大数据时代高校人事档案信息化建设研究

韦翠清

[摘 要] 随着我国科学技术的不断进步，信息化技术也随着高速发展，纸质的档案管理已经无法满足现代社会的发展需求，档案信息化逐渐成为一种新的发展趋势。本文将对档案信息化建设的内涵及在大数据时代下，实现高校人事档案信息化建设的过程中存在的一些问题进行探讨，针对存在的问题提出相关的看法作为参考。

[关键词] 高校档案；信息化；问题

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 13. 075

[中图分类号] G270.7；G647.23 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）13- 0167- 02

0 引 言

近年来随着互联网技术的飞速发展与大数据时代下，计算机信息化广泛地应用于各领域当中，其中高校的人事档案信息化建设也将成为了新的信息技术运用的开端。高校大量的人事档案也将被计算机以数据信息的形式所取代，从而使高校人事档案信息化的建设的进程进一步加快。

1 档案信息化建设的内涵

1.1 档案信息化

档案信息化就是在国家档案管理部门的统一规划与管理的过程中，全面应用现代信息技术对档案的信息资源进行管理与处置并提供相应的服务[1]。

1.2 档案信息化建设的有效性

纸质档案是一种传统的目前我国使用的原生信息资源，在档案管理的过程中，往往因其具有的原始性、单一性而出现很多问题。比如：其纸质的档案对资源的消耗（人力以及材料等）、查阅档案信息烦琐的流程与不便捷等。而档案信息化的建设，可对档案的单一操作的管理方式进行改善，是一项顺应现代化发展的新的举措。档案信息化实现了无纸化的办公方式，方便了档案的查阅，大大地缩短了文件周转的流程；数字化信息与电子文件的相结合，使得管理部门只能进行相应的转变，从档案的保管和利用向着信息采集、管理与服务的职能进行转变，提供了更加优质与便捷的服务。

1.3 档案信息化建设的意义

档案信息化的建设可为人们带来远程的服务，实现信息的共享，提高档案利用的实效性，大大地提高管理人员的工作效率，使得管理人员不再费时费力地进行手工收集信息并进行整编管理，只需要将数据信息一次性录入电子信息库，就可实现信息多次使用、数据分享的功能；将管理人员从一本一本地进行查阅信息的工作中解放出来，档案信息化建设之后，可以进行实时查询，可以在查询方式中选择不同的查询方式，比如：分类查询、组合查询、精准查询等方式，减轻了工作人员的工作负担，加强了查询效率。档案信息化的建设使得档案管理工作更加地科学、便捷，规范了档案的管理工作，合理地运用了信息资源，为科研、财务部门等提供了共建共享的信息化资源，为科研等工作提供了方便。

2 目前高校档案信息化建设存在的问题

2.1 对高校档案信息化建设不够重视

高校人事档案的管理系统不仅是用来查询信息的，其主要的作用就是为了提供数字化的服务，有些高校领导对人事档案信息化的建设不够重视，认为人事档案的工作不是高校重要的工作，只是一项相对辅助性的工作，在思想上还未完全认识到人事档案信息化建设的重要性，因认知上的淡薄，以至于在档案管理上也是相对滞后，片面地认为档案的管理工作无非就是找找查查等没有技术含量的工作，只要检查过得去就行。为此，在高校的档案信息化建设的过程中，可借鉴部分高校人事信息管理系统建设的实践成果，在此基础上还要加入查询、输出、分析等功能，使其不仅要满足各种查询服务，还要实现人事档案在高校的人事工作中的参考、决策等功能。

2.2 档案信息化管理无规范标准

早在几年前，国家就规定了相关档案信息化管理的措施，但是内容范围较大，没有具体详细的管理方法，为此，为了人事档案的信息化管理，都会根据自身的实际情况，制定各自的人事档案管理规范，以至于形成的档案管理没有统一的管理模式，在数据的交换、信息共享等方面实用性较差，进而影响了信息化建设的发展[2]。

2.3 信息化档案安全较难保证

在大数据时代的高速发展下，高校进行人事档案建设之后，档案的信息都能经过进行申请在网络系统中进行查询，在信息安全方面安全性较难保证。目前，我国对于数据信息的安全保障主要是通过对系统的不断升级更新，设置复杂的密码与网络防火墙进行防护。若是在数据的保护方面不能够做到改进，与先进的技术防护手段有差距，未能有效地防止计算机犯罪的发生，那么将会造成更大的安全风险。例如：在最近处于热门的“脸书信息泄露事件”，将脸书推向风口浪尖之上；其实并不是“脸书”公司直接地将近5 000万人的信息泄露了出去，而是第三方软件公司——一家名為剑桥分析公司以“研究”的名义泄露了个人的数据信息，这家公司收集的信息包括个人的种族、性别、年龄、教育、生活工作经历，甚至于你浏览网络信息的记录等，并涉嫌利用这些信息数据影响了2016年美国的大选甚至英国脱欧，可以看出在大数据信息共享的时代当中，信息的安全保护工作对我们的信息管理将是一项巨大的挑战。

2.4 档案管理人员能力较低

当前，大多数高校为了节约管理费用，其人事档案管理的管理人员都是在校学生进行的兼职性工作，但是由于管理人员未接受专业的档案管理培训，其管理的专业技能知识及技能相对较差，为此，建设档案管理信息化建设工作，就要具备专业的管理队伍，加强培养专业的复合型人才储备工作，为高校人事档案信息化建设的发展注入新鲜的血液。

3 高校人事档案信息化建设中的问题及解决方法

3.1 提高高校人事档案信息化意识

一直以来，人们对于档案管理的理解就是保管材料与提供查阅的材料这些工作，其往往忽略了档案管理的其他价值，比如：在选拔人才、培养人才等方面的作用。为此，想要改变这种观念认知，就要加大宣传，建立人事档案信息化建设的意识，了解人事信息化建设的具体作用与价值，提高信息化的管理水平，满足社会人事工作对档案的需要。

3.2 人事档案信息管理标准和规范化

加强人事档案信息化管理工作的重要前提就是要完善规范的人事档案信息化管理制度，并严格按照该管理制度进行档案管理工作，做到管理责任明确严格，依据相关的技术标准，对电子文件的归档和日常规范地管理各级档案，管理部门应该严格要求，层层把关，保证已归档的电子文件的真实性、完整性以及安全性。

3.3 加强人事档案管理系统运行的安全性

加强人事档案管理系统安全防护将是人事档案管理信息化建设的关键。高校可以根据自身的应用实际要求，建立安全规范的身份识别端口，或者是用户认证登录端口；对于查询或者调阅的权限进行严格的审核分配；在信息资源共享的方面，对文件加载专属的水印或者数字版权保护技术[3]，保证文件的内容不被恶意篡改或使用，对于访问档案信息的记录要形成日志，并及时的发现系统存在的隐患以及非法的问题操作；避免人事档案数据信息的非法利用，保障人事档案信息化建设的安全性，为实现信息合理合法的共享利用做出有效的保障。

3.4 实现档案管理人员队伍的知识化、专业化

为了实现大数据时代下高校人事档案信息化建设管理工作，就要求高校具备专业的档案管理人员，为提高管理人员的专业知识与管理技能，应对管理人员进行档案管理的专业培训，可以聘请IT行业的教授专家进行业务方面的專业知识与技能的培训；定期进行考核，也可以去别的优秀高校进行参观学习，学习他们的人事档案信息化建设的经验与管理，提升自身专业的管理技能水平和能力；在人才建设方面，可以引进一些急需的专业高技术人才，同时也要培养具备计算机信息技术、档案管理等专业基础的复合型人才[4]，尤其注重培养他们对计算机知识、网络安全以及现代管理、信息服务方面的素质与能力，保障高校人事档案信息化建设的有效开展。

4 结 语

总而言之，高校人事档案信息化的建设是时代发展的一个必然的过程，实现高校人事档案信息化可以将档案管理人员从传统的管理工作中解放出来，有效地减轻档案管理人员的工作负担，提高工作效率，方便档案信息的查阅与管理；高校随着社会信息技术化的快速发展，为实现数字信息化校园的建设提供了基础；实现了信息间的共享，提高了档案利用的有效性；针对上述人事档案信息化的优点，就要求我们对信息化建设工作高度重视，并在高校人事档案信息化建设的过程中，保障档案信息的安全性与真实性，避免个人档案数据信息的外泄；为有效保障数据信息的安全，高校应加大对计算机信息专业与人事档案管理专业的复合型人才的培训工作，为高校人事档案管理的信息化建设工作提供有效的保障。

主要参考文献

[1]张秀岩.大数据时代人事档案信息化建设的思考[J].兰台世界，2017（s2）：175-176.

[2]杨光.大数据时代高校人事档案信息化建设研究[J].人力资源管理，2017（4）：284-285.

[3]张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案，2017（2）：71-73.

[4]王瑞.大数据时代下高校档案信息化建设研究[J].教育现代化，2016，3（28）：121-123.