PDCA循环管理在医院印章档案管理中的实证应用研究

2018-09-28福建医科大学附属第一医院许贤雄

办公室业务 2018年17期

文/福建医科大学附属第一医院许贤雄

医院印章档案管理是机关事业单位重要档案组成部分，也是医院收款收据、检查诊断、病历档案、文书档案的重要凭证之一，做好医院印章档案管理和使用工作对加强医院管理、保障医疗安全、提升医院文化具有重大的现实意义。PDCA循环管理法是全面质量管理体系运转的基本方法，本文通过对某大型三甲医院在印章档案收集和管理的各环节应用PDCA循环管理法进行干预和过程管理，以期为同类医院相关工作提供借鉴与参考。

一、医院印章档案管理与PDCA循环管理概述

医院印章档案管理包含了印章的刻制、使用、保管、移交、归档、销毁等过程，目前，省内多数医院印章档案管理工作虽然取得一定进展，但仍有诸多不足，如安全管理意识薄弱、印章档案管理制度不健全、管理设施和保管条件差、缺乏科学管理指导等，导致目前大部分医疗机构的印章档案管理工作停滞不前，进一步改进医院印章档案管理机制，成为当前医院综合档案管理工作中亟须解决的问题。

二、PDCA循环管理法在某大型三甲医院印章档案收集和管理工作中的应用实证

（一）计划阶段（Plan）。该院首先对医院印章档案管理的现状进行调查，从印章的刻制、颁发、使用、注销情况和印章档案管理制度知晓率等方面进行摸底调查，结果见“表1”“表2”所示。

表1 665条启用和申请销毁印章登记信息完整度统计表

表2 485枚印章管理情况统计表

1.根据调查结果显示，该院在印章档案收集与管理中存在的问题主要表现在以下几方面：印章档案管理制度虽基本健全，但职工普遍未熟练掌握，大部分科室未制定相应的部门印章管理制度与使用规范，甚至出现印章随人事变动而不知去向的情况。印章具体使用部门对印章档案的保护意识薄弱，再加上档案归档设备不全，造成部分印章档案遗失、损坏。管理缺乏延续性。印章档案管理要求有很强的管理延续性，在该院发展变化过程中，印章档案管理人员几经变更，收集、移交等环节缺乏有效监管与控制，导致很多印章档案的登记信息缺漏而未被及时发现与补充。缺乏上级业务主管部门的专业指导。绝大多数医院未系统接受过上级档案管理部门的专业技术指导，对综合档案管理中的归档范围、期限、类型等缺乏规范的认识。2.根据印章档案管理中存在的问题制定应对措施。按照《印章档案管理规则》，结合上级主管部门对印章档案管理的具体要求和操作规范，完善相关管理制度并下发全院各科室，明确各部门在印章档案管理中的职责和要求，规范印章刻制申请、使用登记、收集整理、移交保管、检索利用、到期销毁等流程。通过强化印章档案管理科主任负责制，提高科室对印章档案的保护意识，进一步优化印章刻制申请流程和启用登记流程，明确印章保管负责人和具体使用人的责任和签字制度，并建立印章管理信息数据库，确保可随时追踪每一个正在使用或已停止使用的印章状态，包括启用和停用时间、存档位置、印章使用负责人和具体使用人、枚号、档号等相关信息，全面加强对印章档案的监管。针对484枚已停用印章整理中存在的问题，通过“自上而下”和“自下而上”相结合的方式，开展全院性印章档案收集与归档工作。综合档案管理部门根据收回的登记表汇总相关信息后，启动第二轮的已停用印章回收程序，确保实现印章档案登记全覆盖。构建与档案主管部门和其他兄弟医院的沟通交流机制。通过邀请上级档案管理部门专家到院开展综合档案管理建设指导和印章等专项档案归档销毁指导工作，不断加强医院综合档案管理建设力度。

（二）实施阶段（Do）。按计划执行措施，并加强过程管理和控制，确保印章档案管理工作的顺利开展。由医院正式下发通知，启动医院印章档案收集与整理工作，要求全院各科室（部门）进一步建立健全印章档案相关管理制度与流程，共同完成印章档案收集与归档工作。随后，将医院第一轮印章档案整理情况提交院长办公会议专题研究，由院长办公会研究并部署实施计划，将具体措施和责任落实到每个院领导、科室和个人。向省档案局等上级主管部门行文请示，确保合理、合规、科学、规范地完成医院档案整理与销毁工作。根据要求指定专门工作小组，严格按照中华人民共和国档案行业标准要求，落实印章档案保管、移交、登记、销毁等规定，确保印章档案的正式归档。以开展医院综合档案管理研讨班等形式，为省内医院综合档案管理人员搭建管理经验交流和探讨的平台，邀请省档案局档案管理专家授课，以先进的管理理念带动医院综合档案管理的发展与进步，进一步挖掘医院综合档案利用的潜力。

（三）检查阶段（Check）。通过以上几个措施的干预，基本达到预期目标。全院各科室共配合完成了132枚印章使用登记信息的增补工作，进一步普及了规章管理制度和流程，各科室主动上报未经登记25枚印章，主动上交已停止使用的印章49枚，找回已登记注销但无实物的印章21枚，如“表3”。

表3

在省档案局领导、专家的指导下，参照福建省印章档案整理规则（DA/T 40-2008），完成了262枚已停止使用印章的正式归档工作，形成了印章档案“医院—科室—个人”的三级分类，参照医院档案管理办法，按照永久（YJ）、定期（DQ）两种保管期限，完成YZ-YJ-1-1、YZ-YJ-2-1、YZ-YJ-3-1、YZ-DQ-1-1、YZ-DQ-2-1、YZ-DQ-3-1六类印章档号编制。根据印章档案整理成果，完成印章分类管理电子数据库建设，按照正在使用、已申请注销、已正式归档等印章类型建立印章档案数据库，有效提高了印章档案管理及利用效率。在福建省首期医院综合档案管理研讨班上，该院的印章档案管理成果被列为研讨班实地考察和研讨项目，多项做法被数十家医院引用和参考。围绕提高医院印章档案收集和管理的质量和效率的目标，通过实施阶段的五项措施干预，该院在印章档案整理工作上取得显著效果，但依然存在29枚原已停用但未收回的印章、72枚确认已丢失的印章，印章分类管理电子数据库有待进一步优化。

（四）处理阶段（Act），根据检查结果，探讨持续改进措施。根据检查中发现的问题进行总结分析，发现造成的原因主要有印章原具体管理人员已退休、印章使用登记信息不完整、印章档案多次移交和搬运造成遗失等，针对分析结果，采取持续改进措施。如针对因退休（过逝）等历史遗留问题，由离退休工作处等部门分块负责追踪落实，最大限度挽回损失。达到不断循环改进的效果。