高职院校迎新流程规范化研究

何小梅，陈杰聪

（广东轻工职业技术学院，广东 广州 510300）

1 优化重构迎新流程的重要性

迎新是新生在“大学”这熟悉的陌生环境找寻“温暖”的第一站，学校迎新工作的规范、高效与否直接影响新生对大学的适应进度。

从心理学上说，一个人对某样事物的第一印象是很重要的，心理学上称之为“首因效应”。首因效应在很大程度上影响和决定着他们对迁入地环境的整体感受，乃致对自身将要去适应的新社会环境的态度［1］。新生入学，新生对校园的第一印象很重要，良好的印象更容易让新生尽快适应大学生活，提高自身的幸福感。打响迎新的头炮，成功拿下良好的第一印象，对新生而言非常重要，因为他们怀揣着梦想与希翼踏入大学的殿堂，梦想与现实能否重叠与迎新效率的高低有关，顺利、高效地注册报到能极大提升新生对大学的适应，使新生适应并融入其中。

2 迎新流程的现状与分析

1）迎新方案修改频繁，系统性、科学性欠佳。

以广东某示范性高职院校为研究对象，调查发现，该校的迎新工作中，迎新场地布置方案不明确，工作内容修改频繁、工作仓促完成。具体如下：各二级学院资料派发方式不一致，宣传内容存在差异。此外，各二级学院迎新注册点工作内容安排指代不清，工作内容说法含糊不清，迎新工作人员对本职工作不熟悉、不了解。

各院系迎新流程杂乱无章，不科学。首先，规定动作不一样。提前迎新缺乏预演，工作人员未经培训，未形成规范化、系统化意识。此外，各院系的新生住宿点分布较为分散，各院系的注册点数量有限。在迎新注册流程中，新生报到注册需到其宿舍楼下进行注册，原计划该宿舍区注册点注册该栋宿舍楼的所有新生，但存在注册服务独立化，仅注册本院系的新生。其次，院系存在各自为政的现象：对外宣传的方式不一致；助班工作内容安排不一致；注册方式，注册内容不一致。

对此，笔者发放调查问卷，调查在上述工作情况的背景下，新生对注册现场各场面的秩序的评价。由图1可见，新生对目前的迎新工作满意度不高，为进一步走向人性化，仍需不断探索。

图1 新生对注册现场各场面的秩序的评价

2）迎新工作培训不到位。

迎新志愿者对迎新工作的熟悉程度不高，对迎新流程不太了解，缺乏一个统一、规范的说法及指引。经调查发现，不少迎新工作志愿者未根据计划引导新生到指定位置办理缴费，把未缴费的新生指引到注册点，最终增加志愿者工作量。整体上看，各学院各自为政，志愿者工作体系缺乏规范化，执行标准多样化，未按照原定的计划去做。其次，院系缺乏合作经验，协调度低。校内宣传指引欠佳，未能及时指挥车辆行驶、疏散人群。

3）接待提前到校的新生工作缺乏统一方案。

经调查发现，该校迎新志愿者来源统一规范，采取了大部分校级组织志愿者和小部分院系志愿者参与迎新工作。纵观整个接新工作，缺乏一个统一的工作方案，存在不少问题，具体表现如下：

①各院系提前到校的新生，缺乏路线指引，基本由院系助班、学生干部带领。

②学校安排的接待点位置不明显，缺乏各院系办公室的位置信息，接新生仅能通过电话联系该院系的学生干部前来带领。由于新生多，工作人员遍布分散，仅通过电话联系所属院系带领新生，易造成校门口拥堵。

③迎新志愿者资源分配不合理。经研究调查，迎新由校级志愿者承担主要引导工作，解决了各院系志愿者做法不统一，但仍存在志愿者协作能力不佳的情况，各驻点缺乏工作人员指挥路段，各路段路口出现拥堵情况。此外，各院系志愿者服务过于独立，没有前往帮助非本系的新生，造成较大的资源浪费。

④缓交学费办理等特殊地点欠缺指引。志愿者把新生带到指定地点后，缺乏进一步的明确指引，新生无法第一时间获知自己该去的院系办公点及财务缴费点。注册点工作量大，辅助注册的机器有限，院系注册点空间有限，工作人员有限，工作人员未及时进行换班，注册点工作积极性下降，严重影响报到注册高效性。

4）职能部门工作协调度不高。

经了解，新生提前注册报到均需要到二级学院迎新大本营进行注册，领取一卡通，宿舍钥匙等物资。当新生提取物件时，仍存在该生未安排宿舍，甚至是缺乏宿舍钥匙。

宿舍管理处工作不高效。宿管处未检查钥匙的可用性，没有及时进行保养更换，甚至出现钥匙断裂现象，同时，宿管处缺乏备份钥匙，亦缺乏配匙设置点，导致新生未能及时进入宿舍。

5）未能充分利用数字化迎新系统。

随着高职教育的蓬勃发展，高职院校招生规模日益扩大，大大增加了迎新工作的难度。经研究发现，数字化校园建设在世界发达国家己发展了几十年，而中国高等教育信息化的发展只有十余年，而数字化校园建立在计算机技术、网络技术、多媒体技术等现代信息技术基础之上，特别是局域网技术的快速发展，推动了普通高校迎新生方式的大变革。［2］近年来各大高校也都在加大数字化校园建设。

众所周知，数字化能更好地推动当下的工作，在数字化未普遍使用的前提下，参照已实现数字化迎新的高校的情况，向新生详细介绍数字化迎新，并发放问卷调研数字化迎新对新生的吸引力（见图2）。

图2 新生对数字化迎新体系的期待

当前的迎新系统主要以新生电子档案数据为主线，是在核对招生数据的基础上建立学生详细数据的平台，实现了新生报到程序的规范化。新生基础数据集中管理，各部门数据实时共享，为学校相关迎新部门提供报到数据依据，这些数据有效的组织利用是体现一个学校信息化管理水平的重要标志。对以往传统的迎新模式进行了数字化改造，进一步完善迎新工作系统：实现宿舍管理功能；实现新生数据与新生缴费数据的对接，能在系统中方便的查看到财务信息；通过信息化的手段，将参与迎新的各部门统一协调起来，通过优化迎新工作流程提升迎新效率和管理水平。利用信息化手段改进迎新工作，将参加迎新工作各部门的相关新生信息进行有效的集成与共享，研发迎新信息服务系统，规范新生报到程序，实现新生一站式报到。

6）学院设立的流程宣传图信息推广不明确。

各二级学院制作的流程图基本一致，但缺乏实用性，未能让新生准确无误地找到对应的地点。该校的迎新注册流程图引导性不高，未能清晰地让新生明了报到注册第一步该做什么，下一步该做什么。经调查发现， 2016年该校针对迎新生及报到入学流程进行了规范化管理，也走进了信息化，但仍存在不少问题：如宣传与具体做法不一致，各类型卡片办理的地点、方式不明确，特殊办公点办公流程宣传不清晰，车辆驾驶方向、停车位置不明确。

3 解决措施

1）加强院系之间的合作交流。

迎新前合作协调，制定统一的接新方案。①制作新生专属标识。新生在行李上张贴包含姓名，专业信息，联系方式的新生专属标识，方便志愿者快速识别新生，进行便捷的引导。同时，志愿者统一服装，让新生快速找到院系志愿者寻求帮助。②宣传指引应清晰明了。在校道周边树旁放置注册点指引标志，引导新生走向注册点；在注册点适当布置，摆放显眼的院系标识；通过互联网提前发布注册流程，提醒新生如何快速便捷地完成注册，同时，安排志愿者进行适当的指引；在校门口、宿舍区等领域放置标识，方便自驾车的同学顺利到达注册点并明确离校路线；把一卡通等物资提前发到新生手里，在宿舍区规定楼层安置领取钥匙点，安顿完成注册的学生。

合理分配人力资源，根据人流量分配工作人员。①根据工作岗位招募志愿者，实行工作轮班制。避免志愿者积极性降低，保证迎新效率的高效性。②及时掌握迎新实况。实时监控迎新现场的状况，保持各迎新工作点有足够的工作人员高效工作，必要时对新生进行分流。

开展接新动员培训，详细讲解相关事项。详细讲解迎新的注意事项，规范化工作内容，做到统一行动，避免不一样的动作导致迎新效率的降低。

2）职能部门协调，系统化、规范化迎新体系。

投入技术、资金等设计高效、规范的迎新注册系统。现阶段，我国高职院校迎新工作已初步走进信息化，但处于不完全阶段。建设高效、规范的迎新体系、迎新系统已成为发展趋势，数字化迎新不仅能规范化工作，更能大量降低人力资源利用。

投入资金开发“互联网+校园”的平台。互联网时代，传统纸媒已不足以满足人们的日常需求，基于目前信息繁多杂乱的现状，给予新生一个正确的指引已成为迫不及待的事。因此，掌上校园更能有效提高新生对校园的熟知，让信息一目了然。

3）依托互联网，拓展数字化迎新系统功能。

当前我国高职院校的数字迎新系统，已初步成熟，具备一定的功能基础，但各高职院校迎新系统参差不齐，相应功能及资源不一致。有些高职院校为有效提高新生的注册速度，可在迎新网现有的基础上增添“缓交学费认证”“绿色通道认证”“快捷支付缴费”的板块，有效减少学校在迎新上花费的人力物力。减少新生需要走的流程，做到一站式服务到底。此外，为进一步降低人力资源利用，可开通人脸识别注册。简化注册流程，从校门到宿舍，省略其中的大部分环节，有效提高工作效率。数字化迎新系统的设计与应用，充分体现了高职院校“以学生为本”的服务理念。不仅给学生的报道提供了高效便捷的服务，也让家长更加放心，让学生省心，让老师舒心［3］。

迎新系统具体设计如图3所示。

图3 迎新系统设计

4）优化重构迎新工作流程。

以广东某示范性高职院校为例，当前的迎新工作步骤繁多，未充分利用好空置地，进一步简化迎新的流程。

对于当前迎新工作流程优化重构的必要性，新生问卷调查结果表明，33%的新生认为很有必要，50%的新生认为有必要。针对出现的一系列状况，可作以下调整：楼栋注册责任制，注册报到前，整理相关数据，收集该楼栋居住的新生的信息，做到注册精准便捷化；其次，物资领取、缓交申请、财务缴费同样采样楼栋责任制，各楼栋宿舍独立服务，减少因新生所属院系而带来不必要的沟通问题。

减少走动环节，建设服务区，减少人力资源的使用。优化重构迎新工作流程后，具体做法如图4所示，以“五步走”的形式完成报到注册入学，基本稳定生活。

4 结语

高职院校迎新体系规范化建设是发展趋势，亦是必然要求。互联网背景下，数字化迎新是解决信息宣传问题并节约人力资源成本的有效举措。笔者以广东某示范性高职院校为调研对象，深入了解其迎新工作流程，发掘出上述的迎新工作流程不规范、不高效现象。作为一所新生规模不断扩大的国家示范性高职院校，数字化迎新体系的发展程度彰显着该校的综合实力水平。规范高效的数字化迎新体系能提高新生的对学校的适应程度；简化迎新体系流程，实现“高效、便捷”；实现人文关怀，提高学校知名度。

图4 流程优化后的报到注册步骤