档案信息化建设与档案管理的几点思考

刘春蕾

摘要：随着信息化时代的全面发展，社会各行各业都充分运用着网络设备和互联网数据，这同样也不排除事业单位的档案信息建设。由于传统的档案信息建设与管理比较繁杂和老旧，并且在个人信息的查找上耗时耗力，所以运用信息化来加强档案的管理工作是非常有必要的。

关键词：档案信息化建设；档案管理；措施

引言

在经济迅速发展的基础上，信息化覆盖范围逐渐扩大，档案管理也面临着信息化革新要求，积极在档案管理中融入信息化技术，从而不断提高档案管理的基本效率，促进档案管理的顺利发展，是档案管理行业面临的一大机遇。档案管理是存储信息、整理信息、查询信息的重要方式，因此需要积极对档案管理进行信息化建设改革，革新档案管理措施。

一、现代企业档案管理信息化存在的不足

（一）思想观念上缺乏重视

当前很多单位的领导对于档案的信息化建设没有给予足够的重视，认为档案管理对于企业经营和发展来说没有重要作用，档案信息化的建设需要投入大量的资金和设备，同时需要派遣专业的人员进行维护和管理，这都需要管理者从经营资金中予以抽调，会影响企业其他业务的经营，因此有的企业管理者没有将档案信息化建设放在应有位置，没有认识到档案信息化建设对企业信息管理所产生的重要意义。另外企业中落后的管理观念、人才储备不足等问题都严重制约了档案信息化建设。

（二）企业档案管理信息化建设发展不平衡

目前，在企业档案管理信息化建设发展过程当中，由于企业发展水平的差异在档案管理信息化硬件管理、软件管理等层面存在着一定的差异，这种信息化建设发展的不平衡，在一定层面上影响了企业档案管理信息化的践行效果。有的企业在进行档案管理信息化建设的过程当中，仅仅关注相应的硬件建设，对必要的档案管理软件缺乏必要的与时俱进意识，这在一定层面上影响了企业档案管理信息化建设的进度与效果。

（三）人为因素

人是管理档案活动的主体，是档案管理的关键核心因素，这里的人为因素不仅是指管理人员还包括非管理人员，管理人员的因素主要包括工作不細心、不负责的工作态度，很容易在日常琐碎的档案管理中造成的档案混乱甚至是档案破损和丢失，随着数字化和信息化新时代的到来，随着计算机和多媒体技术的高速发展，读取档案信息的设备和软件升级换代，管理人员的基本能力有时并没有随之提高。非管理人员是指除管理人员之外的人员由于误入误操作、非法入侵甚至盗窃等造成的破坏性事件。

（四）档案检索效率不高

从目前的档案管理信息化运用情况来看，大多数事业单位还是采取传统的检索摸索，即通过人工手工检索。这种检索模式效率低，即使是经验丰富的档案管理员也需要一定的时间才能够正确检索。虽然单位档案管理人员在原有的检索方式上有所调整和改进，编制出各类别的检索工具，但始终在效率上不如信息化档案管理模式。

二、档案管理信息化的完善措施

（一）从思想认识上给予高度重视

提高对档案信息化建设的重视程度，是开展档案信息化建设的前提条件，只有深入了解档案信息化建设对企业经营和行业发展起到的重要作用，才能落实到行动上，主动采取措施，促进企业档案的信息化建设。提高重视程度应该主要从高级管理人员和档案管理人员两个层次入手，高级管理人员是企业战略的制定者，只有高层制定完善的档案信息化建设方案，下级部门才能按照方案组织实施。档案管理部门也应该对档案信息化建设给予高度重视，积极配合上级部门的决策，制定合理的实施方案，为企业建设档案管理制度提供便利条件。企业的高级管理人员可以加强宣传，提高档案管理部门、制度设计部门、人事管理部门对档案信息化建设的重视程度，做好相关法律法规的普及工作，促使员工明白档案信息化建设是与他们的工作密切相关的，同时也是每个员工应尽的责任和义务，发动全部力量搞好档案信息化建设。

（二）加强档案管理的数字化资源共享建设

遵循“存量数字化，增量电子化”的发展策略，信息化档案管理建设期间，数字化资源共享平台的建立，将社会发展需要的参考信息以及数据等，发布在档案管理数据库平台中，便于社会群体或者部门直接查阅。科学合理的数据信息管理编制计划，强化档案管理的监督力度，为档案管理的顺利进行提供了保障。增加档案管理数字化，拓展档案管理数据整理范围，保证档案管理数据资源的多样化。

（三）重视企业档案信息化人才建设

目前，在我国企业档案管理信息化建设过程当中，影响其建设效果与水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企业应该从档案信息化建设的长远发展角度出发，不断地加大对企业档案管理信息化建设人才的引进力度，一方面，通过提供优良的条件来吸引档案管理信息化专业人才的加入。企业可以积极的与高校进行战略合作，根据企业档案管理信息化建设的需要实施“订单式”人才培养策略，为企业今后档案管理信息化水平的提升提供必要的人力资源支持。另一方面，通过搭建良好的信息化人才管理平台，引导广大企业档案信息化人才，发挥出自己的聪明才智，为企业档案管理信息化水平的提高贡献出更大的力量。

（四）提高档案检索效率

对很多档案管理人员来说，检索是日常工作内容之一，而检索工作效果的好坏与否主要涉及两个方面：一是做好档案信息的收集工作，保证信息资料的全面性。二是提高检索的效率，快速获得档案信息。只有做好这两个方面，才能有效地提升检索的实际效率。

结束语

现代信息技术的飞速发展给企业档案管理工作带来了巨大的发展契机，如何利用信息化的手段来提高企业对档案资料的收集、整理和开发是当前我国诸多企业档案管理工作改进的主要方向。在企业档案管理信息化建设的过程当中，需要企业充分认识到档案管理信息化建设的意义，不断的对档案信息化管理进行必要的优化与完善，从而促进企业档案管理工作信息化建设水平的提高。

参考文献：

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[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014

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