人力资源和社会保障部门中档案管理工作的实践

向琼

摘 要：时代不断的进步，为了更好地适应外部环境，作为档案工作者要具有强烈的使命感和高度的责任感，要通过自身的努力，专研档案的法律、法规，制定适应现代化的制度；要提高自身的素质及专业水平，强化档案管理意识；要增强服务意识，无私奉献；要在原本档案管理的基础上，取其精华去其糟粕，在陈旧中有所创新，在创新中有所坚持，创建档案工作的新里程。所以本文对人力资源和社会保障部门中档案管理工作的实践进行了分析。

关键词：人力资源和社会保障；档案管理；实践

科学规范人力资源和社会保障部门的档案管理中只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不斷地提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

1人力资源和社会保障部门中档案管理工作的实践问题

1.1人事档案内容不够全面

人力资源和社会保障局将对人事档案采集仍采用传统的收集标准，主要包含个人履历、自传信息、鉴定以及考核情况、考察信息、教育程度和获取的证书、政治历史情况的审核材料、参加中国共产党以及共青团等的证明、奖励以及惩罚等材料，并可附有其他相关的材料。但是随着我国企业用人观念的转变，各单位更重视职员的人才类型、管理能力、专项技术、心理综合素质、个性发展等资料，但是人事档案管理内容却未从涉及。

1.2档案材料内容失真

档案最重要的一点，就是要真实，真实与否关系档案的生命。是档案存在的前提，如果档案内容失真、是虚假材料，不仅会误导人事工作，而且容易造成严重后果。然而，不容否认的是，一些虚假信息的材料通过各种途径进入了个人档案，常见的是人员档案年龄忽大忽小，基本是越来越小；入党时间、参加工作时间等越填越早；个人工作经历填写中有所侧重、故意选择性填写，过五关斩六将浓墨重笔，败走麦城却绝口不提，档案内容不够真实全面。

1.3管理模式滞后

在我国的档案管理秩序中，更多的采用传统管理模式，通过按卷管理的方式，这种管理方式导致档案管理存在巨大的工作量，同时容易出现差错，操作更为繁琐，需要的管理工作人员更多，成本投入更大，操作运用不便捷，相关交接工作量较大，工作效率较为滞后。缺乏全面有效的先进技术运用，相关先进化管理设备与模式的投入较为缺乏，没有充分意识先进信息技术运用的优越性。不仅消耗了更多的档案管理投入，同时也造成档案使用、管理的不便利。相关管理上缺乏足够人员与硬件设备的投入，导致工作量大，因此无法导致工作高效产生，在管理上也缺乏先进理念的改良。

1.4档案管理工作人员缺乏综合素养

档案管理更多情况下需要人力支持来完成具体的执行工作，如果工作人员专业素养与技术缺乏，则会直接导致档案管理工作无法达到规范合理性。在部分人力资源和社会保障局单位内，档案管理工作为了依照有关部门要求，成立了专业的部门，完善了相关机构建设，部分部门与人员配合相关工作形成了管理网络。但是这种网络化管理只是表面形式，缺乏实质性的功能发挥。产生相关情况有多重原因：首先，相关工作人员缺乏专业稳定性，部分人员属于兼职或者临时性工作状态，不能长时间稳定性的保持专业对口工作，进而导致工作不积极，档案收集与管理较为散漫，缺乏责任心，对于从事相关工作的人员缺乏专业规范的指导，操作较为随意。其次，部分人员缺乏专业意识与技能，简单的认为档案管理只是将资料收集后装订整齐上交给对应档案室就可以，缺乏档案整理规范的了解，同时也不知道上交资料的具体内容与范围，操作较为盲目，缺乏规范的流程要求。同时对于档案的充分利用缺乏自主意识，档案管理流于形式，档案不完整、受损、错漏等情况无法有效避免，无法有效提升其利用价值。

2人力资源和社会保障局档案管理有效措施

2.1强化信息化建设

在各行各业与人们的生活中，无处不渗透着信息技术带来的变革。在档案管理工中也要逐步加强信息化建设，建立专业的档案数据库，提升档案管理工作中收集、整理、统计、鉴定与利用的高效便捷性，有效的打破档案管理工作的时空局限性。能够快速有效的通过网络技术支持来达到档案资料的收集、统计与调阅，有效的方便相关工作的开展。同时要注重档案管理信息化建设的安全性，对于相关数据库的建设需要做好专用网络和硬件设备，避免资料随意的拷贝外泄，同时也防止其他干扰对数据库造成的损毁。要严格做好信息化管理相关制度建设，让所有操作能够有规范可循，促使操作人员能够在科学合理的操作下运用数据库，避免信息资源的外泄或者破坏等问题发生。

2.2完善档案收集

确保档案真实有效要针对目前人事档案现状，注意收集人事人才信息，要结合广播电视部门的业务属性，着重收集反映创新能力、学识水平、职能结构等全方面的材料，强化人事档案的业务考核。在档案收集过程中要注重人事档案的质量，收集过程中要严格执行档案管理规定，严格依照规范程序进行；对不符合档案收集要求、达不到收集标准的人事档案要坚决绝收、及时更正。要根据有关政策，按照规定进行真实鉴定和材料甄别工作。在档案信息的审核确认工作中，对于一些重要的信息，要用多方面材料相互印证的方法来予以验证，一般孤证不予确认，保证档案信息的真实、准确。同时严格遵照各单位、部门对档案鉴定的处理权限，对不属于归档内容的人事档案材料要进行妥善处理。

2.3注重人才培养

要注重人才培养，准确的寻找对口人才，不仅在专业上对口，满足实际工作技能所需，同时也需要掌握工作人员心态，积极寻找具有稳定性与长久工作耐心的工作人员。日常做好工作人员专业素养培训，同时要做好对应的思想教育，提升工作人员工作积极性与责任心。积极的建立工作创新机制，让工作人员对日常工作所存在的问题做有效的反馈，同时征集对应的工作提升改善建议，有效的促使档案管理工作与时俱进。尤其是一线工作人员，对于档案管理工作有更为深刻的体会，其所提出的管理意见具有较大的实际价值，避免档案管理工作闭门造车。要多派遣工作人员到档案管理优秀单位学习，学习其技术与整体团队建设的方法，有效的服务于本单位，促进本单位管理更加的科学规范化，同时符合工作人员实际所需，展开人性化管理，促进人才的稳定性，让工作人员对相关工作具有更高的忠诚度。

结束语：

人力资源和社会保障局档案管理需要充分的了解时代发展特点，充分运用时代管理先进技术，促使档案管理工作与时俱进，有效的提供档案管理工作人员更便捷高效的管理效果，同时也为民众与相关机构人员提供更便捷的档案信息查阅与使用效果。其中尤其需要注重技术层面的改良，同时积极的做好档案管理思维模式与理念的转换，要积极符合时代发展需要，逐步改良滞后的管理理念与管理模式。

参考文献：

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