浅谈如何加强人口和计划生育档案管理

谢华

摘 要：随着当前科学技术的快速发展，人们逐渐进入了信息化的时代。近些年来，互联网的成熟促进了档案管理方式的创新，为档案管理的工作带来了新的机遇。对传统档案管理来说，其管理方式已经与时代发展需求不相适应。因此，需要对信息化条件下的档案管理和服务创新进行研究，提升档案管理的水平。本文将对如何加强人口和计划生育档案管理进行分析研究[1]。

关键词：人口和计划生育；档案管理；创新

笔者分别从：人口和计划生育档案管理现状、基于新形势下加强人口和计划生育档案管理的有效对策，两个方面进行阐述。

1档案管理工作中的问题

1.1缺乏时效性

在新形势下，构建人口和计划生育档案管理工作时并未将其与实际工作状况有效融合。对计划生育单位来说，管理者未对工作规范的意义形成清楚的认识，造成信息收集不完善，进而影响了档案信息管理；另外，管理职责不明确，某些工作者未及时归档，进而导致档案信息管理处于不健全的状态。时效性的缺乏降低了各单位整体工作效率，还使其信息资源的更新受到制约[2]。

1.2不完善的系统

人口和计划生育档案信息管理系统结构比较复杂，单纯依赖人为因素无法做好管理档案信息的工作，为顺应新形势的发展要求，对档案进行管理时应建立在电子文档管理的前提下，但是构建此种管理模式时，规范化内容有较多的差异性，存在某些限制性因素，例如不齐全的硬件设施，无法满足管理机制，同时人口和计划生育档案管理系统程序不具有科学性，造成信息查询时无法及时获得完整详细的档案内容。

2基于新形势下加强人口和计划生育档案管理的有效对策

2.1建立并完善档案管理机制

当前阶段，原有的人口和计划生育档案管理和服务模式已经与时代的快速发展需求相背离，因此，在信息化的背景下，要想进一步提升人口和计划生育档案档案管理和服务的质量以及效果，达到电子管理的实际目的，就需要建立档案管理机制，解决实际存在的问题并且加以完善，从而提升档案管理和服务的水平。在建立档案管理机制时，管理人员首先要明确是否与国家法律相违背，提升对于档案数字化管理的重视程度。当前阶段，一些档案管理在不断的发展过程中，虽然能够积极的应用先进的设备和技术，与时代发展相契合，但是受到传统观念和思想的束缚，使得档案管理当中存在大量的人工操作，这造成了人力、物力的资源的浪费，降低了档案管理工作的效率，不利于档案管理和服务的创新。因此，在日后的发展中，管理人员要应用现代化的管理模式，在实际中尽可能节约资源，提升档案管理和创新服务的水平[3]。

2.2加强档案管理的现代化建设

在信息化背景下，要想能够进一步提升人口和计划生育档案档案管理的水平，需要对档案管理的现代化建设不断难度加强，坚持档案管理理念的创新。档案是信息资源，只有对其合理的进行利用才能够发挥其实际作用，保证档案管理水平的提升。进行信息化的档案管理，是档案对工作、改革服务的客观需求，因此在实际的工作过程中，相关人员在传输信息时要及时并保持精准度，让信息管理具有较强的实效性。与此同时，在档案管理的过程中，相关人员要对计算机技术进行合理应用并且进行辅助管理，将档案的资料进行整理并且输入到电脑当中，通过现代技术将推按和图像等转换成数据，实现人事档案和纸质档案并存的目标。另外，相关人员通过计算机技术创新档案管理，对于不在保密范围内的档案信息进行共享，向社会提供优质的档案信息管理服务。在档案管理的过程中，通过对工作模式的改进和创新，能够让人口和计划生育档案档案管理的工作更加合理，提升档案管理的工作效果。

2.3建立电子文件的自动上传收集机制

大多数从事档案收集工作人员都会觉得收集电子文件工作比较困难。电子文件收集的困难与档案管理和信息数字化之间存在的矛盾比较大，从某种情况来看，影响档案持续、稳定、健康发展的因素为电子文件收集困难的问题，成为影响档案工业的重要因素。而在当前单机上生成的电子文件收集工作成为了档案管理部门必须要面对的问题。与传统纸质档案收集有较大的区别和差异，电子文件的形成比较容易完成，因此，各个企业事业单位都需要建立规章制度，对电子文件的处理、收集、整理和保管都要纳入到某部门的该岗位职责，整个过程都要进行监督、控制，保证数据齐全，确保电子文件真实有效。另外，人口和计划生育部门要对传统的工作模式进行转变，在网页上建立电子文件自动进行上传的工作窗口，收集工作完成以后在档案室的服务器进行归档。

2.4提升电子档案网络的安全性

在人口和计划生育档案档案管理的过程中，首先要保证档案存储设备自身的安全，定期对设备的软件和硬件进行更新和维护，保证档案管理工作与实际需求相适应。同时，相关人员要实时检查设备，保证档案存储设备状态比较好。其次，相关人对于存档文件要进行备份，防止档案文件丢失。技术人员可以通过网络防火墙或者身份验证的方式，加强档案管理自身的安全性，保证电子文件在传输的过程中有较强的隐秘性和保密性，避免电子文件发生被恶意篡改、非法删除或者访问的情况。最后，相关人员应该学习和引进先进的管理方式和理念，加强对服务创新的重视程度，保证为社会群众提供优质和高效的服务，确保信息化背景下人口和计划生育档案档案管理和服务的水平能够显著提升。

结束语

档案是历史信息的存储方式，能够记录生活的方方面面，因此，其在实际生活中起到的作用至关重要。近些年来，档案管理信息化逐渐成熟，这使得网络服务的水平也在逐渐的提升，档案数字化信息管理已经成为了信息安全工作的重要内容，这在很大程度上促进了人口和计划生育档案档案管理工作质量的提升。因此，在档案信息储存和使用的过程当中，相关人员需要根据档案之间不同的特点制定出对应的安全管理方式。对服务的种类加以改进和进行创新，实现信息化檔案管理自身的合理利用，从而促进人口和计划生育档案档案管理的发展。

参考文献：

[1]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业（中旬刊），2015，23（2）：173-174.

[2]杨巍巍.试论如何促进新形势下档案管理工作的规范化[J].中国校外教育（下旬刊），2015，20（7）：33.

[3]谭国英.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科技创新与应用，2017，22（13）：260.