信息时代档案管理工作面临的问题及对策

刘春蕾

摘要：随着社会的不断发展和时代的快速进步，科技水平也在飞速的发展，信息化理念渗透到人们生产生活的各个方面。目前的档案管理依旧面临着许多问题，利用好信息技术进行档案管理是解决这些问题的关键。本文深入分析了当前档案管理中存在的问题，并提出了信息时代下如何解决档案管理问题的策略。

关键词：信息时代；档案管理；存在问题；解决对策

引言

随着信息化时代的逐步发展，档案管理部门将信息管理技术充分利用到了档案管理工作中，作为记录和保存国家、社会团体及个人在日常生活中发生的事件资料，为便于以后查询，实施信息化是非常有必要的。本文从信息化时代背景下的档案管理工作面临的问题与对策这两方面进行深入研究。

一、信息化时代背景下档案管理工作面临的问题

（一）管理理念不符合现今时代发展要求，且服务意识缺乏

在现今信息化迅速发展的时代中，还一味按照固有的管理理念，将会对档案管理部门的有效发展造成阻碍，毕竟时代在不断进步，老套的管理理念早已不适合现今创新技术迅速发展的时代。由于这样的情况，给全新的管理方法在档案管理行业的推广造成了一定的负面影响，进而使得管理工作效率及质量得不到相应的提升，且目前大部门档案管理部门缺乏全面的服务意识，这也是档案管理部门在信息化时代中得不到发展的主要原因之一。

（二）缺乏先进的管理方式

管理方法传统、落后是当前档案管理工作中比较突显的一个问题，主要体现在信息编写方法传统、档案存储传统。现阶段，档案信息依然是依靠手工编写的方式，档案信息的增加使得这种手工方式的弊端也日益显现出来，档案信息失真的现象越来越严重。同时，企业档案存储依然用档案袋，随着档案使用次数的增加，经常出现档案丢失的情况，在档案调用的时候往往需要花费较长的时间。

（三）档案管理人员综合素质低

在档案管理工作中，有相当一部分工作人员的综合素质不能满足档案管理整体性的需要，他们的专业素质不足、专业技能不扎实，导致档案管理工作缺乏安全性和有效性。另外，还有些一些工作人员，虽然具备了一定的档案管理知识，但是不能适应新时期信息化手段的应用。这些员工对信息技术的应用方式不够了解，信息化的意识薄弱，不能满足档案管理现代化趋势的要求，也无法在实际的工作中构建现代化、系统化的档案管理制度，不能使档案管理具备科学化和复合性。由此可见，管理人员的工作素质不高是档案管理中突出的重要问题，不仅严重妨碍了档案管理工作的落实也使档案管理工作的效率和质量大大降低。

（四）档案管理软件间不通用

从我国当前档案管理工作情况来看，虽然档案管理技术随着信息化时代的发展得到了极大的进步，但在管理软件方面依旧还存在着一些问题，如管理软件间无法通用，这样一来将无法确保管理工作的高效进行。即使现阶段研发的管理软件能达到管理工作的基本要求，但对长久的发展目标而言，光靠现今已有的管理软件是不够的，还需要对管理软件方面的不足之处加以改进，以做到各管理软件间能够互相使用，从而降低资源共享上的限制程度。

二、信息时代档案管理的对策分析

（一）观念的创新

在信息化时代，档案管理创新已成为必然，而要想不断提高档案管理水平，关键在于思想观念的转变，只有从思想上引起重视，才能促使负责人付出行动，推动档案管理创新工作的高效开展。对于事业单位，档案是其发展历史的见证，在信息化时代，其应当认识到信息技术给档案管理工作带来的冲击和机遇以及信息化管理的重要性，要结合时代背景，积极推进档案的信息化管理，加大信息化方面的投入，从而不断提高档案管理水平。

（二）注重软件的兼容性

强化信息化建设属于档案管理的重要内容。从专业化角度出发，档案管理信息化的最终目的在于档案资源共享，进而发挥档案资源的价值。所以，为实现资源共享，档案管理相关工作人员必须要促进信息技术的大力引进，加强管理模式创新，进而实现档案的自动化处理，从根本上提升档案检索效率[3]。比如，档案资料存储工作中，相关部门可借助信息管理系统、资源管理系统与ERP系统等实施软件编程，然后借助计算机技术对文字档案或者是图像档案实施自动化识别，然后存储到档案信息库，做到软件兼容。接下来，运用网络化平台加强档案资料的有效传输，进一步实现资源远距离甚至是无障碍共享，这样就会增加档案资源储量，防止档案资料管理损毁或者是老化问题的出现。

（三）加强档案管理的信息化

在目前的信息管理的过程中，为了提高档案管理的效率，有效地突出了文件管理，将档案管理中实施信息化管理，加强信息档案管理工作建设。其次，通过科技手段实现档案信息管理，逐步推进档案管理自动化，提高档案文献查询检索效率。为其他部门在档案应用上提供保障，提高其工作效率。例如，通过信息技术的应用，可以实现档案管理中文字和图片的管理，提高档案管理工作的分类效率。多媒体技术还可以整合信息资源，实现信息资源的有机整合。档案管理工作将以图文并茂的方式呈现，不仅可以有效地扩大档案管理的形式，而且可以大大提高档案管理的效率。在计算机应用于档案管理的实践中，要实现档案管理中信息的远程、无障碍交流和互用，以实现档案管理信息化。

（四）加强档案管理人员的培训

在档案管理的实际工作中，要想提高档案管理工作的效率就必须确保档案管理人员要有很强的综合素质，还要对档案知识有深入的了解并熟练地掌握。在明确档案管理的基础知识后，还要进一步提高其顺应时代发展的意识。所以要加强档案管理人员的培训力度，定期的组织其参加学习，使其掌握运用计算机进行档案管理的方式，掌握计算机的基本使用方法，提高档案管理人员的档案管理效率，推动档案管理现代化的实现。

结束语

总而言之，对档案管理工作实施信息时代管理，主要是在信息技术以及网络技术基础上建立而来的，这也是信息时代发展过程中的必然要求，更是档案管理工作向着更远方向发展的关键。虽然现在的信息时代档案管理工作中存在诸多问题，但只要我们根据问题的原因所在，找到相應的解决对策，一定能将信息时代档案管理工作给做好，并保障档案信息的安全性，让信息时代档案管理工作开展的更加顺利，工作质量和工作效率都提高上来。

参考文献：

[1]张在奎，王丰霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国集体经济，2017，12：31-32

[2]张在奎，王丰霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国集体经济，2017，12：31-32