内部控制审计技巧之有效访谈

单文宗

[摘要]审计访谈是审计人员获取信息的重要方法之一，方法得当可以取得事半功倍的成效。本文对审计访谈的基本类型、使用范围及审计人员应具备的访谈技巧等进行详解。

[关键词]内部控制 审计访谈 技巧 过程控制 成效

审计访谈从形式上而言就是面对面沟通，相较于邮件、电话，是最直接的沟通方式。其最大的特点是，可以快速得到对方的主观信息。通过交谈过程中的眼神交流、肢体语言、面部表情等，可以判断访谈对象的态度意愿，甚至判断回复内容的可信程度。审计访谈是审计人员为了获取有关信息，与被审计单位相关人员直接进行的面对面交流，是一种重要的审计信息搜集方式。

一、审计访谈的三种类型

（一）主题访谈

这里讲的主题访谈是指在非现场或现场审计阶段已掌握（或发现）重要的（关键的）疑點信息，经过审计分析，需要对疑点进行进一步核实的访谈。主题访谈的目的相对明确，是比较成熟的审计访谈形式，如图1所示。

主题访谈应做好四方面准备，即了解被审计机构组织架构及运营模式；熟悉相关制度规定；掌握关键信息；做好访谈提纲（以免打草惊蛇）。

主题访谈需要达成的目标一般有三个：核实事实及成因；请访谈对象配合提供具体的信息资料；问题定性。

以变通处理销售费用为例。可将以下所掌握的内容梳理成逻辑清晰的访谈提纲：一是财税及监管政策、总公司及分公司费用管理规定；二是某时段内大额资金集中支付某一个（或几个）经销商，此经销商资质是否合法，可列明具体的资金支付时间、资金金额、发票及采购清单、商品出入库手续等；三是相关经手人所属部门及岗位；四是费用审批手续是否符合规定。准备越充分、访谈过程就越易于掌握主动权，顺藤摸瓜，取得预期的成效。

实际操作中，一个问题的形成，可能涉及几个部门和岗位，因此访谈的顺序一般应遵循先当事人后管理者、先销售部门后管理部门、先运营部门后财务部门的原则。此外，访谈时应注意：一要做好记录。访谈是一种审计数据搜集方式，要时刻记着做好记录，根据需要可使用录音笔等工具，可以通过“访谈记录单”的形式请访谈对象对访谈内容进行签名确认；二要注意访谈中的话术和态度。访谈也是一种心理战术，审计人员应站在访谈对象的角度给予理解，帮助其减轻思想顾虑。

（二）测试中访谈

测试中访谈，在穿行测试和符合性测试中均适用。一般用于核查流程执行情况和系统权限管理情况，审计人员应到相关岗位工作现场开展访谈。对此，审计人员应具有高度的职业敏感，关注各类资料，随时发现线索。

例如，在做业务处理流程的符合性测试时，审计人员一般应在了解规定的业务处理流程后，现场观察或者跟踪流程处理过程以及岗位交接手续，核查是否符合规定。在此过程中，可以近距离地看到岗位人员的工作现场。操作人员此时一般没有防范心理，桌面的资料不会做刻意整理和掩饰，一些业务流转资料或是审批资料可能会放在桌面，审计人员在执行测试时可顺便留意一下桌面处理完结的或者待处理的业务资料等，这是原始的、未经筛选整理过的资料。对于在工作现场看到的、与审计业务相关的、不涉及个人隐私的内容，可以随时提问和访谈操作人员，也可以根据需要进行拍照。同样，如果在电脑桌面发现一些自制资料，如统计表、分析资料等，也可请其复制一份作为审计备存资料，并顺便与操作人员沟通，了解这些资料的数据来源、编制频度和作用，了解清楚是属于规定要求的、还是其个人主动管理的意愿。在这些微小的沟通中，操作人员可能会不经意讲一些比较细节的信息，需要审计人员具有较好的分析提炼能力，在完成访谈后把重要的信息尽快记录下来。现场审计时应保持基本的职业敏感，多采集资料，多做分析整合工作，注意发现资料间的关联性和差异以分析差异原因，判断是否异常，再做进一步的审计核查分析判断。

（三）常规访谈

常规访谈一般适用于首次进入被审计单位的内部控制等综合性审计项目。常规访谈一般应在进场会之后，分条线从相关领域的部门负责人开始。可以是审计小组集体进行，由各领域的主审人员主问，其他审计成员补充，这样做的好处是审计小组对被审计单位的信息了解是对等的，有利于接下来各领域之间工作的配合，弊端是时间成本比较大，如图2所示。审计小组可以根据项目的具体情况和审前准备的充分程度，在进场会前确定是否需要采取常规访谈、是集体开展还是分领域单独开展。如果计划开展常规访谈的话，一般应提前跟被审计单位的审计联系人说明，请其协调安排相关人员。

常规访谈的优势是，从程序上可主动与各领域主要负责人沟通，从礼节上表明我们尊重对方，从情感上有利于取得对方的信任，最小化对方的反感和抵触情绪，便于顺利开展接下来的流程跟踪和审计抽样等具体工作。因此，常规访谈应更加注重礼节，态度应诚恳谦和，一般不宜深入具体问题，以全面了解情况为主，时间不宜过长。

二、审计访谈的一般流程

在正式访谈之前应先向对方做自我介绍，即使是相互知道对方，也要向对方说明你在本次审计项目中的角色，说明本次访谈的内容及类型，明确是常规访谈、还是就某一事项的主题访谈；同样，也要请对方做自我介绍，对其工作岗位、工作内容也可简单询问，如做目前的岗位多久了，之前在什么岗位或者工作背景等，如图3所示。通过这些内容，审计人员可以基本判断他对岗位的熟悉熟练程度和专业水平，当然这不是绝对的。即使过去审计时已经有过接触，也仍然需要其介绍工作内容，正面提问，以取得明确的答复。掌握这些情况后，在接下来审计过程中，若有涉及其工作的具体部分就可以直接提出，以减少查问的时间。访谈属于审计工作内容，应做好准备，尽量一次性问全问清楚，避免事务性的内容多次访谈。

三、审计访谈的实际演练

（一）主动性提问

审计访谈时应给访谈对象营造一个相对宽松的氛围，选择访谈对象易于回答的问题开始，通过温和的语言语气调和氛围，建立彼此好感，缓解访谈对象戒备或紧张心理，再逐步深入主题，这个时间应控制在3分钟内。访谈期间根据实际情景，可以就访谈对象讲的内容，插一两句话，尽量避免一问一答的形式。

随着访谈内容展开，话题逐步深入，可以把访谈的需求一步步提出来，访谈对象说到具体的制度、方案、报表时，可以记录下来，访谈结束后请他提供这些资料。访谈过程的关键，就是任何时候都不要忘了记录和索取资料，访谈对象讲到的与审计项目相关的内容，一定要首先获取资料，这些资料有助于对被审计单位的深入了解，提升发现问题的精准性。值得注意的是，不能想当然地认为：去年是这个流程、这个系统、这样分工，今年可能还是老样子……实际情况往往是，今年有新的政策出台，流程相应地做了调整，系统虽然是老系统，但是可能会有新的功能或者内容发生了变化，这都需“问了才知道”。

“怎么问”？答案是：请他说。常规访谈切忌直入主题，而要选择从熟悉的领域开始，请他介绍，操作层面的人员一般存在惯性思维模式，认为“一直这样做”就是正确的，风险控制意识相对薄弱，但实际上这个流程或者这样做是违反规定的，可能存在风险或者漏洞。因此，访谈中，只要用心、细心、留心，往往就会有意想不到的收获，如图4所示。

（二）引导性提问

引导性提问是指通过简洁的表述帮助访谈对象理清思路，或是将话题向需要了解的方向引导，促进提升访谈的效率和效果，下面列举几种引导性提问的话术。

1.简单描述一下具体工作内容好吗？上下游岗位分别是哪些（哪个）？

2.日常的工作中具体使用哪些应用系统和具体模块，它们能帮助你解决什么问题？

3.今年的工作跟去年相比有什么变化，有没有新发文的制度或者规定？

4.能说说新系统上线前后你的工作内容有什么差别吗？

引导性提问的关键点就是通过问题，引导其主动地谈一些具体工作，以便审计人员从中提炼需要的内容。在进行引导性提问时，提问的内容要与访谈对象的身份职位相匹配，要本着尊重、探讨的语气去提问，要使其感受到诚恳。

（三）追问

“追问”通常是在我们已经发现问题并且掌握了一些情况，需要访谈对象配合、做进一步核实确认时使用。追问就要“刨根问底”，落实审计事项发生的实况、对特别事项的处理过程。追问时要有锲而不舍的韧劲，要主动思考和分析，思路缜密，追问的目的是捕捉具体的事实和细节，结合已取得的线索，落实问题真相。

（四）假设性提问

假设性提问一般发生在以下三种情况：

一是审计发现控制缺陷或者控制漏洞，找不到对应制度。这种情况下，可以通过访谈从被审计单位层面寻找依据，可能会有两种结果，一种是没有制度依据，属于制度盲区；另一种是有制度但审计人员不掌握。如果是没有制度，可以建议其建立制度，这样直接与被审计单位的沟通可以减少查找制度的工作量。

二是规定流程与实际操作流程存在差异。可采取以结果推理问题的方法，请访谈对象直接描述操作流程和理论依据，判断是审计掌握的制度过时了，还是被审计单位没有按照规定流程操作。如果是没有按流程操作，先了解其原因，评估其风险发生的可能性，也可与其探讨，若由此发生某种风险事件后，有没有其他的控制措施可以规避风险。通过访谈，一些审计过程中发现的疑似问题就可以坐实。若其重新提供的依据可以起到防控风险的作用，也应该认可。与审计人员单方面检查相比，这样做可以节约时间成本。

三是为发现问题理出线索。线索是审计发现的重要信息来源，重大问题常常就是通过不起眼的、偶然的线索结合其他数据信息综合分析提炼后而得到的。

（五）访谈对象讷言

遇到访谈对象讷言时，要根据访谈事项采取进一步措施。如果是常规访谈，可以选择与其同岗位的B角；如果是就某个具体事项的主题访谈，访谈对象是关键岗位，就要有耐心，运用合理判断，确定是性格原因还是另有隐情。不要试图唤醒一个装睡的人，如果遇到拒不配合的情况，可以通过行政措施，与其直接主管取得沟通，说明审计需要取得的配合。切记：在此之前，需要掌握比较充足的证据资料。

（六）扬长避短

如果面对的访谈对象多数是其所在领域的专家级操作人员，对其所从事的工作更有话语权，此时内部审计可以从内部控制的角度去发现其“三性”方面存在的问题。审计人员与被审计单位人员事实上存在着所掌握制度信息不对称的情况，在专业工作访谈时，注意多听少说，扬长避短，注意维护审计人员适当的权威，有助于接下来的进一步工作开展。

四、审计访谈的注意事项

（一）遵循基本礼节

即使是通过其他渠道已经相互知道了彼此的身份，访谈开始前仍然要做自我介绍，这是对访谈对象的尊重，也体现内部审计的职业素养，提升对方对此次访谈的重视程度。

（二）注重个人形象

着装是体现个人形象的一个方面。现场审计时，一般应着正装，有工牌的可以佩戴工牌，注意细节，从点滴之处体现审计的专业性。老百姓常说“生人难见面”，不熟悉的人见面，第一印象就是通过言行举止体现的，应从谈吐中体现人格魅力，促进提升访谈效果。

（三）遵守职场沟通规则

1.对方有职务的要称呼职务，这是商务礼仪，同时也提示访谈对象，审计访谈是针对其所承担的工作内容，提示慎重回答访谈内容。

2.换位思考是审计人员应当具备的基本素质。言行中应体现出信任和友善，多一些正能量的东西。对于没有职务或者年长者，应当更加尊重，“您、请、给您添麻烦了、影响您的工作了、感谢您的配合…”这些细节有时对访谈的顺利开展起着至关重要的作用。虽然审计访谈也属于例行公务，但是对于被审计单位员工来说，配合审计工作属于其常规工作之外的内容，对其反感或者拖拉也应当多加理解。诚恳宽容的态度和言语，可以缓解对方的对抗情绪。

（四）具备知识储备

心理素质是审计沟通和访谈取得突破和成果的关键因素。作为审计人员，对常识性的知识和专业术语要听得懂、易沟通、能提出问题，具有敏捷、灵活和具有逻辑性的思维品质。访谈过程中，不可避免地会遇到各种复杂情况，审计人员应能灵活应变，不要把固有的程序千篇一律地硬套，要做到具体问题具体分析。逻辑性是指审计人员的思维要正确严密，条理分明，对被审计事项的审查、取证、判断、结论，应符合逻辑顺序和逻辑关系，做到思路清晰、条理分明，访谈人员的知识储备和思维品质决定了访谈的成败。

（五）控制访谈时间

要想进行一次成功的审计访谈，最好是提前做一个访谈计划，对时间有预估，这样才能确保访谈不跑题、不漏题、不偏题；同时还有一个好处，就是按照访谈提纲访谈，在访谈对象谈及无关内容时，能够及时将话题带回来，避免耽搁时间，确保访谈时效。

（六）备好通讯录

通讯录是了解被审计单位组织架构和岗位设置的一把钥匙。访谈时，首先拿出通讯录找到访谈对象的位置，可以在上面对其岗位和工作内容进行简要的记录，方便后续了解相关事项时可以直接找到所对应的人。同时，透过通讯录还可以了解被审计单位的人岗匹配情况。比如，通过远程影像系统核对业务资料时，可以结合通讯录上的名单，核实业务批单的签审流程是否规范，是否由规定岗位的人员处理，如果是会计主管的名字出现在销售合同上，就应该了解原因，判断是否存在其他违规情况和隐情等。通讯录在手，就能够提前了解、提前介入。

审计是一件辛苦的工作，现场审计要拿捏得当，问题定性要有理有据。成功的审计访谈是发现审计线索、提升审计效能的基本方法，也是审计人员应具备的基本技能。可以说，谁能掌握访谈的奥秘，谁就能赢得访谈带来的最大成效。

主要参考文献

高建来.审计学[M]. 北京：科学出版社， 2007

理查德.F.钱伯斯著，中国内部审计协会译.感悟审计职业生涯[M].北京：中国时代经济出版社， 2015

沈征.内部審计学[M].北京：电子工业出版社， 2015

尹维编著.现代企业内部审计精要[M].北京：中信出版社， 2015