略谈如何使档案得到有效利用

孟兆阳

摘要：机关档案对于机关单位来说是至关重要的，其是对机关工作的真实记录，能够客观反映机关单位的工作水平。并且，档案信息具有很高的利用价值，其能为机关工作提供参考依据。因此，为促进机关档案管理工作的规范化，需要明确管理重点，并提升其服务质量，从而促进档案信息有效利用。

关键词：档案管理；利用；措施

保障档案的有效利用，既需要从利用成本控制、利用收益增加和效果提高两个方面思考对策，也需要从利用服务的改善和利用宣传对需求的引导和激发角度开展工作。

一、控制档案利用成本

降低档案利用成本应该根据档案工作实际情况从两个途径实现：通过 科学 控制档案部门的管理成本，提高管理资源配置率，集中力量增加对与利用者满意度直接相关的工作投入；同时提供方便高效的利用服务和方式创新，从整体上间接地降低利用者利用档案的使用成本和机会成本、时间成本和资金成本。

（一）控制管理者成本

在档案利用成本中，占用比例最大也最容易计量统计的成本就是档案部门投入到档案利用过程中的管理者成本。这部分投入来自于国家社会对档案部门的公益性投入，并与档案信息资源的收集、整理、保管程度和提供利用服务的力度息息相关。相对于其他社会文化事业单位来说，档案机构的硬件设备、软件设施和人员经费都相对偏低，不应进一步削减，但是现有资源的使用效率却存在可以提高的空间，尤其是目前馆藏档案耗资不薄。

（二）降低利用者成本

档案利用者的利用行为本身是需要付出成本和“代价”的。利用者需要付出时间和精力、人力、物力和财力来真正实现与档案信息的互动。在利用者所付出的成本中，除了较为独特的“档案原件”利用要耗费较大的财力和资金，绝大部分利用活动主要花费的都是时间成本，并以同样时间内不进行档案利用而进行其他生产活动创造其他收益的“机会成本”形式存在。因此，档案部门一定要在利用活动中重点考虑档案利用的时间成本，通过各种利用方式优化、档案信息整合来尽力降低利用者的成本投入，从而提高档案的有效利用度。

二、提高档案利用收益/效果

档案有效利用必须重视对利用者需求的研究，以档案利用者满意度和需求满足程度作为衡量利用收益和效果的现实指标。因此，提高档案利用收益可以重点关注利用者需要什么内容的档案信息，以及如何进一步正确引导和激发扩大利用者的利用需求。

（一）收集与利用者需求匹配的档案信息

档案利用者的满意度是档案利用收益的客观体现，直接取决于需要利用的档案与实际提供利用的档案之间的匹配程度。档案部门在收集能力有限而利用者需求无限的矛盾情况下，要尽可能地提高档案利用收益，就必须确定一个档案信息的核心收集范围，集中人力、财力和物力保证核心档案信息的供应和服务。

（二）优化控制利用者需求状态

尽管利用者需求是一种客观存在，但对需求的认识和表达却因人而异，存在不同的层次和状态。如果利用者潜在的利用需求无法转变成实际的利用行为，那么档案利用的收益仍然无从体现。所以，优化控制利用者需求状态，宣传引导合乎利用目的的正确的需求表达，是保证利用收益不可忽视的重要措施。

档案利用者需求从层次区别上可以分成档案利用需求的客观状态、认识状态和表达状态。客观状态的档案利用需求不受主观意识支配，是一种客观存在，由档案利用者的工作性质、任务、社会环境等综合决定。对客观需求的控制只能是一种预测和了解，无法完全主观掌控，档案部门对其的准确把握还要依靠多方面的共同努力。因此，档案部门要把对档案利用需求的优化控制重点放在可以进行主观控制的认识需求和表达需求两个层次之上。

第一，通过档案宣传激发档案认识需求。档案利用的认识需求是一个由需求心理活动支配的意识和思维过程。因为，利用者一般都是在特定的工作环境和档案环境等因素刺激下开始意识到档案利用的价值和作用的，然后在这个基础上思考自己的工作活动与档案利用之间的关系，从而认识自己客观的利用需求。所以，对利用者认识需求状态的优化控制重点在于控制其档案需求心理活动，即通过档案宣传工作有针对性地激发社会潜在利用者对档案利用价值的认同和实施利用的必要。例如，可以通过档案利用成果展览以生动活泼的形式向社会展示档案利用所产生的巨大社会效益和 经济 效益，必要时还可通过反面实例说明未利用档案所带来的资源损耗和浪费，从而强化社会利用档案的意识，激发利用档案的愿望，鼓励有效的档案利用行为。

第二，通过内外调节引导档案表达需求。潜在的档案利用需求是大量而广泛的，但是只有部分需求能够被正确表达出来，也就是说，表达出来的需求比实际需求要少得多。而且，未经引导的表达需求常常也无法反映利用者最确切的需要，准确性有限。因此，档案部门需要通过内部和外部的两种调节方式来引导档案需求的正确表达。内部调节即明确不同利用群对信息的需求心理和习惯，并加以疏导和调节。如 科学 研究者对档案内容的求新和一般利用者的求快心理所产生的需求是不同的。档案部门只有因人而异地加以内部调节才能在需求顺利表达基础上实现更大的利用者满意度。外部调节即通过出版发行档案馆指南和开办检索系统使用培训等方式让利用 者接触档案信息或检索工具，使利用需求有的放矢。在 计算 机技术和信息技术的有力辅助下，档案部门逐渐开始提倡自助服务和个性化服务，这一举措实际上也是从需求引导角度提高需求满足度的有益方式。

档案需求从客观状态向认识状态的飞跃并进而产生的实际档案利用行为提高了利用档案的活动次数，为档案利用收益的提高創造了更大空间；而档案需求的正确表达和合理控制有利于档案部门更好地为利用者提供有针对性的令人满意的服务，直接带来利用收益。因此，实际工作中档案部门也常将档案利用教育和宣传作为提高档案有效利用的促动力。

总之，结合档案利用效益社会性、隐蔽性的特点重视外部环境对利用者的影响，发挥好档案宣传教育对利用者的激发和引导作用，并提高档案利用效益的明朗度和社会认同度。