企业档案保密与档案信息化发展的融合探索与实践

王雪郦

【摘 要】隨着企业信息化建设的推进，最具传统意义的档案工作，已成为企业信息化的重要选项。档案存量的数字化，增量的电子化，是企业档案信息管理的时代抉择。同时，也是企业涉密档案管理的难点，给企业涉密档案的管理带来新挑战。本文简单阐述了档案保密工作的基本途径、以及档案保密与信息化融合的几点有效的措施，希望能为以后企业的档案密保工作提供帮助。

【关键词】企业档案管理；保密；信息化；融合

一、前言

企业档案信息化发展主要是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，确立现代企业自动化办公网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，完成从档案实体向数字化档案转换过程，为企业提供便捷利用和服务。

二、强化文书档案保密工作的基本途径

（一）与时俱进，对档案保密和便捷两者之间的关系有正确的认识

在具体工作中，机密档案顾名思义肯定是需要保密的，这是对国家和集体利益负责的一种表现，但是保密的目的之一是为了更好地为国家和集体服务，是要被利用起来的，并且需要在一定的时间、地点和范围限制内完成，如果只将档案进行保密却从不利用也就失去了这份档案保密的意义和价值。但是作为一名工作人员我们必须明白，利用这个条件的成立是建立在保密工作基础之上的，毫无限制的利用只会歪曲档案的真正含义并且还会造成意想不到的危害。因此，对于档案工作者来说，对于保密和利用两者的关系一定要辩证来看。为了确保档案资料在被保密的基础上得到充分合理的利用，首先要认真做好档案的开放工作。开放档案并不是指的不再保护国家的秘密，而是指以有关保密法规的严格落实、执行为基础的秩序井然的开放档案的行为。面对这样开放的平台，才能帮助公众更加顺利地获取政府信息，从多个方面给人们获取信息提供了便捷，但是这项工作的开展是一件非常系统的事情，作为相关工作者一定要对制度和法律有全面认识，并认真落实下去，将档案审查等相关配套工作一丝不苟地完成，有效推动保密档案的利用工作。

（二）不断优化文书档案保密工作的技术手段

通过观察不难发现，现代企业档案管理信息化进程发展迅速，一些先进的信息技术被应用到现代化的文书档案管理工作中去，作为文书档案管理工作的文书档案保密工作同样需要不断加强技术支持，以便应对更加先进的窃密手段，保护国家和集体的利益。首先，企业要积极引进先进的网络信息设备和技术。现在企业中有些网络安全防护能力水平低下，所以其档案应用系统被攻破的可能性非常大，一些机密文书档案就随之被泄露出去，为了避免这种情况的发生，我们需要根据实际情况引进先进的技术设备和手段。其次，加大研制、开发及应用文书档案保密技术、防范装备等的力度。想要从根本上保证网络信息的安全性，只引进信息技术是不可能的，而是需要对这些技术进行改造同时再展开有效的管理，这样才能紧跟时代步伐，保证现代企业在文书档案保密工作技术方面的先进性。

三、加强企业档案保密与信息化融合的有效措施

（一）把握档案管理信息系统建设的保密要素功能

企业档案馆（室）既是档案接收、保管和提供利用部门，也是企业重点保密要害部门。随着企业办公自动化的推进和档案管理信息管理系统的不断优化和升级，实现了档案管理信息系统由条目化存储向档案全息数字化信息存储转变，实现了仅由档案管理人员使用系统到对企业全体员工开放利用的转变，实现了从独立档案信息管理系统向与企业办公自动化系统、企业各业务管理系统一体化管理转变。公司在档案信息管理系统的发展过程中始终将档案信息保密安全作为信息系统开发的要素，无论是最初的条目化管理还是档案全息数字化管理，均从技术角度采取安全措施，企业内部网络与互联网物理隔离，分层、分类设置系统管理人员权限，根据企业员工的不同工作岗位配置不同的查询利用权限，控制电子档案查询的下载与可读性操作，系统操作日志与查询日志的可追溯、可跟踪功能，以保证企业全息电子信息档案的安全性、真实性。

（二）统筹管控保障库藏档案数字化过程中的信息保密安全

企业档案是企业资产的重要组成部分，是企业的历史传承体现，是企业沿革的真实记录，实现传统库藏载体档案的数字化，是有效保护企业传统载体档案的技术手段，也推进了企业档案信息化管理进程。库藏档案的数字化既是企业历史传统载体档案的电子信息化过程又是考验保障档案信息保密安全的过程。公司顶层设计，制订了库藏档案数字化工作实施方案、工作规则，按照“统一策划，统一管控，统一标准，统一技术，统一平台”的基本原则，严格审核数字化队伍资质，分别签订队伍、人员保密协议，仔细核对库藏档案出入库数量，严把工作场地、人员进出监控管理关，认真判定国家秘密、商业秘密档案，根据保密相关规定制定了全息数字化、部分数字化、不可数字化转换档案的标准，档案信息管理系统与企业办公应用系统无缝对接，实现了对公司历史信息数据的统一管理、高效利用和长久保存，在保证档案信息保密安全的前提下，全面提升了公司档案的信息化工作水平。

（三）强化企业档案信息化与涉密档案的融合管理

企业涉密档案分为国家秘密档案、企业秘密档案。国家秘密文件本就通过机要通道纸质传递、签收、登记、人工流转传阅，流转完毕签字移交归档。国家秘密档案解禁前严禁数字化处理，在国家未出台政策、安全保密技术不允许的前提下，文件题名与文号、文件内容等相关信息严禁录入企业内部档案信息管理系统，只允许涉密单机录入或手工登记检索条目，工作查询严格规范审批手续，最大限度的保证国家秘密安全。公司的企业秘密档案，按类分为商业秘密、工作秘密档案，按重要程度分为核心商密、普通商密、内部事项档案。按照公司文档一体化要求，把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步推进。公司各业务在办公系统中产生的企业涉密信息，归档后如何进行保护和利用，在信息化技术飞速发展的今天如何保证公司商业秘密和敏感信息档案的安全，是企业档案工作者不能忽略的重要问题。首先，制度约束是保障企业秘密档案保密安全的防护网。其次，网络安全是保障企业秘密档案保密安全的基石。通过加强与信息系统管理部门沟通与联系，强化档案信息管理系统保密安全措施，及时反馈档案信息系统中存在的安全漏洞并加以解决，如严格内外网物理隔离、加装防火墙、实时更新的杀毒软件、设置访问权限、身份识别、管理和利用日志追溯、档案海量数据库数据定时备份等。第三，规范管理是保障企业秘密档案保密安全的根本。在公司自动化办公系统中生成的企业秘密资料通过技术手段控制严禁电子流转。归档的企业秘密资料在电子利用过程中严格进行权限设置，仅对涉密事项产生流程人员和业务分管领导开放查询利用权限，员工通过档案管理信息系统看查询相关事项电子条目，涉密和敏感档案全文电子信息予以屏蔽，绝不擅自扩大知悉范围，确因工作需要利用调阅的办理规范的审批手续。第四，考核约束是保障企业秘密档案保密安全的手段。公司将信息管理、保密失泄密、保密违规违纪、档案管理明确纳入员工绩效管理、企业负责人考核中的减分项指标中，层层落实，拧紧维护企业秘密安全绳，切实保障企业经济和社会效益。

四、结束语

总之，档案管理的保密工作要与信息化的手段充分融合，才能使两者有机结合，实现档案管理的稳步提升。

【参考文献】

[1]张照余.档案信息化理论与实践[M].北京：中国档案出版社，2016

[2]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2017

[3]张卫英.人事档案信息化建设中的安全保密措施初探[J].才智， 2017（22）：253-253.