零售企业采购业务内部控制研究

刘双灵

[摘要]有效的管理使企业内部控制能够有效实施，提高企业的经济效益。本文以丹尼斯百货为例，通过研究，发现其采购业务内部控制存在的问题，并提出健全控制活动、加强预算控制和增强丹尼斯百货内外部信息沟通等解决对策。

[关键词]零售企业；采购业务；内部控制

一、丹尼斯百货采购业务内部控制体系

（一）丹尼斯百货简介

郑州丹尼斯百货于1995年筹建，是台湾东裕集团一家集百货、大卖场、便利店与物流中心等為一体的零售企业集团，多年来丹尼斯不断改进经营方式并扩大连锁规模，以郑州为核心、涉及河南全省，丹尼斯百货是一个跨地区、跨行业全国性的大型企业集团。并于1998年6月27日开设郑州市第一家量贩店，开创了百货与量贩错位经营的多元模式，即大卖场，低价销售。

100.00%

根据图1和图2数据显示，截止到2016年丹尼斯百货的销售额增长率为16.6%当年销售额为210亿元。近几年，受到电商迅速发展的影响，丹尼斯百货的销售率和门店增长率都有所下降，但销售额还是保持稳定上升趋势的。从门店开设方面来看，截止到2016年丹尼斯百货门店数达到411个，增长率为8.7%。

（二）丹尼斯百货采购业务内部控制体系

丹尼斯百货制定了完整的内部控制体系，其中与采购业务的内部控制相关的内部控制制度主要有：

1.授权批准制度

有关采购合同、采购申请、采购执行、支付货款等各阶段根据规定批准权限制度，按照各项采购业务支付额的大小，对各阶段采购业务的授权批准职责和权限、方式，对经办人的职责范围和权限、执行者的权限制度进行了明确规定；

2.订货控制制度

在超市的供应商数据库中，收录了供应商基本档案，其中包括价格表、品质级别、供给量、供应商资质等信息，依据这些档案信息选出产品质量优，性价比高，信赖度高的供货商。由法务部对合同进行审核，采购部办理订货手续，在货单发出之前应认真审核，采购是否有采购申请单据，订货是否有相关部门的许可。

3.验收控制制度

设立独立验收部负责对商品的品质检查、检查入库。货物的接收，要经过验收，并开出验收单，检查的内容包括质量、合格证、发货明细、商品的数量和质量验收等，检查完毕验收单上盖章，如发现质量和数量的不符合，进行书面报告并及时和供应商沟通。商品质量合格的商品需再次检查购买合同和发票，检查后填写入库单。

4.购货款支付控制制度

在会计部门记录采购业务付款之前，必须对有关部门发来的各种原始单据、凭证进行认真审核。发票、验收单、采购合同等与采购业务相关的原始单据、凭证应进行编号保管，如有退货部分，从原发票中扣除后重新办理结算并进行记录，审核人员和会计主管审查后才能进行记帐。

二、丹尼斯百货采购业务内部控制问题分析

（一）控制活动存在问题

一方面，丹尼斯百货采购环节程序复杂，只是简单地关注采购物品的价格和品质，造成采购业务控制活动不完善。采购计划编制不规范、请购申请审查不符合规定，对存货的入库管理措施不足，没有提前对采购价格进行市场调查，缺乏对供应商的考核；另一方面采购业务内部控制制度匮乏，丹尼斯百货制定的采购业务管理制度并没有随着公司规模的扩大，而进行实时更新和完善。当产生新的问题时，缺少更合理的内部控制应对手段和方法。

（二）预算制度不健全

采购预算是采购部门根据企业年度销售预测制定的计划，以货币形式提出需求的商品数量和成本，优化资源结构。而丹尼斯百货未设立自己的预算部门，而是召集小组汇总后制定后，交由企业管理部门，并向主管部门报告，总部财务部审核，并得到了上级机关的批准。企业预算编制信息来计划年度采购记录和年度采购任务，预算编制可能会受到供应商品质和价格变化的影响。

（三）企业采购业务内部控制信息沟通存在问题

丹尼斯百货未开设内部专业管理的信息沟通部门，沟通计划只通过企业内部网和简单的邮件进行，降低了管理人员的沟通效率，缺乏对决策信息的充分理解。企业外部信息沟通，与采购者产生一系列风险，如商品摆放问题，产品缺少条码，合同的条款和费用扣除等问题，双方的重新沟通，重新谈判，这样，双方的沟通如果不及时进行，将会导致计划的不足、购买数量和种类考虑不周、发生损失。

三、解决丹尼斯百货采购内部控制问题的对策

（一）健全控制活动

1.明确采购业务关键风险点

根据丹尼斯百货在采购业务方面存在的问题，将采购业务分为下列几个重要的流程并找出了各个环节的关键风险点（如表1）。

2.健全采购业务内部控制措施

丹尼斯百货应建立完整的风险评估体系。首先，合理地预测公司材料的需要，适当地购买计划，确保合理的必要条件；其次，合同的签订的清晰、有效，价格、交货方式等都明确，合同都要严格规定；另外，丹尼斯百货的采购管理人员在检验货物过程中，仔细谨慎检查货物的数量、质量、类型等信息，保证验收过程符合规定，推进辅助结构的运行；最后，财务结算为了保证财务支付金额的准确性，记录的及时性，结算资料完全，提供对公司的决定有用的信息。

（二）健全预算制度，加强预算控制

改善采购预算的流程，制定明确采购预算、采购过程的执行、调整预算、分析和验证。为了采购预算控制能够有效地进行，丹尼斯百货必须组织筹备好预算工作，设置预算采购专员，负责总结、整理负责各部门提交的预算采购申请书，根据市场情况、各种采购预算，编制预算采购报表，对于市场变化产生的影响，例如，购买商品价格的上涨，实际的购买金额超过预算的采购，应及时调整预算。

（三）加强丹尼斯百货内外部信息沟通

由于丹尼斯百货的采购业务出现的交流方式较为简单，多是通过邮件、传真、电话等传统的方式进行，妨碍沟通渠道，降低了管理人员的沟通效率，会直接导致日常工作的效率下降。因此，丹尼斯百货的采购部门应该采用适当的信息系统，以沟通方式为基础，可以使用电子信息技术，构建一个实际符合丹尼斯百货发展中必要的采购过程信息管理系统，信息系统各模块以网上资源平台的方式整合。可以降低成本，提高时效，便于管理人员管理，大大提高采购效率和适应性。另外，丹尼斯百货商店可以设立信息管理部门，综合管理信息，并雇佣专门的人员，监管并维护信息系统。公司的各部门通过信息综合管理系统相互联系，提高效率，交流也会变得顺畅。