分析当前档案统计在档案管理中的作用

杜娟

摘要：经过自身的多年实践和工作经验的总结可以看出，档案管理工作本身具有其特殊的发展规律。档案工作的重要内容就是展现档案工作的进度以及档案发展的现状和规律。一名档案从业员如果要将档案管理工作彻底做好，必须按照档案管理工作的自身的发展规律和特点，档案中记录的历史内容都是客观存在的，具有真实性特点。那么这一特殊性质就决定了档案具有不可替代的重要价值。因此，将档案统计制度引入到档案管理工作中十分有必要。

关键词：档案统计；档案管理；作用

档案是社会组织或个人在其特定的社会活动中积累而成的，是按照一定的来源有规律地形成的、保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录，它是现代社会的核心信息资源的重要门类，它是原始的数据、信息和知识的记录。一个企业的发展，离不开档案所发挥的作用，做好档案的收集、整理、保管、提供利用工作就尤为重要。档案的统计工作也是不可忽略的一个环节，要有足够的耐心、细心，将每个数据统计准确，使其逻辑关系清楚。

一、档案统计工作现实状况

（一）档案统计工作意识不强

目前，少数档案部门的领导和档案统计人员，对档案统计工作的重要性认识不够，档案统计工作意识不强、观念淡薄。在档案统计工作中缺乏严密性，有的为了某种利益不能如实地进行统计，而在数字上作文章，或采取无所谓的态度，随意测算，统计加估计，大大影响了统计数据的真实性和准确性。对档案或对档案统计数据不进行研究和科学分析，使档案统计工作不能很好地发挥其对经济社会发展的应有作用，也影响了档案事业的发展。

（二）档案统计人员综合素质普遍不高

据笔者调查，目前大多数档案部门的档案统计人员兼职的较多，由于人员调动过于频繁，一些档案部门年年搞统计，年年换新人，专门从事档案统计工作的人员寥寥无几。长期以来，由于档案统计人员兼职较多，这些人员没有经过系统的统计理论知识学习或培训，不能很好地掌握档案统计的基本理论知识。且缺乏一定的统计工作经验，致使档案统计人员综合素质普遍偏低，档案统计工作经常出现不按指标要求收集数据的情况。

二、档案统计应用的措施和现实意义

（一）提高档案统计工作认识

一是档案部门的领导要提高认识，高度重视档案统计工作。档案统计是档案事业建设的一项重要基础工作，它是了解和掌握档案的形成、管理、开发利用情况和档案事业发展的重要手段。长期系统地积累档案统计资料，开展管理研究和科学综合分析，可以进一步认识和掌握档案工作的基本规律，为促进和提高档案的科学管理水平奠定坚实基础。二是充分认识档案统计工作的重要作用。档案统计工作与档案的收集、整理、鉴定、登记、保管和提供利用互为一体。要从领导和管理档案工作的实际需要出发，选配具有工作责任心强、业务素质高的同志从事此项工作。经常与档案统计人员进行工作交流，定期分析研究档案统计工作，帮助解决统计工作中遇到的疑难问题，为档案统计工作的顺利开展创造条件，使档案统计方式方法实现科学化、规范化、现代化。

（二）档案统计工作有利于提升工作效率

将档案统计制度应用与档案管理工作中，有利于大幅度提高档案管理工作的工作效率，进一步加快档案整理工作的进度、简化档案的编排和档案数据分析的步骤。档案管理的工作看似操作简单，其实需要许多设计的工作作为铺垫，如果要充分开发单位的档案资源，并加以运用，就要在档案收集和管理这两个层面上做工作，档案的保存与管理的目的就是要让档案在必要时全面发挥其作用和价值，所以档案工作进行的好与坏，最重要的就是看档案信息资源是否被有效利用。总之，档案统计制度的应用有利于提高整个档案管理工作的工作效率，缩小档案管理中的差错率，使档案更具真实性，统计结果的可信程度也越来越高。

（三）加强档案统计干部队伍建设，提高综合素质

加强高素质档案统计干部队伍建设，是做好新形势下档案综合管理工作的基本要求，也是档案事业稳定快速发展的需要。一是档案部门要主动适应档案统计工作的需要，举办各种形式的长期或短期培训班，或以会代训，进一步强化对档案统计工作人员法律法规、统计专业理论知识和档案专业知识的学习与培训，进一步增强档案统计干部的法制观念和综合素质。二是档案部门领导应从实际情况出发，把热爱档案统计工作，有过硬的政治思想素质，高度的责任心，勇于创新、敢于担当的人员充实进档案统计干部队伍中来，提高档案统计工作水平。

（四）重视档案保管和调阅的重要价值

思想决定行动，所以，将统计档案的管理工作执行到位的前提就是必须让管理人员认识到统计档案工作的重要价值。想要提升管理工作人员的认识就要将档案管理工作放在适当的高度并加以重视。我国关于档案的法律已经明确规定，档案留下了文字、图形等重要的历史印记，对于国家与社会来说具有重要的价值。由此发现，必须在认识到了档案的重要性之后才能充分发挥档案数据的作用，一旦档案失去了自身的历史保存价值，同时也就失去了对其进行保管的现实意义。因此，如果要全面发挥出档案管理工作的作用，首先要清楚地认识到档案保管的历史价值和现实价值。传统档案保存大都在一个相对封闭的大环境中，大多数人们没有意识到档案所具有的重要社会效益和经济效益，只是简单地将其认定为历史记录，这种传统理念是错误的，档案的价值不管大小，一旦利用都会具有社会效益。值得注意是，单位的管理层更应该认识到档案的价值，重视档案管理部门的工作状况和发展。

三、结束语

综上所述，长期以来的档案管理工作都存在一定的失范现象，主要体现在档案立卷、鉴定、利用等诸多环节之中，其使得档案统计的结果存在一定的缺失。而档案统计结果在服务中，这部分缺失，将会导致其服务效果受限，甚至无效。因此，必须要加强对档案管理失范现象的控制，以達到统计结果的科学性与准确性，为档案利用提供一定的保障。

参考文献：

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