实施文档一体化，推进档案信息化建设

李玮

摘要：伴随现代社会信息化的飞速发展，信息技术对人类产生了各方面的影响，而互联网的应用则成为高校档案发展的重要标志。现代网络技术的发展满足了高校档案信息化建设的技术要求，充分表现出高校档案的技术化、现代化，并加快了高校档案管理发展的步伐。而实施文档一体化管理则是高校档案管理的必然性发展趋势，可以有效提高高校的教学服务质量，真正落实教育资源的共享化。本文将对实施文档一体化的意义进行分析，并提出实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设的方法。

关键词：实施文档一体化；档案信息化；建设

引言

在档案信息化建设的过程中，实施文档一体化管理是社会信息发展的结果，对于档案管理的方法和手段都产生了较大的影响。不断加快档案信息化建设的脚步，实现档案资源的有效利用，这将是档案信息化建设的重要组成部分。

一、实施文档一体化管理是社会发展的客观要求

随着我国教育水平的提高，受国家政策的影响，高等学校的扩招现象日益严重，高校学生日益增多，毕业生的就业问题受到了广泛的关注。一方面是学生就业困难，一方面是用人单位在众多毕业生中进行人才的挑选十分困难，实施文档一体化的管理可以帮助用人单位更快捷地查询到毕业生的成绩、在校表现等情况，有助于优秀毕业生的合理就业，做到人才的合理安排，从而推动社会的发展。同时，文档一体化的管理可以让信息实现很大程度的共享，学生能够利用网络获得自己所需要的学习资源，进而让学生的学习水平得到提升。

二、高校档案管理建设存在的问题

1.学校对档案工作的重视程度不够高。现在高校在学校的管理过程中，往往把提高学校的软硬件设施，提高学校的教学水平和质量，以及提高学校的科研水平，扩大学校的影响力作为学校管理的主要任务。档案管理作为一种不放在表面的，不影响实力的工作，被放在了非常次要的地位，大多数高校都对档案工作的重视程度不高，没有充分认识到学校档案管理的真正作用及其意义，也未能充分地认识到档案管理可以为学校的科研工作和教学工作提供便利。正是因为这种对档案管理工作不重视甚至轻视的心态，使得学校的档案管理工作出现了很多问题。比如说对一些资料归档立卷不及时，导致一些资料材料挤压，或者说档案存放的质量低下，归类不明确，导致查询不便利等。同时，也由于高校对档案工作的重视程度不够，所以高校没有形成完备的档案工作的管理体系和相关的制度，也没有在档案工作上投入足够的经费。

2.档案工作人员管理意识不强，业务素质不高。档案工作人员是进行档案工作计划、安排和管理的工作人员，是档案信息资源存储的重要人员，但是档案工作人员在档案管理工作方面也存在一些问题。部分高校档案管理的工作人员可能以为自己所在高校的主要任务是学校的教学工作以及科研工作，因此会在心理上觉得自己的档案管理工作不重要，会把自己放在一个比普通教师低的位置上，心理上的落差会导致他们管理的懈怠。另外，我们知道，随着现代信息技术的发展，推进档案管理的信息化进程尤为重要，因此熟练地掌握现代信息技术，熟练地使用计算机，是档案管理人员的一项必备技能。

三、实施文档一体化，推进档案信息化建设的策略

1.完善档案管理规范。实施文档一体化的管理方式来推动档案信息化建设进程，是需要一定的財力、人力和物力作为支持的，需要有关部门建立相关的平台来实现文档一体化管理。在构建平台的过程中，相关的档案管理机构要不断强化自身的管理力度，并完善档案管理规范，从而为规范化的档案管理提供有力保障。在规范档案管理的过程中，肯定需要购买相关的办公用品，这就需要严格按照相关的购买规定，对文件信息实行合理科学的分类。

2.系统化地规划档案管理软件。部分档案机构的管理软件无法兼容其他档案部分的软件，这就在很大程度上降低了档案信息的利用效率。所以，要不断规划档案管理软件，结合文档一体化过程中的实际问题，以全盘管理的角度作为分析的出发点。首先，档案管理部门要选择高智能、高应用性能的系统软件，从而让文件信息可以自由地在部门内部进行无障碍输送，这将是实施文档一体化管理的基础条件。其次，要针对档案管理中的差异性进行研究，根据不同部门的工作内容来确定档案保管的时间范围和方式方法。最后，要保证档案信息的安全性。随着互联网的不断发展，信息的安全性不断受到侵袭，要避免文档在使用过程中遭到病毒、黑客的攻击。除此之外，要将文档进行合理科学的分级整理，并运用相关的加密技术保证信息的安全性。为了保证档案信息的完整性，档案管理人员应在初期使用纸质和电子相结合的方式进行保存，当确认电子档案无误完整之后，可以考虑将纸质档案进行销毁。

四、对文档一体化管理系统的科学选用

高校文档一体化管理系统包括系统维护、公文管理、其他档案管理等多个项目内容。其中公文管理又可以简单地分为收文管理和发文管理。前者主要是将高校各职能部门的业务活动通过电子文件的形式加以处理，根据公文的登记日期、序号、流转状态等信息进行文件的迅速定位后完成操作管理，如收文的登记、催办等，监控整个流程后顺利完成文件发布。后者主要是处理一些高校的内部文件和外来文件，在起草电子公文后将其发送到相关部门，走审批、修改、会签等正常程序，待形成正式公文后发布到学校办公系统中。具体流程包括起草发文、流转、催办、监控流程、完成发布。另外，纸质公文和电子公文在形式上是有区别的，电子公文需要进行初次鉴定和销毁，档案管理员对于那些有价值的电子公文可以整理归档。

结束语

总而言之，档案信息是十分重要的信息来源。随着社会的飞速发展，传统的纸质档案管理模式已经不能满足现代人的需求，实施文档一体化管理模式是必然选择。文档一体化的档案管理模式不仅可以提高档案的利用率，还能使档案的自身作用最大化，从而在一定程度上促进档案信息化的建设，让档案管理更加规范。

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