怎样做好信访档案的管理工作

陈会友

摘要：信访档案是我们信访部门在处理人民群众来信、接待群众来访等的实际工作中直接形成的具有重要参考、借鉴或者警示意义的并按照一定的归档制度集中保存下来的文字、声像、图表、电子数据等真实反映信访工作全过程的历史记录。应该说，每一份信访工作档案就是一个鲜活的信访工作案例，就是我们工作作风与工作经验的典型记录。所以，从某种程度说，新时期的信访档案管理工作见证了新时期党群关系、干群关系的发展，因其具有警示与激励作用，新时期的信访档案管理工作又直接关系到社会的和谐与稳定。那么，实际工作之中到底应该怎样做好信访档案管理工作呢？

关键词：信访；档案；管理工作

一、首先，提高思想认识水平，牢固树立政治意识

与人事、社保、学校等档案管理工作相比，信访档案管理工作极具特殊性，因为它将留存信访事件发生的背景、经验与教训，所以它相当于事实的“监控摄像头”。尊重事实，真实记录事实，不夸饰，不走样，这是信访档案收档的基本要求，更是严格要求。这不仅是工作作风问题，更是我们信访档案员的政治性问题；因为它切实关系着社会的稳定以及党和国家的政策执行与落实情况。所以说，只有站在讲政治的高度并且以高度负责的态度以及严谨的工作作风来从事此项工作，我们的信访档案管理工作才称得上有效或者高效。

二、其次，积极争取相关部门的配合与上级领导的支持，着手建立真正适应行业发展的档案管理体系

信访工作与公检法工作关系密切，虽然它并非公检法等部门的直接执法工作，但是，它们之间有着许多相似之处。事实上，现实生活中也确实有很多信访案件最后演变成刑事案件或者民事纠纷案件。那么，如果我们信访档案管理者能够使相关接访人员在信访案件发生之处就借鉴公安办案人员的调查问询制度尤其是案列的记载，详细而真实记载整个事件的过程，这样所收集的档案既形式统一，又能够为公检法部门将来的调阅与使用提供科学的依据。所以说，在部门领导的大力支持下积极协调相关部门，共同建立明确统一而又科学规范的档案管理体系是非常必要的。

这样的档案管理体系应该包括所有部门档案建档的基本要求，又要凸显信访档案管理的特色。所谓基本要求，是指能够适应该行业所有档案归档的基本操作标准。这样的档案，既适合不同部门的管理与共享，又能有效节约管理成本，尤其是经过不断摸索、反复尝试之后而形成普适性的可操作的经验后，这样的管理体系一定有助于行业管理工作的科学发展。

这样的体系还应该努力凸显不同部门档案管理的特色。相对于普适性的管理与操作，该体系还应当尽可能地帮助不同部门努力突出各自的特色，比如信訪档案所收录的典型案例、成功案例，特别是那些对于稳定社会发展并且促进信访工作开展的成功经验。这样的档案是允许其保持自身的保密性的，也正是其自身特色的体现。比如，信访案件中那种成功调节性的双方当事人都非常满意的典型案例，在收档时就可以充分凸显特色，而且应当固化下来，使之发展成自己行业的特色。

三、此外，认真遵循行业体系制度，科学归档，认真归档

（一）认真做好信访材料收集工作。

信访工作中信访案件处理完毕后，应及时收集相关的文件资料，尤其是信访案件初始阶段的相关信息收集，比如来信来访的登记，信访人的申诉、举报、控告材料的依类收集；上级部门、领导交办的重要信访事项的交办单、批示件及督办单；案件办理过程中信访人出具的有价值的相关合同、收据等原始材料、同信访人的谈话笔录及案件处理时处理意见、复查意见、复核意见、息诉罢访、结案报告、相关会议记录、纪要、调查报告和相对应的国家政策及相关文件、佐证材料等相关材料等，都应该及时收集并依据制度体系收档。

（二）科学做好信访档案的整理与归档工作。

根据信访工作的实际情况，对办结的信访案件材料严格依据行业体系按照一案一卷的原则整理归档；正在办理的信访案件，敦促承办人暂时保存，待办完后再归档。依据时代发展的特点，这里所整理信访案件资料与传统的案件材料相比，内容更为复杂，任务更为艰巨。传统的案件材料只是那些文字性的，保存形式也主要是纸质的，但信息时代里，信访案件材料不仅包括各种文字材料，更包括相关的图片、视频，甚至是存在于网络环境的各种网络信息。对于存在于网络上的信访案件信息，很多时候也是重要的信访案件信息，对于侦办信访案件意义重大。那么，整理这样的信息是，就不仅需要有截屏的图片，还要有图片所存在的服务器的数据拷贝。再如，很多信访案件在初始阶段往往借力网络，像网络论坛、QQ公众号、微信公众号等来造势，以取得轰动效应，最终给是有关部门施压。这样的信息，在传统的信访案件材料收集过程中没有涉及过，现在出现了，可是我们一时还没有做好应对工作。其实，对于这类案件信息，我们在行业系统平台上，可以借鉴公安网监部门对此信息处理尤其是归档的方法来处理。总之，新的时期，新的条件下，信访案件档案材料收集、整理、归类的难度更大，任务更艰巨。

（三）妥善保管、科学保管信访档案材料

无论是纸质档案材料，还是电子数据材料，如果只是收集、整理、归档，那就不是真正意义上档案管理工作；因为任何管理的终极目的都是为未来工作的开展提供经验或者教训，尤其是促进相关工作的科学开展。所以，对于任何性质的信访档案材料，我们都应该妥善保管并且科学保管。妥善保管，是说依法依规正确保管，确保信访档案管理充分发挥其管理功能。科学保管，是指管理科学、方法科学，最大程度地为信访工作的科学发展保驾护航。

总之，信访档案管理内容繁多，任务艰巨，但是，事关社会的稳定与和谐。成功而科学的信访档案管理能够为新时期的信访工作提供科学的可执行的经验，对于提供信访工作本身的效能有着重大意义，对于全面建设社会主义和谐社会更是意义重大。