企业产品档案管理现状、问题及建议

陈永明

摘 要：随着时代的进步，企业产品档案工作的改革也日益加深。面对各种信息量越来越复杂庞大的今天，企业产品档案管理工作的改革显得尤为迫切。目前的企业产品档案管理工作存在着一些问题，针对这些问题，企业要强化产品档案管理意识，严格产品档案管理程序并健全产品档案管理制度，使产品档案管理工作有章可循，规范操作，本文对产品档案管理相关问题进行了简要分析，以供参考。

关键词：企业档案；产品档案；现状；建议

1 企业产品档案管理的重要性分析

企业产品档案是其各项信息的重要载体，是企业的主要信息源，因此，产品档案管理工作具有较强的专业性、政策性和机密性。企业的管理部门要充分意识到产品档案管理工作的重要意义，切实做到管好产品档案，用好产品档案。

2 企业产品档案管理现状分析

2.1对企业产品档案管理的认识不到位

大多数企业受限于传统的思维观念而对产品档案管理的工作认识不够，从而导致了对其重视程度偏低。造成这一现象的主要原因之一就是他们觉得产品档案管理工作对企业经济效益没有多大的影响。因此在企业中，产品档案部门工作人员的工作积极性往往不高，甚至出现十分严重的挂名现象，相关工作人员不能切实担负起责任。

2.2管理人员专业知识储备不足

企业产品档案管理工作多数有职工兼职，没有专职的产品档案管理人员。其一，兼职人员缺乏必要的产品档案管理知识，从而对企业产品档案管理工作的效率与质量造成很大的影响。其二是由于兼职人员本身有其他的工作要做以及人员调动十分频繁，从而造成了企业产品档案管理工作的滞后。

2.3企业产品档案管理信息化程度较低

由于企业产品档案并不能直接为企业创造可观的经济效益，大多数企业对产品档案部门投入的资金技术资源不足，仍然以人工的方式进行产品档案管理造成了较多的失误，为日后产品档案的利用造成了阻碍。也有少数企业开始运用计算机进行产品档案管理，也仅仅用于检索与统计本单位的产品档案信息，产品档案信息的共享程度较低。

2.4企业产品档案管理配套设施建设不到位

受企业对产品档案部门的资金投入限制，产品档案保管硬件条件较差，产品档案柜陈旧老化，防虫、防霉等安全管理措施不到位，很多历史产品档案文献因发生霉变或遭虫害而毁坏，甚至部分产品档案因为占用空间较大而被清除出产品档案室。部分企业甚至没有专门的产品档案室，严重影响了企业产品档案的保管质量。

3 提高企业产品档案管理水平的措施

3.1提高企业对产品档案管理工作的认识

企业的相关人员需要真正的认识到产品档案管理工作的重要性和其对企业长期发展所发挥的意义。我国相关部门也应提高对产品档案管理的重视，加强对产品档案管理工作的宣传力度，使产品档案管理工作能充分被人们认识和了解，尤其是企业的和产品档案管理有关的领导和工作人员。在了解了企业产品档案管理工作的重要性之后，企业中的相关领导也应时刻强调企业产品档案管理工作对企业运行的重要性，以此来加强相关工作人员的责任意识，改善工作态度，提高工作质量。

3.2对产品档案管理工作的制度完善

建设一套完善的产品档案管理制度系统，对于公司的良好运行和产品档案管理工作的顺利实施具有重要意义。当管理工作应在实际操作中不断探索和改进。产品档案管理主要包括，企业文件的收集，整理，归档与保存，它是在企业资产管理的基础上，在具有同一标准和制度的情况下，对产品档案工作进行统一的领导与整理。企业应以相关的法律，法规为基础在确保符合国家相关规定的情况下来对现有的产品档案管理制度进行完善和修改，从而建设一套完善的产品档案管理制度系统。不同企业的产品档案管理制度也存在差异，各企业应根据本公司的现状来制定科学的契合于自身的运行和发展产品档案管理制度。在产品档案管理相关制度拟定以后，可以在公司内部各部门之间进行讨论，并起草最终的企业产品档案管理办法，以此来保证相关制度的科学性，有效性与可行性。另外，需要格外注意的是部分产品档案的保密工作，所以，有关企业可以采取分开放置的办法来确保机密文件的安全。企业需要严格控制产品档案管理工作中的每一个程序，尤其是产品档案的借阅与复印。因为这对产品档案的安全具有重要的意义。

3.3加强对相应人才的培养

提高产品档案管理工作人员的产品档案管理意识和专业工作水平是各企业能够做好产品档案管理工作的前提。相关产品档案管理人员一般所存在的问题主要有两个方面，一个是管理意识需要加强，另一方面是他们的专业工作水平还需要提高。因此，为保证企业产品档案管理工作的科学，标准与规范，企业应定期对产品档案管理工作人员进行一定的培训和学习。我国相关行政单位也应加强对產品档案管理工作人员的培养，与各企业联手，一起打造一批一流的、专业的、高素质的产品档案管理工作团队。

3.4加大企业对产品档案管理工作资金的投入

各企业不能只关注于眼前的经济利益，要把目光放长远，能够看到产品档案管理对企业未来发展的重要意义和作用，加大对产品档案管理工的资金投入，完善企业内产品档案管理工作的基础设施。比如，建立产品档案管理所必需的产品档案室或产品档案库房，完善产品档案管理工作人员的相关工作设备包括电脑，办公室等。

4 结语

综上所述，为促进企业产品档案管理的有效进行，使产品档案管理更具有规范性和有效性，企业应积极规范档案收集和归档工作，加强制度建设、规范档案利用，提高档案管理人员的整体素质，从多方面提高企业产品档案管理的效率和质量，为企业产品档案管理的科学发展奠定良好基础。

参考文献

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