数字档案长期保存技术策略规划研究

耿志杰 程明宵

[摘要]数字档案长期保存是信息化背景下档案部门的长期艰巨使命，涉及技术、管理等诸多领域，是一个庞大的系统工程。针对已识别或潜在的各种风险，档案部门在制定技术策略时将会面临技术复杂性和系统性难题，需要在宏观上进行科学规划。论文对数字档案长期保存技术策略规划的要求、内容、管理三个方面进行研究，以期对档案部门实践有所帮助。

[关键词]数字档案长期保存技术策略规划

[分类号]G276

Research on Long-term Preservation Technical Strategy Planning of Digital Archives

Geng Zhijie，Cheng Mingxiao

（School of Library Information and Archives of Shanghai University， Shanghai， 200444）

Abstract： The long-term preservation of digital archives is a long-term arduous mission of the archival departments under the informatization-based background. It involves a large number of fields such as technology and management and is a huge system project. For the identified or potential risks， the archival departments will face technical complexity and systemic problems when formulating its technical strategies. The archival departments need to be planned scientifically in macroscopic view. This paper researches the requirements， content and management of digital archives long-term preservation technology strategy planning， in order to help the practice of the archival departments.

Keywords： Digital Archives； Long-term Preservation； Technical Strategy； Planning

現代信息技术在给档案工作带来巨大历史变革的同时，也对数字档案的真实性、完整性、可用性带来了严峻挑战，数字档案长期保存是档案部门需要面对的长期艰巨使命。目前档案界对长期保存策略进行了大量理论研究和实践探索，涉及技术、管理、政策法律等多领域。在技术策略方面，国家档案局2010年制定的《数字档案馆建设指南》中，将长期保存技术策略概括为“包括存储格式的选择，检测、备份和迁移等技术方法的采用等。”

“数字档案长期保存利用机制复杂，涉及数据摄入……等多个领域，覆盖多方面技术，构成一个复杂的技术体系。”[1]在国内多家档案馆调研过程中发现，目前很多档案馆已经制定并实施了一些长期保存技术策略，但是这些技术策略往往只是针对局部问题，例如只是在存储环节制定了格式、元数据方案等应对策略，缺乏系统性和长期规划，难以满足长期保存的需要。面对技术复杂性和系统性难题，档案部门在制定长期保存技术策略时，需要在宏观上进行科学规划。

1长期保存技术策略规划的要求

1.1可行性

档案部门制定的长期保存技术策略，不能好高骛远、脱离实际，需要综合考虑三方面因素。

（1）需要充分考虑本馆实际情况和信息技术发展趋势，技术策略不仅要满足馆藏所有数字档案类型和长期保存需求，而且要充分考虑技术发展带来的潜在风险。

（2）需要借鉴国内外相关领域的成熟经验，合理选择长期保存技术策略，例如在数据格式选择方面，国家暂未制定标准的，应尽量选择开放或主流格式，这样可以减少技术发展带来的风险。

（3）需要符合国家档案局制定的行业标准，例如《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）、《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）等，当技术发展升级时，可以依靠国家实力来解决问题，减少因本馆技术实力不足而带来的风险。

1.2有效性

档案部门制定的长期保存技术策略必须确保有效、可靠，并以书面形式明确。

（1）需要充分考虑长期保存过程中可能存在的各种风险因素，确保制定的技术策略在可预测范围内有效，并能在必要时提供证明材料，例如数据格式迁移记录等。

（2）需要考虑技术策略实施过程中所有涉及的业务流程和执行部门，以确保各项技术策略能得到有效执行。再完美的技术策略如果不能被有效执行，也只是一纸空文。

2.3可变性

长期保存中使用的各种技术策略，不仅会受到技术发展趋势的影响，还会受到因技术发展而变化的法规政策、国家标准等方面的影响，充满了各种未知风险。因此所制定的长期保存技术策略，必须能随着外部环境的改变而进行必要的升级，同时在升级过程中，不能对数字档案的真实性、完整性、可用性造成影响，即在升级的同时实现“向下兼容”。

2长期保存技术策略规划的内容

2.1确定主要技术方法

（1）在数字档案资源建设环节，采用验证、格式转换等技术方法，确保需要长期保存的数字檔案可信、规范。

维护档案的原始凭证性是档案工作的核心，确保数字档案资源的可信性是长期保存的基础，例如电子文件归档中，“在维护电子文件真实性、完整性、有效性、安全性的基础上，将具有档案价值的文件移交给档案部门，以便于今后的有效保管和长久利用。”[2]如果数字档案的真实性、完整性得不到保障，则长期保存工作就是徒劳的。在数字档案资源建设环节，档案部门应尽量减少人为主观因素影响，采用多种技术方法，如CA证书、元数据审核、信息安全检查等，确保数字档案资源的质量，形成可信数字档案资源。

对于可信数字档案资源，应结合行业标准和各档案馆实际情况，针对不同的数字档案类型确定相应的长期保存格式，这一过程中可采用数据格式验证、批量转换等技术方法，确保可信数字档案资源的规范性。

（2）采用封装技术，形成用于长期保存的数字档案信息包（AIP），这一环节中要重点注意元数据方案选择、信息包制作、信息包命名三个方面。

“元数据是电子档案的重要组成部分，其管理方法、管理水平将直接影响电子档案长期保存的真实性和凭证性。”[3]因此在长期保存元数据方案选择中，应该参考行业标准《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009），需要注意的是，“这部标准主要是针对文书类电子文件，而其他类型例如图像、音频、视频类电子文件元数据标准缺乏，因此可以借鉴国际上主流标准。”[4]

按照行业标准《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）封装形成数字档案信息包，信息包应包含数据文件、元数据、封装描述信息等，可以被系统识别和管理，并确保数据文件与元数据永久关联。在封装过程中，对一般数字档案可采用物理封装，对难以封装的音、视频类数字档案可采用逻辑封装。

在对信息包命名过程中，需要采用规范的命名方法，确保命名的唯一性和长期性，同时系统能够通过命名对信息包进行识别、定位和管理。

（3）采用多重技术，保障数字档案长期安全存储。“要实现数字档案长期、有效的保存，主要应解决好两个基本矛盾：一是数字档案长期保存的需求与载体脆弱性的矛盾；二是数字档案保存的长期性与过快的技术淘汰的矛盾。”[5]长期安全存储过程周期长、未知风险多，需要综合采用多重技术，以应对各种未知风险。

针对载体脆弱性难题，档案部门应该科学规划和选择存储介质，并采取相应的安全管理技术，如磁盘阵列的电源稳定控制、磁带的防磁场管理等，同时应根据数字档案的重要程度，采用分级存储技术。针对过快的软硬件技术淘汰难题，目前可以根据具体情况采用数据拷贝、迁移、仿真、再生等技术。

异地、异质备份技术是保障数字档案长期安全存储的有效方法，调研过程中发现，目前很多档案馆在异质备份上做得较好，但是在异地备份方面，不符合国家档案局的相关规定。另外，还需要重点关注对异地备份的日常管理维护，以及启用备份的流程设计和配套监控技术。

2.2建立长效监控体系

（1）数字档案常规检测。常规检测是指对长期保存中的载体和信息包进行检测，以保证数字档案的完整性和可用性。在检测过程中，需要科学设定检测周期和抽样比例，并确保检测过程不会对数字档案造成损伤。当实施载体、格式、系统迁移等技术策略后，需要进行全面检测，以防止在技术策略实施过程中数字档案信息包被修改或丢失。

（2）对技术环境进行监控。长期保存技术策略必须与特定阶段的软硬件技术、行业标准等技术环境相适应，当技术环境发生重大变化时，就需要启用应对技术策略。因此，档案部门需要加强对技术环境进行监控，以研判启用预先制定技术策略的条件和时机。例如存储格式方面，当主流格式发生重大变化，或者国家档案局对长期保存格式进行调整时，就需要启用格式迁移技术进行批量转换，所以档案部门需要对数据格式技术发展、行业标准进行监控，为预定技术策略的启用提供决策依据，目前格式监控环节可以使用DROID工具，“DROID可以评估该文件使用格式的过时风险，推荐采用迁移行动”。[6]

技术环境监控中，还需要重点对技术发展趋势和新兴技术进行跟踪，不仅可以对目前所采用技术是否会被淘汰进行预警，也可以对将新技术应用到长期保存领域进行预研。例如在存储载体发展方面，光盘存储是否会被历史淘汰，应该引起档案部门的关注；再如近期兴起的区块链技术，在数据存储安全性方面具有很好的应用前景，是否可以将其应用到数字档案长期保存领域，档案部门可以进行跟踪和预研。

2.3制定风险评估制度和灾难应急预案

（1）制定风险评估制度。数字档案长期保存工作的实质，就是通过识别可能对数字档案真实性、完整性、可用性造成威胁的各种风险因素，并制定应对策略的过程，因此对各种风险因素的识别是整个长期保存工作的起点。

目前档案部门需要注意新技术应用带来的风险，是否可以将某种新技术应用到长期保存中，例如前文所述的区块链技术，需要进行充分的风险评估，这一过程不仅要考虑技术方面的风险，还需要充分考虑新技术带来的标准、管理等方面的风险。对于已确定使用某种新技术，例如系统升级，需要对具体实施流程进行风险评估，确保新技术替换过程中不会对数字档案产生影响。

（2）制定灾难应急预案。目前制定的迁移、仿真、再生等技术策略，其指导思想是在数字档案真实性、完整性、可用性被实质破坏之前所采用的预防性技术，可归为长期保存中“防”的范畴。而在长期保存过程中，不可避免会面临很多突发灾难，例如自然灾害、软硬件故障、人为操作错误等，会对数字档案造成实质破坏，此时档案部门需要启动应急预案，例如备份启用、数据恢复技术等，尽可能将损失减少到最小。应急预案可归为长期保存中“治”的范畴，“‘防和‘治都是数字档案保护不可缺少的手段”。[7]在这一方面，青岛市档案馆制定的《青岛市数字档案馆应急预案》，对自然灾害、系统崩溃等情况下数字档案抢救进行了详细设计，值得借鉴。

3长期保存技术策略规划的管理

3.1以书面形式明确既定技术策略

档案部门在确定长期保存技术策略的基础上，需要将既定技术策略中的各项实施流程及配套措施以书面形式明确，以保障技术策略的执行。这一过程中，档案部门的技术实力应能支持技术策略的实施，必要时可借助第三方机构，例如新技术风险评估等；应明确技术策略具体实施流程和业务环节，对每个业务节点要有明确的业务描述和技术指标；应建立配套的责任体系，明确各责任主体的职责和协作，“如果主体不明、责任不清，则长期保存工作难以落到实处，电子文件将面临失存失控的风险。”[8]

3.2及时更新长期保存技术策略

根据长期保存技术策略可变性的要求，各项技术策略需要与特定阶段的外部环境相适应。当外部环境发生变化时，以及技术发展带来新风险时，需要及时对技术策略做出调整，确保长期保存技术策略在不同的历史阶段都能保持“活力”。

4结语

数字档案长期保存技术策略，需要从全局视角进行科学规划，以保证技术策略的可行性、有效性和可变性。档案部门在技术策略规划和实施过程中，应以保障数字档案真实性、完整性、可用性为出发点，根据长期保存中可能面临的各种风险，确定应对的技术方法，建立技术监控体系、风险评估制度和灾难应急预案，并确保技术策略的落实和更新。数字档案长期保存是一个庞大的系统工程，技术策略只是其中的一部分，技术策略的实施需要组织管理、人员机构、财政保障等方面的支持，相关内容需要在后续研究中继续深入细化。

*本文系国家社科青年项目“数字档案安全及长期保存策略研究”（13CTQ050）阶段性成果。

参考文献

[1]赵豪迈.数字档案长期保存研究[M].西安：陕西师范大学出版总社， 2015：5.

[2]金波，丁华东.电子文件管理学[M].上海：上海大学出版社， 2015：155.

[3]陶水龙，田雷.电子档案元数据管理方案策略研究[J].档案学研究， 2016（2）： 89-92.

[4]程妍妍，李园园.我国数字档案馆标准规范体系研究[J].档案学通讯， 2014（6）： 53-57.

[5]王芳.数字档案馆学[M].北京：中国人民大学出版社， 2010：285.

[6]錢毅.基于长期保存视角的电子档案格式管理研究[J].档案学通讯， 2016（6）： 52-57.

[7]唐跃进.数字档案灾难防治研究[J].档案学通讯， 2014（3）：12-14.

[8]屠跃明，张梦霞.电子文件（档案）长期保存责任体系构建研究[J].档案学研究， 2016（1）：101-106.