高职院校留学生管理的微信公众平台应用

2018-08-29鲁婷婷吴昊

科技传播 2018年16期

鲁婷婷吴昊

摘要在新媒体技术被广泛运用的当下，利用微信公众平台等新媒体工具解决高职留学生管理问题的关键是开发信息推送模块、自动回复模块和互动交流模块缓解沟通交流障碍，加速跨文化适应和推动个性化问题解决，并不断优化运营团队，完善推送内容，强化功能设置，拓展平台外延，加速构建综合性、集约型、高效率平台。

关键词高职院校；留学生管理；新媒体

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2018）217-0129-03

近年来，在“一带一路”倡议的综合影响下，高职来华留学生的国别、地区和层次呈多样性发展，数量和规模呈高速度增长，其不同的经济、教育与文化背景，对留学生管理提出了较高的要求。然而，由于起步晚、起点低，高职院校的留学生管理存在体制不健全（服务面向不全面、集中）、模式单一（响应不及时、应对个性问题经验不足）、师资与设施缺乏等问题。文章以微信公众平台为例，尝试运用新媒体特性，解决高职院校留学生管理实际问题，提升多样化服务留学生发展的效果。

1 问题导向：微信公众平台可行性分析

1.1 庞大基数解决管理服务面向问题

囿于科层的组织架构及分散的管理主体，目前，高职院校留学生管理缺乏有效的集中管理平台。微信使用的低成本、简易性和便捷性，使来华留学生使用微信进行日常交际的数量越来越多，范围越来越大，频率越来越密，这些使用偏向为高效地集中留学生提供了可能，且微信公众平台围绕强关系沟通布局的功能和环境进一步为构建新的管理模式提供了基础保障。

1.2 独特的传播优势解决沟通交流问题

受不同文化圈及经济、社会、教育背景的影响，留学生普遍存在与别国留学生及我国师生沟通交流的障碍。除语言交流的限制，缺乏有效的双向沟通交流机制，也是重要的原因。而微信具有即时、准确推送多样化、个性化信息的特性，既能满足高职院校自身开展管理工作和学生个性化内容订阅的需求，又能充分体现对留学生隐私的尊重，还能突破时间和地域的限制，为解决沟通交流问题提供了渠道。

1.3 完善的功能设置解决个性化问题

由于留学生来自不同国别、出于不同教育目，其经济、社会、教育背景背景复杂，导致学习、生活、文化适应的个性化问题多发。微信公众平台基础功能中设置的输入关键字查询信息的自动回复模块、后台问答咨询的互动交流模块为高职院校建立个性化问题及时咨询反馈机制，缓解因个性化问题突出累积的留学生管理压力提供了平台。

2 实际应用：微信公众平台的设计开发

基于上述问题导向与可行性对应，课题组围绕“一平台三模块”的核心框架，（一平台即“常信留学生”微信公众号；三模块即自动回复模块、信息推送模块、互动交流模块），进行了留学生管理微信公众平台的设计开发与试运行。

2.1 平台组织构建：明确微信公众号的管理主体与使用主体

基于高职院校留学生管理现有体制及队伍编制，“常信留学生”微信公众号的管理主体是以管理职能划分的常州信息職业技术学院留学生工作队伍。目前，以常州信息职业技术学院为代表的留学生管理队伍，采取的是立体合作模式，即专门设立一个职能部门（国际与港澳台事务处）与一个二级院系（海外教育与社会发展学院），分别牵头处理招生与语言教学及教学保障事务，其他职能部门与二级学院承担生活管理、专业教学等事物。因此，“常信留学生”微信公众号的主要管理者是专职负责留学生事务的工作人员，参与管理者是涉及留学生管理事务的工作人员。

2.2 模块设计开发：基于问题解决的功能实现

以微信公众平台提供的通用功能为基础，针对上述需解决的突出问题，主要进行了信息推送、自动回复功能模块的开发和互动交流模块的设计。

1）信息推送模块。微信管理员会面向关注者不定期的推送一些图文信息（表1）。通过阅读推送的内容，使用者可及时了解留学生教学、生活、文化方面的通知提醒和开展的活动信息，一方面减少留学生群体因沟通渠道不流畅导致的信息不对称，另一方面让处于文化休克状态学生感觉到友爱和安全，帮助其尽快进入跨文化恢复期，从而达到激励效果。

2）自动回复功能模块。围绕教学、生活管理，设计两级栏目，使用者点击“教务信息”“校园生活”和“法律法规”等一级栏目，展开每个栏目菜单，再通过点击二级子栏目，触发管理员预先设定好的自动回复关键字段，从而收到相对应的内容（表2）。通过点选不同的问题获取回复信息，留学生的个性化问题可以得到及时地回馈，以有效地缓解个性化问题不能及时解决的压力。

3）互动交流模块。基于传播学的信息反馈原理，延伸信息推送功能，开发互动交流模块（图1），在评论区及时回复关注者评论并根据意见建议定期更新自动回复栏目及内容，通过这种更深层次的沟通交流，起到集体心理调适和更加关注个性化问题的作用。

3 留学生微信公众平台的优化分析

管理需要在不断改进中优化，基于微信公众平台的留学生管理更是如此。在试运行一阶段后，课题组面向管理者、使用者，采取问卷调查和访谈法相结合的方式，针对信息推送内容的合理性和平台功能的实用性，对微信公众平台应用于留学生管理工作的现状及改进方向进行了调查研究。其中，问卷调查以常州信息职业技术学院现在校的100名留学生为抽样框，进行简单随机抽样，访谈面向该校全体留学生专兼职管理教师。

3.1 微信平台功能的实用性

从反馈结果来看，在互动沟通功能方面，87%的使用者通过平台和管理教师进行沟通，超过50%的使用者向平台投稿或有投稿打算，绝大部分的用户在平台投稿后学习汉语和参与活动的意愿增加了；关键词查询功能方面，75%的用户使用过该功能，但“与我无关”“看不懂汉语”“实用性弱”等因素导致了用户对关键词查询力度还有待加强；从意见建议来看，52%的人希望优化成绩查询模块，30%以上的人希望引入汉语教学。综上表明，管理教师与留学生之间的双向沟通机制已经基本达成，但功能的实用性等还有待提高。

3.2 微信平台内容的合理性

从平台内容合理性角度来看，82%的使用者接收图文信息，但有42%的人选择感兴趣才看；88%的使用者认为推送的通知信息比以往更有效率，71%的使用者认为平台推送的信息能满足需要，但希望推送内容更加贴近中国文化（86%的受访者希望多推送中国旅游、中国历史、汉语知识等方面的信息）。综上表明，利用微信公众平台推送的信息无论在时效性还是实用性上都到了正面回馈，但针对留学生实际情况的接近性有待进一步提高。

3.3 平台设计优化方向

根据上述调查结论，课题组认为，微信公众平台能有效解决高职留学生管理的突出问题，但需在以下3个方面进一步优化。

1）平台功能进一步完善，加强实用性，在现有基础上，可以通过引入外部链接的方式，加入成績查询、护照信息查询等功能，特别是要针对学院管理需要以及留学生需求加强关键词查询功能的开发，并更加合理地设置关键词与回复相关，使问题的回复更具操作性和针对性。

2）平台内容进一步丰富，提高服务性，更加提高内容的接近性，对留学生群体特别关注的通知与话题，适时地单独推送、或者以专题形式多次推送，对信息尤其是通知类信息准确、及时翻译。

3）运营团队进一步优化，提升科学性，要实现上述效果，分工合作的运营团队是关键，建立专门的运营团队，按内容编辑组、后台回复组、系统维护组等做好内部组织构建，并加强审核，保证推送质量。