如何发挥企业办公室督办职能的几点思考

肖琳

摘要：企业办公室作为企业组织结构的枢纽，代表着企业的管理水平。办公室工作担负着参与政务、管理实务、综合服务的重要职责，而督办工作又属于办公室工作的重要环节，更是提高办事效率的主要手段，在《秘书者》一书中指出：督促检查是秘书部门辅助领导决策付诸实施的一项重要服务工作，办公室应发挥督促检查作用，协助领导，推动决策落实。美国ABB公司原董事长巴尼维克曾有一个著名的观点“一个企业的成功，5%在战略，95%在执行力。”要使一个企业保持强大的执行力，重点在于做好企业办公室的督办工作，督办工作的落实可以使企业高层领导、中层管理者和基层员工在发展战略的指引下全力以赴，竭尽全力奔向目标。

关键词：办公室督办职能；发挥；思考

一、开展办公室督办工作的重要性和必要性

我们应该清醒认识到决策的制定和实施方案的部署完成之时，事情还只是进行到了一半，更重要的另一半就是要确保决策的贯彻落实。因而，办公室就必须加强各项重点工作、重要文件以及领导交办重要事项的督办管理，确保上级和公司重要决定，安排部署得以及时贯彻落实。开展督办工作，一是通过督促检查，了解决策的落实情况；二是督促检查是有针对性的调查研究，通过这种调研方式，能够发现新问题，了解新情况，从而创造性地开展工作，实现理论和实践的创新；三是督促检查是围绕决策的实施开展的，可以把“上情”和“下情”结合起来，了解决策落实中存在的问题，提高决策的科学性准确性，推动决策的落实；四是督查督办还是解决热点、难点问题，为群众办实事的重要手段。办公室通过开展细致的督办工作，从而提高办文、办会，办公效率，强化执行力，稳步推进公司中心工作顺利进行。

二、开展办公室督办工作，建立一套完整督办机制

在企业中常常有这样一种情形，上面的政策很好，决策也很正确，但是一到下面，往往就走了样，出现互相扯皮等现象，这些现象严重制约了企业各项工作的运行效率，造成这些问题的主要原因，归根到底还是监督约束机制不健全，如果企业办公室从上到下有一套完整的督办体系的话，一级一级地狠抓落实，必然可以大大提高企业的工作效率。

一要强化领导督查意识。只有领导的重视和参与，企业上下的协同配合，才能形成合力，督察督办工作才能取得显著成效。各业务分管领导，要带头抓督察督办。特别是对重大事项的督办，领导应当亲自挂帅，亲自了解贯彻落实情况并定期听取汇报，帮助办公室解决督察督办工作中遇到的困难和问题，办公室也应该主动争取企业党政领导对这项工作的重视和支持，充分发挥好参谋提醒作用。

二要完善督办体系。办公室负责大量的日常参谋性、服务性和基础性工作，在督促检查工作中具有十分有利的条件，是督促检查工作的具体实施单位。要实行责任分工、任务细化，积极主动地做好督察工作的受理、立项、分解、组织、协调、督办、信息收集和督办反馈等工作，并将督办内容直接纳入绩效考核，也是促进目标落实的一个重要环节，对各部门目标的完成情况进行认真考核，严格规范考核办法，力求考核科学公正。

三要在督办过程中，始终站在围绕中心工作，服务大局的高度，做好严字当头，事事讲原则，开展督办工作也要注重方法和技巧，与各部门密切配合，实现督办事项的顺利推进，提高部门和员工的执行力，确保公司领导班子意图得到高质量、高效率的贯彻落实，真正发挥督办工作的作用，实现督办工作的价值。

三、围绕企业中心工作，充分发挥办公室督办职能

办公室督办工作如何紧贴企业的工作重心，抓住关键问题进行督办，以保证企业生产经营中的重大决策和关键工作任务得到有效贯彻落实，为此，要紧紧围绕企业生产经营中的重点、难点、热点来创造性的开展工作，加大督办力度。

一、建立督办工作任务。涵盖公司年度（年中）工作会、党委会，党政联席会、总经理办公会，月度（周）工作例会和部分专题会等所有重要会议及上级单位、公司党委、公司领导通过公文或其他方式决定或批示的重要事项。秘书人员在公司年度（年中）工作会议结束后两周内，根据工作要点和会议精神制定公司重点工作任务分解表，征求各部门和分管领导意见并修改完善，经总经理审批后，下发至公司各部门，各单位；在公司党委会、总经理办公会、党政联席会议决议和纪要发布后的五个工作日内，向承办部门下达重点工作督办单，明确工作要求和完成时限；在公司月度（周）工作会议等重要会议结束后五个工作日内确定重点工作督办任务，通过内网系统发至各承办部门确定的工作节点目标。文书人员根据重要公文的领导批示，制定重点工作督办单。承办工作任务的部门根据督办任务要求，制定相应的工作计划，明确相关责任人，在规定时限内，保质保量完成工作任务。

二、做好督办工作全过程管控。督查任务发出后，办公室应采取定期或不定期提醒督促，检查核实方式，了解督办事项办理情况进展，承办部门给予支持。办公室将督办结果经分管领导审批同意，呈总经理确认后，督办工作任务正式办结，同时将督办过程中形成的文字材料进行整理保存并提交绩效考核部门，由其根据督办结果进行绩效考核。

三、注重督办方式方法。要及时反馈。督查中要及时向领导反馈，多请示、多汇报，一方面可以让领导准确掌握工作进展情况，另一方面，当督查工作遇到困难时，可及时争取领导支持和帮助。要合理分工。办公室与各职能部门要各尽其责，又要分工明确，办公室既不能包办代替，更不能越权干预，在督查工作中应实行“分级负责，归口管理的原则，办公室要与职能部门密切配合，共同搞好督查落实。要注重时效。确立办实事，求实效的思想，从实际效果出发安排督查日程和进度，力求效果和时间相统一。要一督到底。开展督查工作的最终目的就是取得实效，这是督查工作的出发点和最终落脚点。

四、强化督办队伍建设。加强理论学习，开展工作交流，增强办公室督办人员业务素質和工作能力。进一步搜集信息，让督办工作人员第一时间知道领导讲什么、抓什么，及时就有关问题进行督办。不断增强督办队伍整体素质建设，提升督办队伍的战斗力和凝聚力。

当前，面对新形势、新要求，办公室的督办工作要建立长效机制，坚持做到常抓不懈，紧紧围绕企业发展大局，突出工作重点，创新方式方法，健全工作制度，狠抓部署落实，才能较好地发挥督办工作在推进企业各项决策落实中的助推作用。