浅谈新时期高校档案管理问题

2018-08-28邢建民

求知导刊 2018年13期

关键词：高校档案新时期管理

邢建民

摘要：在经济飞速发展的21世纪，网络已经在大众的学习和生活中得到了普遍应用。高校档案管理模式应该突破原有的单一化、模式化的局面，充分利用网络与知识经济的重要载体，实现对新时期高校档案管理工作新的突破。

关键词：新时期;高校档案;管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、高校档案管理的基本要求

目前，档案管理已经发展并逐渐演变成一个复杂的管理系统，它使用多种资源并逐步走向现代化。加强高校档案管理主要涉及两个方面。一个是归档资源的管理，主要是归档实体的管理。这包括通过高校档案馆收集、组织、识别和归档档案。第二个是管理文件中包含的信息。主要处理和储存学校发展活动、学校领导活动、教师和学生的荣誉和惩罚、学校对外联系，创建有利于高校利益的支持文件。

高校档案资源收集缓慢，大部分高校都是在中华人民共和国成立前后建立的，高校对档案管理系统不够重视。另外，高校的档案管理程序有一定的档次，档案管理过程中不同的阶段提供不同的对象，目前高校在建立档案时，大多数档案资源可以用于研究和使用。档案管理工作也存在一定的制约因素，这些制约因素取决于档案的特殊属性，基于上述档案管理特点，高校档案管理的基本要求是：一是在档案建立过程中保持完整性;二是确保档案管理的安全;三是做好现代档案管理工作;四是档案管理必须非常科学和规范。

二、高校档案管理存在的问题

1.档案管理职能和工作环节面临重大变化

第一，未来高校的档案将转变为信息档案，管理实体将发生变化。将案件管理实体整合到信息內容中，保管人无需将之存放于仓库。相反，他们使用计算机和网络来管理动态文件信息，提升安全性、一致性和可靠性，并执行信息管理员的任务。第二，档案的人工管理日益弱化，难以适应自动化的要求：档案管理的标准化、自动化和现代化。在互联网时代，新的电子文档有很大的不同，在管理领域他们大大简化了工作流程，减轻了工作量，提高了工作效率。由于使用计算机技术和网络技术的高度透明性，还必须通过使用不同的技术来移除、修改、销毁和阻止各种文件。

2.管理人员观念陈旧，开拓创新意识不足

长期以来，由于各种原因，存档主要用于政治服务，高校也不例外。虽然档案管理的方法是以管理为基础，但不包括法律管理和科学管理，但目前图书馆/图书馆的数据科技含量高，“归档法”的颁布实施使形势得到改善，但与高校的实际发展相比仍有很大差异。

3.管理方式落后，信息化管理手段运用很少

目前，许多高校采用传统的手工管理方式，自动化水平并不是很高，一方面由于档案质量低，不能为学校发展提供高质量的积极服务，档案质量限制了档案管理的现代化。目前，高校进行协调合作，改善文化结构和职称结构，其中大部分档案管理人员教育程度专业素质不能满足工作需要。另一方面是由于计算机等先进的技术设备极少进入档案部门，现代信息技术手段，如高校数据库、校园网络等，没有切实应用到高校档案管理工作中。