侨务档案管理工作存在的问题及对策

杨柳

【摘 要】侨务档案管理工作是侨务工作的基础环节和重要依据。随着侨务工作的快速发展，对档案服务的质量要求也不断提高，而现今侨务档案管理工作的发展却相对滞后，无法完全适应新时代侨务工作的发展形势。本文在分析当前侨务档案管理工作现状的基础上，针对所存在的问题提出相应的解决对策。

【关键词】侨务档案；问题；对策

侨务档案主要是指各级侨务部门在侨务工作活动中直接形成的，具有保存查考价值的，并经过整理立卷归档的不同形式的文件材料，是侨务工作活动的真实历史记录与工作成果见证。当前，本单位侨务档案的内容主要包括：1、侨情信息档案，主要指华侨、归侨侨眷名册及身份认证材料、侨资侨属企业信息；2、上级党政机关有关侨务工作的方针、政策、规定、决定、决议、通知等指导性文件及侨务工作会议文件材料；3、接待侨团活动的相关资料；4、有关侨务机构的设置沿革变更、人事工作方面的文件材料；5、本单位有关侨汇、华侨捐赠投资等统计材料；6、与相关单位、团体签订的条约、协议、合同等；7、知名侨领、专家、有突出贡献的华侨先进人物的生平事迹、传记手稿、照片等；8、与侨务工作有关的其他材料等。

一、侨务档案管理工作的重要性

作为侨务工作最基础的组成部分，侨务档案记载着侨务工作的发展轨迹，展现着广大侨胞的爱国之心，是我们传承历史、承接未来的宝贵财富。做好侨务档案管理工作有助于深入准确把握侨情的发展规律，为侨务工作未来进行科学规划和部署提供有力的依据和参考。充分利用侨务档案资源对助力引侨资引侨智工作，发挥侨务资源优势服务社会经济发展具有重要意义。

二、当前侨务档案管理工作现状及存在的问题

1.重视程度不高

在非侨乡地区，侨务部门往往是非独立部门，多数是与外事等部门合并，联合办公。作为一个业务部门的档案尚未完全纳入到单位整体档案管理工作体系之中。对侨务档案管理工作的重视度还不，人力、物力欠缺，没有达到由专人负责，还往往是谁经手谁负责的处理状态，容易因经办工作人员的流动而造成档案的断档缺失。同时，各业务部门之间的档案收集也相对分散，缺乏完整性，系统性。

2.档案管理制度不完善

目前，侨务档案工作管理制度尚不健全，档案工作基础薄弱，管理人员分工较为混乱，档案保存设施简陋，没有形成完善配套的管理制度。在平时档案收集、归档、保管过程中比较随意，工作人员缺乏档案专业知识，归档意识有待加强，造成材料分散、缺失、无法及时归档，并且除了纸质档案材料，实物及影像档案的管理和保存也不规范，没有做到定期的维护和整理。另外，市、区、县各级侨务部门档案管理没有建立统一体系，缺乏监管力度，没有形成规范化的工作流程。

3.管理手段低端化，电子化程度不高

目前，侨务档案的收集、整理、归档等工作多数还处于手工操作阶段，网络化、电子化、信息化程度不高，对电子档案与纸质档案同步、共存的档案管理模式缺乏经验，尚未实现信息资源共享。同时，档案利用率较低，对档案的管理利用还只是在资料的收集、整理、保管阶段，处于一种“你查我调”的被动状态，只能提供总结性或过程性的描述，缺乏对档案信息的归纳分析及编辑研究，未能充分发挥档案信息支持的作用，体现应有的参考价值。

如何解决侨务档案管理中存在的问题，提高侨务档案管理效能，加强档案数据信息化建设，建立一套符合僑务工作实际的档案管理工作体系，是当前侨务工作者面临的重要课题。

三、新形势下侨务档案管理工作的对策研究

首先，增强侨务档案的管理意识，提高对档案的重视程度。单位应进一步加强对档案的利用与宣传，加深对档案价值作用的理解，并对档案管理形成较为深刻的认识。另外，还应进一步加强对档案管理知识的学习和普及，定期开展档案管理人员业务培训，使其对档案鉴定、归档范围、价值作用有充分的认知，进而更好地完成档案归档工作。例如，可以通过相关档案进行案例讲解与宣传，从而使人们意识到档案的重要性；或者通过对历史档案进行展览等活动来增进对单位历史与贡献的了解，提高档案管理意识。

第二，完善档案管理流程，健全档案管理制度体系。根据《中华人民共和国档案法》等法律规章，制定出符合本单位侨务工作实际的侨务档案管理工作细则和标准，形成明确规范的档案管理流程，建立科学合理的档案管理制度体系；包括档案的收集归档制度、鉴定制度、保存制度、保密制度、复制、销毁制度、移交制度等等，并且应把侨务档案管理制度要纳入到本单位工作计划和管理制度当中。

第三，运用现代化技术手段，加快侨务档案管理信息化程度。信息网络技术的发展，为我们的档案管理工作提供了一次新的发展契机，大大便利了档案的保存与查阅。电子化、网络化也是现代档案管理工作发展的必然趋势。通过引入数字、网络、数据库等现代化电子信息技术处理手段，建立起能够实现采集、分析、查阅功能为一体的完整的侨务档案电子化管理程序，完成电子档案与纸质档案同步，打造特色侨务信息数据库，提高侨务档案信息的管理利用效率，提供最便捷高效的服务，拓展侨务档案工作的新领域新资源新空间。

第四，开发档案信息资源，提高档案利用率。按照科学的原则和方法，对档案材料进行分析研究、整合编辑是实现档案价值的重要途径和手段。除了按照年度、事项等为组卷单位，还可以按照一定的专题进行科学合理的文档汇编，对档案资源进行重组和提炼，以满足各方不同的利用需要。这也对档案管理工作人员提出了更高层次的要求。

综上所述，提升侨务档案管理水平，提高档案利用率，打造侨务档案信息服务网络，加快侨务档案资源贡献度，适应新时代侨务工作的发展步伐，建立省市、县区、街道、社区各级覆盖的侨务档案信息管理系统，运用网络化平台提供精准为侨服务、团结凝聚侨心，创新体制机制，进一步发展壮大海外侨胞爱国友好力量，发挥华侨华人、归侨侨眷的独特优势和作用，共同为中华民族伟大复兴贡献力量。

【参考文献】

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