企业档案外包风险问题研究

李洪洋

[摘要]企业档案不仅是企业生存与发展的重要参考凭证，更是企业未来发展所依据的重要文献资源。目前，为降低成本，将自身有限资源投入到核心生产环节之中，大部分企业选择将本企业档案业务进行外包，论文结合当前我国企业所面临的管理背景，对企业档案管理外包存在的风险进行了分析，并注重阐释规避风险的措施，以更好地促进企业档案外包业务实践活动的开展。

[关键词]企业档案档案管理业务外包风险

[分类号]G271

Study on the Risk of Enterprises Archive Outsourcing

Li Hongyang（Department of Information Management of Heilongjiang University， Harbin， Heilongjiang， 150080）

Abstract： Enterprise archives is important reference for the development of enterprises. At present， most enterprises choose to outsource their archival business in order to reduce the cost and put its limited resources into the core production links. This paper analyzes the risks of the outsourcing of enterprise archives management， and pays attention to explain the measures to avoid the risks to promote the practice of the outsourcing business of the enterprise archives better.

Keywords： EnterpriseArchives；ArchiveManagement；BusinessOutsourcing；Risk

档案外包作为一种具有优势的新型档案管理方法，在各企业间被广泛采用。该方式不仅解决了企业档案管理标准性较差的问题，更在专业化管理的同时，节约企业成本。对于企业档案业务外包的可行性与必要性研究，学界已然成果丰硕。但对于企业档案外包的风险预测及规避风险的具体措施研究，学界尚未涉及。笔者认为，在企业档案业务外包盛行的今天，研究其存在的风险并提出规避风险的措施是必要且有益的。

1企业档案业务外包风险分析

1.1选择外包机构服务质量低下的风险

（1）外包中介机构数量庞大，质量良莠不齐。

自从1992年第一家档案中介机构出现以来，档案外包机构便持续稳固发展。在这过程中，也出现大量具有代表性的档案中介机构，如档案寄存中心、档案事务所、档案服务中心等类型的中介机构。除档案行政管理部门出资设立的档案中介机构，另一种完全意义上的企业性质的商业化档案机构，往往会出于企业性质考虑，以盈利为最大目的。为了追逐利益最大化，大部分机构选择压缩成本，在服务质量与工作人员成本方面偷工减料。这不仅包括如装具运输设备等硬件设备的成本，还包括软件开发设计者等人力资源成本。如此一来，档案中介机构工作人员素质良莠不齐，技术不精。由于存在兼职的情况，职业道德往往不纳入用人考虑前提范围之内，这加大了企业档案丢失与泄密的风险。综上，如果外包中介机构不能提供给企业具有较高技术含量的外包服务，企业将无法实现档案外包的战略目的。

（2）外包中介机构人员专业性及管理规范性得不到确保，所造成的档案管理质量低下的风险。

档案管理对于企业而言一般只是非关键的业务活动，再加上传统档案管理机械化、固态化这一特点，对提高效率、增加利润为目标的档案中介机构而言，往往会选择非专业的工作人员，甚至是兼职工作人员，从而降低成本。这导致企业档案外包达不到原有的目的。即便是最基础的档案管理，仍需要从业人员具备一定的档案专业技能及知识，更何况在现代信息技术不断发展的背景下，档案管理工作融入了新的技术元素，不再是简单的机械化排架，而是需要从业人员掌握档案信息化、档案数字化等过硬的相关知识与技术，档案保护技术更是需要工作人员具有专业理论知识及实践技能。可以说，外包中介机构选择的工作人员的素质直接决定了外包服务的质量。因此，如果外包机构工作人员质量不过关，外包的结果便会令人担忧。

1.2外包管理过程中档案的安全风险

企业档案是企业信息资源的重要组成部分，关系着一个企业的发展，它不仅仅记录了企业的发展历史，更为企业未来发展提供参考。因此，档案留存的完整与安全对于一个企业而言具有十分重要的意义。在实施外包管理过程中，企业档案可能面临如下风险：

（1）档案实体丢失的风险

企业在将档案进行外包时，多为非现场业务，需要档案中介机构将档案运送至机构提供的库房。这一过程便面临着档案实体丢失的风险。除此之外，档案中介机构在实施管理、数字化、信息化等业务活动时，很可能因为工作人员的失误或者粗心将档案实体损坏或者丢失，造成不可弥补的损失。

（2）档案信息内容泄密的风险

目前大多数企业均选择将带有一定技术含量的档案数字化等业务进行外包。如果从事外包服务的工作人员职业道德观念不够强，职业道德素质不过硬，便很可能在无意间，甚至是为了谋取利益，而有意泄露企业的机密，进而导致企业损失。

1.3企业过度依赖档案中介机构，受制于档案中介机构的风险

大部分企业目前选择将档案业务外包主要目的是降低成本，节约资源，将有限的成本投入到公司核心生产环节当中。因此，当企业选择将档案业务外包后，便置之不理。一旦需要利用档案时，才会借调档案。而在档案外包这一环节中，企业参与度过低带来的直接后果便是企业不再熟悉自身档案的管理规则、企业档案工作者专业能力下降、整个企业档案意识下降。长此以往，过度依赖第三方中介機构会使企业缺乏专家技术，无论是外包中介机构借此抬高服务价格亦或是倒闭，企业都不能再对档案进行自我满足的管理，这种过度依赖档案中介机构的现实使得企业过于被动，将对企业的正常生产经营带来消极影响。

2企业档案业务外包存在风险的原因

2.1档案业务外包市场管理制度不健全

虽然我国目前出台了鼓励业务外包的政策，但是对于外包方面的法律、规范还不够健全。尤其是档案业务外包，其相比于其他业务具有更高的机密性。因此，制定档案业务外包相关的法律、规范及标准是十分必要的，可以避免出现偷工减料、质量不达标、保管措施不力、档案泄密等问题。只有对档案外包中介机构加以适当的约束与管理，才会使企业更好地控制、把握档案外包的进程、质量，收获预期的成果。

2.2外包程序不规范

企业选择将档案业务外包，往往是选择外包公司后，便制定签订合同。没有一个规范化的外包程序，这就为档案外包带来了很大的风险。目前，我国仍没有相关法律法规、制度、条款等出台以规范企业档案外包业务管理流程，这与目前我国多数企业选择将档案业务外包进行档案管理的事实不相适应。为了更好地对档案进行外包管理，必须设定规范化的流程，以保证外包业务后期实施的顺利开展。企业档案外包业务流程规范性不仅仅影响档案业务外包实施的效率，更关系着外包服务的质量。

2.3外包机构工作人员数量有限，质量不达标

虽然近年来企业档案外包公司已呈规模化、集群化发展态势，然而企业档案外包公司全职工作人员的数量，仍然不足以匹配外包业务的巨大工作量，这直接产生了业务外包工作量巨大与中介机构管理人员有限之间的矛盾。在这种矛盾下，档案中介机构依据其社会效益及经济效益相结合的宗旨，为了赚取更多的利润，很可能会不顾及公司工作人员的数量而接更多的订单，而有限的工作人员无法满足所有用户的需求，这就造成了档案外包中管理质量不达标的现象。

此外，企业档案工作人员专业素质低下、职业道德缺失也是企业档案外包面临风险的重要因素之一。目前，多数档案中介机构的大部分工作人员为兼职，全职工作人员数量有限，具有专业技术的本科生、研究生等技术人员的数量更是凤毛麟角，這使得本就资历浅薄的档案中介机构技术优势更弱。技术匮乏便无法对企业档案进行有效、有序的管理，不遵守档案人员职业道德操守更可能造成档案丢失、档案信息泄露等无法弥补的损失。

2.4企业对外包工作参与程度低

多数企业在将档案业务外包之后，便全身而退，不再将自己的精力、人员投入到外包过程之中。中介机构为了防止麻烦而按照自己的想法对档案进行保管。如若企业不定期对外包中的档案进行监管，对档案中介机构进行监督，很可能造成外包效果不理想、甚至是档案损坏这种负收益的结果。

3企业档案业务外包规避风险的措施

3.1国家规避企业档案外包风险的措施

市场是资源配置的基础，然而，我们在注意到市场诸多优势的同时，也要注意到一些市场调节的弊端，比如，市场经济为了赢取更大的利益，在某些社会效益重于经济效益的环节，不能很好地达到预期的社会目标，实现理想的效果。对于档案外包行业存在的风险，政府应作如下对策：

（1）出台相关规范细则，有序引导档案外包行为

虽然我国目前出台大批鼓励外包的政策，但对于档案外包这一具体行业的相关规范细则，还未被出台。这就使得以企业性质为主体的档案中介机构为了赢取更多的利润偷工减料以压缩成本。长此以往，档案外包活动易处于无标准且无序的发展状态。为更好地引导档案外包行为有序化，政府应根据实际，广泛征求各方意见，出台有关档案外包行业的规范细则，例如对外包业务范围、外包时间、外包质量标准等做出详细明确的规定。

（2）制定行业规范，规范档案外包市场环境

根据企业外包档案的特点，制定具体实施规范。针对不同企业类型，划分具体细则，如外包中介机构管理体系、设备设施安全、消防安全、外包中介机构的分类、外包工作人员的选聘任用（职业资格证考核制，持证上岗）等作出明确规定，更好地引导档案外包工作长期有序发展。

（3）规范外包程序

企业档案管理业务外包程序应遵循明晰性、简洁性、可实际操作性的原则，对外包业务规范化流程进行设计。不仅做到明确具体工作环节由哪些工作部门、工作人员承担，从而做到岗位追责制，还要根据外包档案的实际情况，设定既简洁又具体的外包程序。这一点是比较难以掌握的，因为既要避免程序规范设定得不具体、不明确，又要避免繁文缛节，这一实际操作中的力度较难把握。因此，需要经验丰富的外包机构共同商讨、研究制定规范的外包程序。

除此之外，可实际操作性也是程序规范化设定必须考虑的因素，由于企业档案外包业务是重视实际操作的实践层面，因此规定的设计必须保证外包业务的实施程序能够得到有效的落实，避免出现重规定、轻实施的情况。具体可以从档案管理层面对外包业务流程进行规范设计，依据档案管理所包含的具体环节对企业档案管理业务外包进行规范。与此同时，企业还应从自身实际情况出发，根据外包档案的种类特点对流程进行设定。如基建工程档案与文书档案数字化业务外包，除考虑传统的业务环节外，还需要把工程图纸的特殊幅面与内容的特殊性及数字化后的图纸折叠的流程纳入考虑范围内。

3.2企业规避档案外包风险的措施

企业作为档案外包业务的主体，其参与度、调查度与监督力度直接决定了档案外包实施的结果。因此，企业在对档案业务进行外包时应充分考虑以下几点：

（1）慎重选择档案外包中介机构

在决定将档案业务进行外包的那刻起，企业便应组织专门的团队对档案外包机构进行甄选。不仅要调研、分析外包机构的资历、口碑、管理状况、设备设施、人员配备等情况，还要考察其发展历史，评价其经营状况、长期发展能力、信誉度等因素。只有经过这样慎重的分析、比对，企业才能根据自身实际情况，选择最适合本企业发展实际的外包中介机构。

（2）制定权责明晰的档案外包合同

在对档案外包中介机构进行慎重的选择后，企业需要从客观实际出发，制定权责明晰、条款细致的合同。针对档案这一特殊信息记录，企业必须确保对信息内容安全进行保密说明。对于部分特殊企业涉及知识产权问题，更要明晰细致规范化的条款列项，严防外包中介机构由于工作失误而给企业带来损失。

（3）加大对档案中介机构的监管力度

外包偏向于后台业务，尤其是档案外包。档案虽然外包给中介机构，实际却需要更多的关注度与参与度。企业的参与既可以更好地实施个性化管理，满足企业实际需求，又可以降低外包机构服务质量低下的风险。企业应派专人负责档案管理的阶段化验收、监管工作，对管理质量进行验收与评价，从而降低企业过分依赖中介机构的风险，进而提高企业档案人员积极性，同时可以有效避免档案中介机构出现严重失误，及时进行整改。

3.3外包机构规避企业档案外包风险的措施

外包机构作为提供服务的主体，供以优质高效的服务是机构的职责，这不仅关系着外包机构的业务建设，还关乎机构的声誉，影响其长期发展。

（1）制定行业规范条例，切实履行自身义务

外包机构应根据档案外包行业的特点，磋商联合制定行业规范。这不仅可以为各机构提供标准，还可以有效避免不轨商户扰乱市场秩序，败坏外包机构整体的名誉。从实际工作出发，本着可行性、互利性、普遍性、创新性的原则，制定行业规范条例，根据条例开展外包工作，不仅有利于各个外包机构树立良好的口碑声譽，更能避免恶性竞争的出现，形成良好有序的外包市场环境。

（2）提高人员准入门槛，提升从业人员职业道德，增强工作人员职业操守

档案外包机构作为提供服务的主体，理应根据自身职责，为企业提供高效便捷的服务。在市场经济影响下出现的利益多元化与思想观念多元化使得部分企业不能满足客户的外包需求。此外，激烈的竞争与浓重的个人主义，也会影响到外包效果的实现。因此，外包中介公司可以从雇佣人员层面下手，加大对档案工作者的考核制度，从源头掌控主体人员素质。另外，定期培训也是增强职业道德的重要手段之一。作为外包机构的中坚力量，档案工作者不仅应当具有良好的档案学理论基础，还要具有良好的文字功底与信息意识，以及需要掌握档案保护技术学相关学科知识，需要懂得如何恢复字迹、纸张去酸等传统档案保护措施。在信息技术光速发展的今天，数字化与信息化作为目前外包的主要业务，更需要档案工作者具备现代通讯技术、缩微技术、光盘刻录技术、计算机技术、图形处理技术等相关技术，以保障工作有效完成，确保工作质量。

（3）与企业及时沟通，适时调整管理办法

作为合作伙伴，机构有义务根据自身管理实际情况，及时与企业沟通，这不仅关乎企业投入建设所能得到的回报，更会影响自身实际管理效果与业界口碑。为提供给企业更加专业、适合的服务，外包机构应当根据外包档案的种类、年份、密级等情况对管理方法做出科学合理的选择。这一系列的工作过程需要机构与企业建立密切的联系，及时沟通。这不仅有利于中介机构根据企业动态的需求随时调整管理战略，更方便企业了解阶段实施成果，提高服务质量与满意度。

企业档案外包是新兴且迅速崛起的档案管理模式，需要专家、学者应用更深邃的学术视野，在辽阔的学术蓝天下，共同完成这幅拼图，进而促进企业档案外包实践更好发展。

参考文献

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