉受损，还会直接威胁到企业的经济利益，不利于企业的发展。因此，要求企业在电子化档案管理过程中必须要密切关注本企业的档案信息流动情况，防止出现信息被篡改或者受损的情况。

（三）电子化档案管理有待完善。信息技术在企业档案管理中的应用可以提高企业档案管理的质量和效率，但是在提高企业档案管理工作质量和效率的同时，企业也必须要加强对档案的管理。然而，我国企业在传统的纸质档案管理模式的影响下，已经形成了较为固定的档案管理思想，要让企业档案管理人员在短时间内转变管理理念、改变管理形式必然是不现实的。因此，这就导致了当前我国企业档案管理人员仍然在摸索如何转变档案管理理念，促进档案管理方式的转变。由于部分企业档案管理人员对电子信息技術的应用还不够了解，导致企业档案电子化管理技术还存在不少问题。因此可以看出，要完善电子化档案管理还需要一定的时间。

（四）电子化档案管理难度较大。企业档案电子化管理的难度较大，主要是由于电子化档案管理是以电子计算机技术为核心的，以计算机为信息载体。工作人员无法直接读取档案文件，而要通过将档案信息提取出来后才能够获得档案信息。随着科学技术的不断发展，现代化信息技术在企业档案管理中的应用越来越广泛，更新换代的速度越来越快，技术含量也越来越高。一方面这可以更好地促进企业档案电子化管理的发展，但是另一方面却加大了电子化管理的难度。管理人员必须要适时更新计算机软件和硬件设备，以跟上科技和时代的步伐，防止出现电子信息流失或者损毁的情况。此外，文件保存的格式越来越多样化，这就导致工作人员在对电子信息和文件进行提取的过程中可能需要经过多道转换手续，否则将有可能导致文件乱码，无法有效读取信息。

二、企业档案电子化管理的解决策略

（一）提高电子化档案管理的真实性和有效性。利用电子信息技术进行企业档案管理的目的是采用高科技手段来提高企业档案管理工作的质量和效率，为企业的发展提供更多的便利。但是企业档案电子化管理必须要建立在保证企业档案真实性和有效性的前提下。目前随着社会经济的发展和科学技术的普及，越来越多的人能够熟练掌握甚至精通计算机信息技术，给企业档案电子化管理带来了一定的安全隐患。不法分子可以利用计算机技术侵入企业的网络系统，篡改企业的档案信息，严重影响到企业档案的真实性和有效性。如何保证企业电子档案的真实性和有效性是企业档案电子化管理中的重要问题，也是企业档案电子化管理中的难点问题，要做好这方面工作，首先需要企业能够加强对企业档案电子化管理的信息技术支持，以技术性策略来加强对电子档案的管理，建构完善的电子化档案管理机制。其次，还要求政府能够出台相关的政策，加强对计算机的保护，约束网络不法分子的行为。最后，还要求企业能够实行双轨制档案管理，即企业在实现电子化档案管理的同时，也不能放松对纸质档案的管理。这样可以保证企业电子档案被篡改或者流失后能够及时采取有效措施来进行弥补，保证电子档案文件的真实性和有效性。

（二）加大对企业电子化档案管理的投入。要做好企业档案电子化管理工作需要企业根据时代发展的要求，加大相关投入。企业档案电子化管理需要加大的投入包括以下几个方面：1.加大技术投入。企业档案电子化管理是以信息技术为支撑的，要保证企业档案电子化管理的工作质量和效率，防止企业电子档案受到网络不法分子的侵袭，企业必须要加强对电子档案管理的科技投入，通过不断引进先进的科学技术来保证档案管理的工作质量。例如，企业需要引进国际上先进的防火墙技术和保密技术，加强对企业电子档案的安全保护。企业还需要适时更新档案管理的硬件和软件，防止因为技术设备过于落后而给不法分子以可乘之机。2.加大人才投入。企业档案电子化管理必须要求企业加强对电子档案管理的人才队伍建设，培养更多的专业技术人才。此外，企业档案电子化管理工作还要求管理部门能够根据电子档案管理工作的特征，为档案管理部门合理设置岗位和人员，如岗位应该包括办公室文员、档案接收员、档案输入员等。每个岗位安排一至两个员工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促进企业电子档案管理的有序发展。

（三）做好電子档案文件保管工作。电子档案管理工作的另一个重点还在于加强对档案文件的管理。从理论上来说，电子档案文件一旦归档，就可以永久性地保存，其具有保质、保量的作用，在文件保管方面具有一定的优势。但是，由于电子信息系统受外界因素如空气湿度、气温、热度等影响较大，因此，在对电子档案文件进行保管时，管理人员一定要采取有效的措施，隔绝外界因素对电子档案和计算机系统的危害。物理隔离的方法是企业档案电子化管理过程中经常使用的方法之一，其可以有效地将电子档案管理的外界因素进行隔离，防止网络不法分子的入侵。此外，企业还需要做好管理工作。电子化档案管理工作容易受到多种因素的影响，包括自然环境、人为因素等，这些危险因素防不胜防，很有可能发生意外情况导致企业电子档案流失或者受到损毁。因此，企业档案管理人员在输入电子文件的同时就要对文件进行备份，做好安全防范工作。

三、结语

综上所述，新形势下企业在电子化档案管理过程中还存在不少问题，要解决这些问题，提高企业档案电子化管理的工作质量和效益必须要求企业能够提高电子化档案管理的真实性和有效性，加大对企业电子化档案管理的投入，并做好电子档案文件保管工作。

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